Университет в Новокузнецке автоматизирует работу с документами01.06.2013
Институт экономики и менеджмента Сибирского государственного индустриального университета (Новокузнецк), реализуя вузовскую программу информатизации, в 2012 г. принял решение о необходимости организации электронного архива студенческих работ и других документов кафедры “Управления качеством и документоведение” (УКиД). Как отметил руководитель проекта автоматизации доцент кафедры УКиД Сергей Морин, основной массив материалов кафедры — это документы, связанные с ее организационной учебной и научной деятельностью. “Несмотря на строгое формирование документов в дела, их количество с каждым годом росло, занимая всё больше места и затрудняя работу с текущей документацией. Согласно действующей номенклатуре дел, дипломные работы хранятся в архиве университета или на кафедре в течение пяти лет, курсовые работы и проекты — до окончания срока обучения студента, после чего уничтожаются, — рассказал он. — До организации электронного архива сданные работы записывались на компакт-диски. Однако эти носители хранились неупорядоченно, а поиск информации в хранилище отнимал много времени. Кроме того, в условиях подготовки вуза к аккредитации назрела необходимость в реализации удобного и простого доступа к работам студентов и документам кафедры. Необходимо было быстро найти нужный документ или студенческую работу и предоставить их экспертам”. Таким образом, требовалось организовать электронное хранение документов кафедры, решив следующие задачи: выбор системы электронного хранения документов; обеспечение безопасного доступа к документам; создание в системе архива номенклатуры дел; ввод в базу документов кафедры и студенческих работ; определение оптимальных критериев для поиска дел и документов. Надо отметить, что с 2008 г. в компьютерном классе кафедры в рамках программы “Электронный документооборот со студенческой скамьи” компании “ЭОС” были в учебных целях развернуты СЭД “Дело” и система “Архивное дело” этого разработчика. Поэтому неудивительно, что в качестве системы электронного хранения документов на кафедре выбрали СЭД “Дело”. “За время использования в учебном процессе эта система показала себя функционально эффективной и удобной в использовании. Кроме того, она обеспечивает хранение документов в соответствии со спецификой государственных учреждений. Поэтому, продолжая сотрудничество с ЭОС, в дополнение к уже имеющейся программе “Архивное дело” мы закупили лицензию “Архивариус”, позволяющую формировать электронный архив на кафедре, и лицензию с опцией “Читальный зал”, обеспечивающую удаленный доступ к содержимому электронного архива”, — пояснил Сергей Морин. При создании электронного архива кафедры были осуществлены следующие мероприятия. Работу системы обеспечивает выделенный сервер с установкой клиентской части на рабочие места преподавателей и обеспечением доступа к содержимому архива. Все предварительные действия по настройке параметров системы, а также непосредственному вводу электронных документов осуществлялись системным технологом. Пользователями системы являются администратор, системный технолог, архивариус, читатели. Ведется заполнение фондов, формирование классификаторов с перечнем подрубрик. Индекс дела складывается из шифра специальности и года поступления группы (например, ЭД — 06). Заголовки дел обновляются ежегодно. 6. Оформление дел — создание архивной регистрационной карточки дела с прикрепленными документами. “Система универсальна, и трудностей в ходе ее внедрения и эксплуатации не возникало. На протяжении 2012 г. тремя сотрудниками кафедры в систему вводился весь массив документов, датируемых 2006 г. и позднее; главным образом, это выпускные квалификационные работы, курсовые проекты, отчеты по всем видам практик”, — уточнил Сергей Морин. По его словам, внедрение системы “Архивное дело” и перевод документов кафедры в электронный формат позволили минимизировать потребность в бумажных аналогах документов, освободить помещение кафедры, стеллажи от многочисленных папок, но главное — электронный архив дал возможность минимизировать затраты времени на поиск нужных документов. Эффективность работы электронного аналога архива обеспечивается за счет гибкости поисковых возможностей, что позволяет задавать различные условия в зависимости от осведомленности пользователей о той или иной информации по искомому делу, а также благодаря возможности задавать и добавлять подрубрики в рубрикатор — различные произвольные характеристики документа: тип, вид, группа, тематика документа и пр. Таким образом, поиск студенческой работы можно вести по фамилии преподавателя, названию работы и т. д. Не менее важным является реализация удаленного доступа к содержимому архива с помощью опции “Читальный зал”, которая открывает как локальный, так и удаленный доступ к электронному архиву, в том числе также позволяя осуществлять поиск дел и документов. Как отметил Сергей Морин, в результате внедрения обеспечены: возможность оперативно получить как локальный, так и удаленный доступ к документам кафедры и работам студентов; В настоящее время на кафедре используется отдельный сервер с установленной клиентской частью системы. Систему обслуживает непосредственно Сергей Морин, который является администратором и системным технологом. На сегодняшний день в системе “Архивное дело” содержится 217 дел. Из них 92 дела по специальности “Управление качеством”, 81 — по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” и 44 дела, относящихся к деятельности кафедры УКиД. В будущем в структуру архива кафедры будут добавлены дела по следующим направлениям бакалавров: “Документоведение и архивоведение”, “Управление качеством”, “Стандартизация и метрология”. По словам Сергея Морина, планируется ввод в систему дипломных, курсовых работ и отчетов по практике и иной документации кафедры. А также тиражирование внедренного решения (использование системы “Архивное дело” на всех кафедрах Института экономики и менеджмента) и внедрение СЭД “Дело” во всех структурах университета. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: автоматизация предприятий
|