В этом году в администрации города Орла 50 рабочих мест переведены на электронный документооборот
Этот процесс планируется завершить до конца года, а со следующего – система электронного документооборота заработает в тестовом режиме.
В ногу со временем
Правительство страны поставило задачу уйти от бумажного документооборота в органах власти, сократить сроки обработки документов и полностью перейти на безбумажный оборот к 20162017 году. Администрация Орла движется в ногу со временем и в этом вопросе опережает многие регионы.
Еще в ноябре 2013 года по инициативе руководства администрации был поднят вопрос о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Вскоре отдел информационных технологий администрации организовал презентацию основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. В ходе двухдневной презентации сотрудники разных отделов администрации протестировали различные системы, после чего специалисты отдела информтехнологий проанализировали итоги, определились с параметрами будущей системы и разработали план ее внедрения. Необходимые средства были заложены в бюджете – горсовет одобрил финансирование системы электронного документооборота. В прошлом году прошли аукционы на приобретение программноаппаратного обеспечения и лицензий для развертывания системы. И с этого года началось ее внедрение в администрации города.
Некоторые регионы, к примеру, Ростовская область, начали этот процесс раньше и накопили значительный опыт. Не случайно именно в РостовенаДону 2223 мая проходила практическая конференция, посвященная современным технологиям в организации электронного документооборота в органах госвласти. В ее работе участвовал начальник отдела информационных технологий администрации Орла Евгений Злоткин. По его словам, это был представительный форум: среди участников – заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерий Барон, замгубернатора Ростовской области Александр Ищенко, министр информационных технологий Ростовской области Герман Лопаткин, председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян.
Участники конференции посетили правительство Ростовской области, ознакомились с работой системы электронного документооборота.
– Система та же, которую и мы разворачиваем на базе электронноофисной системы (ЭОС) «Дело», – сообщил Евгений Злоткин. – В ходе конференции, конечно, узнали много нового, но, главное, поняли, что идем правильным путем. В результате проведенных аукционов у нас появилось современное оборудование и локальновычислительная сеть, что позволило не совершить ошибку, когда на устаревшем оборудовании разворачивают современные системы. В этом году в администрации города уже 50 рабочих мест переведены на электронный документооборот. Надеемся к концу года развернуть все 150 лицензий на рабочих местах и перейти к тестовой эксплуатации со следующего года.
Однако дальнейший процесс, по его словам, потребует принятия ответственного решения, признающего электронный документ оригиналом, а бумажный – его копией.
Быстро и удобно
В чем же плюсы электронного документооборота? Как показывает опыт ростовчан, в разы сокращаются сроки визирования документов, потому что система позволяет предоставлять документ на визирование сразу всем заинтересованным лицам и процесс занимает деньдва. Сейчас, когда документы визируют последовательно, к примеру, пять руководителей, этот срок составляет 10 дней. Значительно ускоряется поиск необходимых для работы сотрудников администрации внутренних документов — распоряжений, поручений, нормативноправовых актов — поскольку все они находятся в электронном архиве. Кстати, такой архив, который не требует помещения, уже начали формировать и в администрации Орла.
Еще один плюс – улучшается контроль за исполнительской дисциплиной сотрудников. Глава администрации непосредственно на своем компьютере видит исполнениенеисполнение поручений, ответы на запросы граждан — такие отчеты формируются автоматически. То есть эффект от внедрения безбумажных технологий смогут ощутить рядовые горожане, увидев более оперативную и четкую работу администрации.
В перспективе, как рассказал Евгений Злоткин, система электронного документооборота позволит проводить совещания в администрации путем видеоконференции. А в некоторых регионах на базе ЭОС «Дело» уже реализовано оказание госуслуг гражданам в электронном виде и межведомственное взаимодействие прямо внутри самой системы. Выглядит это так. У каждого сотрудника администрации на компьютере есть рабочий кабинет и в нем, помимо внутренних документов, есть возможность получать запросы от граждан через единый портал госуслуг. Из рабочего кабинета специалист может сделать запросы в федеральные структуры и, получив ответы, сформировать свой ответ на запрос гражданина. Этот ответ автоматически уходит на портал госуслуг в его личный кабинет.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция, ПО
Ключевые слова: электронный документооборот