Выбор способа взаимодействия для организаций-участниц совместного документооборота
При внедрении системы электронного документооборота в различных организациях, а чаще всего в органах государственной власти, встает вопрос об осуществлении взаимодействия между несколькими самостоятельными учреждениями, связанных большим количеством совместных документов (аппарат администрации и управления, администрация и законодательное собрание, управляющая компания и ее филиалы и т.д). Если мы говорим о внедрении системы «ДЕЛО», вопрос взаимодействия, как правило, решается выбором одного из альтернативных вариантов – создание единой базы, либо установка дополнительной подсистемы – сервер электронного взаимодействия (СЭВ). Сегодня мы не затрагиваем тему межведомственного электронного документооборота (3-й вариант взаимодействия федерального и регионального уровней), а поговорим лишь о локальном взаимодействии нескольких организаций. На практике используются оба варианта и нельзя сказать, что один приоритетнее другого. Выбор способа взаимодействия для организаций-участниц совместного документооборота должен быть подкреплен соответствующими условиями в организации и может зависеть от многих факторов. О том, какие именно факторы влияют на выбор варианта взаимодействия мы сегодня и поговорим.
Технические характеристики взаимодействующих организаций
Итак, перед организациями, сотрудники которых обмениваются очень большим количеством документов, а возможно и готовят совместные документы, встает вопрос о внедрении СЭД и осуществлении взаимодействия в электронном виде. Возможно в каждой из этих организаций уже есть СЭД, но еще не налажено электронное взаимодействие. Как правило, компании, внедряющие СЭД, предложат создать единую базу данных для нескольких организации (объединить существующие базы данных) или воспользоваться специальной «доработкой», которая позволит автоматизировать обмен документами между взаимодействующими организациями. В частности, СЭВ (подсистема, разработанная в дополнение к СЭД «ДЕЛО») позволяет автоматически получать, проверять на повторность и регистрировать документы, поступающие по СЭВ от других организаций – пользователей СЭВ, а также автоматически отправлять электронные документы и информацию о прохождении и исполнении документов.
Если организации-участницы электронного документооборота сделают выбор в пользу создания единой базы, следует подумать в первую очередь о том, кто из организаций-участниц технически готов содержать единую базу данных. IT-инфраструктура компании должна полностью соответствовать всем заявленным требованиям поставщика СЭД, и иметь определённый резерв, обусловленный перспективой увеличения объемов документов и количества рабочих мест пользователей системы. Остальные организации-участницы совместного документооборота должны лишь привести в соответствие клиентские рабочие места пользователей. Так в Администрации Алтайского края функционирует единая база данных, в которую подключены все управления, департаменты, комитеты и на сегодняшний момент количество пользователей составляет свыше 1000 человек. Обслуживанием работы СЭД «ДЕЛО» занимаются технологи из Управления информационных технологий в связи Алтайского края.
К тому же за работой всей базы данных (обновление, наполнение, ведение пользователей), как правило, отвечает технолог. Необходимо решить - это будет единый технолог для всех пользователей независимо от организаций? Или же технолог будет присутствовать в каждой из организации? Например, в Администрации Забайкальского края так же работа осуществляется в единой базе, но в каждом управлении и департаменте есть самостоятельный технолог, который отвечает за свой участок работы.
Если же мы говорим об отдельных базах данных для организаций-участниц, то здесь каждая компания самостоятельно обеспечивает работу и базы данных, и серверной части и клиентских рабочих мест (на примере СЭД «ДЕЛО»). Безусловно, масштаб внедрения гораздо меньше и очерчен рамками одной организации. Вначале будет налажен документооборот в каждой из организаций, а затем электронное взаимодействие между организациями. Сотрудники Администрации г.Норильска успешно работают в СЭД «Дело» с 2008 г., Норильский городской Совет депутатов с системой начали работу в 2012 г. Вопрос об осуществлении электронного взаимодействия между Советом депутатов и Администрацией г. Норильска возник в момент внедрения СЭД «ДЕЛО» в законодательном органе власти. В будущем вышеупомянутые учреждения планируют использовать СЭВ для автоматизации обмена документами.
Конфиденциальность информации при осуществлении взаимодействия между организациями-участницами совместного документооборота
Немаловажный вопрос при выборе варианта взаимодействия между организациями-участницами совместного документооборота – это вопрос безопасности и конфиденциальности информации во время работы с документами. Для каждого из выбранных вариантов взаимодействия естественно будет актуален вопрос защиты доступа к базе данных (БД) в первую очередь НЕ пользователей системы. Но в рамках выбранной тематики нас интересует больше вопрос разграничения прав доступа к документам пользователей системы. Не очень-то хотелось, чтобы внутренние документы одной организации были доступны в рамках работы с единой БД для сотрудников другой организации. Если мы говорим о работе нескольких организаций в единой базе данных, то стоит отметить, что практически любая система электронного документооборота предполагает гибкую систему настроек, позволяющую разграничить доступ пользователей к документам. Безусловно, достаточно сложно при большом числе пользователей и постоянной смене кадров учесть все настройки для каждого участника документооборота (к тому же все настройки выполняет технолог т.е. сотрудник одной из организаций) и, естественно, возникает вопрос о конфиденциальности информации каждой из организаций. Именно поэтому, при выборе варианта взаимодействия между организациями, необходимо достаточно подробно изучить систему доступа к документам и информации в выбранной СЭД.
В этом случае хочется привести пример работы в системе «ДЕЛО» Управления Алтайского края по труду и занятости населения. Выше было упомянуто, что работа с документами всех органов исполнительной власти Алтайского края объединена в единой базе данных, но руководство Управления по труду и занятости населения приняло решение вести работу с внутренними документами в отдельной БД, а общую базу данных использовать только для документов, касающихся деятельности и Администрации и самого Управления. Для того, чтобы документы не регистрировать дважды в одной, а затем и в другой базе, а также для того, чтобы отслеживать исполнение вышестоящих документов, Управление по труду и занятости планирует запустить в работу сервер электронного взаимодействия (СЭВ).
Объем трудозатрат на работу с документами
Хочется вспомнить и о времени, которое сотрудники, затрачивают на обработку документов. Одним из важных аргументов при создании единой базы данных является сокращение времени на обработку документов, при помощи отмены перерегистрации документов и использовании СЭД в качестве транспорта для обмена электронными документами. Что касается СЭВ, то данная доработка позволяет максимально автоматизировать обмен документами между организациями участницами совместного документооборота и соответственно сокращается время, затраченное сотрудниками организаций на обработку документов.
Итак, мы рассмотрели различные варианты взаимодействия между организациями-участницами совместного документооборота. Современные системы электронного документооборота позволяют молниеносно осуществлять обмен документами между различными организациями различными способами. А каким именно способом воспользуетесь Вы? Выбор за Вами!
Отдельно хочется выделить мнение специалистов администрации Забайкальского края. Среди преимуществ единой БД сотрудники администрации выделяют:
- Очевидная экономия в плане затрат на закупку и обслуживание серверов, задействованных под серверную часть системы (возможность использования всего 1 сервера, 1 лицензии Win-сервер и 1 лицензии SQL-сервер для обеспечения работы системы);
- Единая концепция использования системы во всех ИОГВ, единообразный подход к работе в системе значительно облегчает и упрощает взаимодействие между ИОГВ;
- Принцип однократной регистрации документов способствует кратному снижению трудозатрат на эти процедуры;
- Возможность использовать систему «ДЕЛО» в качестве транспорта для обмена электронными документами и образами документов.
Работа нескольких организаций в единой базе данных – это достаточно частая практика, которую используют многие учреждения и организации. В связи с этим в каждой новой версии системы «Дело» работа в единой СЭД становится удобнее и комфортнее.
Источник: КС-Консалтинг
Автор статьи: Анастасия Сергеева