Возможности CompanyMedia по управлению закупочной деятельностью через призму опыта Банка ВТБ. Обсудили на первой оnline-конференции компании «ИнтерТраст»

В конце октября компания «ИнтерТраст» провела online-конференцию «Управление закупочной деятельностью: возможности CompanyMedia в контексте проектного опыта Банка ВТБ», на которой обсуждались вопросы оптимизации бизнес-процессов, связанных с закупочной деятельностью. Мероприятие - впервые в практике данного интегратора - прошло в формате интернет-трансляции с выступлениями экспертов. В студии в живом эфире приняли участие представители Банка ВТБ и «ИнтерТраст». Участниками online-конференции также стали руководители подразделений, осуществляющих закупочную деятельность, ИТ-директора, руководители проектов по внедрению, развитию и модернизации СЭД, а также владельцы бизнес-процессов в области закупок и руководители профильных подразделений документационного управления.

В ходе конференции «Управление закупочной деятельностью: возможности CompanyMedia в контексте проектного опыта Банка ВТБ» в роли экспертов выступили представители как заказчика, так и интегратора: эксперт отдела организации закупок Управления анализа и контроля затрат Финансового департамента Банка ВТБ Кристина Землянская, начальник отдела внедрения «ИнтерТраст» Татьяна Рязанова и заместитель генерального директора «ИнтерТраст» Александр Савельев. Отметим, что в Банке ВТБ, одной из крупных кредитных организаций страны, комплексное решение на базе программного продукта CompanyMedia применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками.

Оnline-конференция «Управление закупочной деятельностью: возможности CompanyMedia в контексте проектного опыта Банка ВТБ»

Первой выступила Кристина Землянская, она поделилась с участниками опытом внедрения и эксплуатации решения «CompanyMedia-Закупки». Она рассказала, что до принятия федерального закона № 223-ФЗ, который на банки распространяется с 1 января 2012 года, системы закупок в ВТБ 24 не было. Процессы закупок сопровождались документами на бумажных носителях. С момента вступления в силу 223-ФЗ функция закупок стала отделяться в обособленное направление, начала развиваться методология закупок. Таким образом, у организации возникла необходимость приведения процессов закупок в соответствие с законодательством, их автоматизации и оптимизации. Параллельно было запущено два процесса: процесс регламентации и описания этапов закупок и процесс подбора системы автоматизации.

Эксперт отдела организации закупок Управления анализа и контроля затрат Финансового департамента Банка ВТБ Кристина Землянская

Кристина Землянская отметила, что времени на выбор решения было мало, так как 223-ФЗ был принят в июне 2011 года, а вступил в силу в январе 2012 года. Перед отделом организации закупок стояла достаточно амбициозная задача – разработать множество документов и автоматизировать процесс в кратчайшие сроки. Единственно верным решением на тот момент, по мнению спикера, было воспользоваться услугами компании «ИнтерТраст», на основе решений которой в банке ВТБ 24 уже был автоматизирован документооборот и ведение договорной работы.

Инициатором внедрения, по словам г-жи Землянской, выступило подразделение, ответственное за управление закупочной деятельностью - отдел закупок. Изначально стояла задача автоматизации заседаний коллегиального органа, комиссии, которая утверждала на тот момент все закупки банка. Каждое заседание комиссии сопровождалось огромным количеством документов и длилось очень продолжительное время. Кроме того, параллельно решалась задача автоматизации закупочного процесса в целом.

На сегодняшний день система автоматизации охватывает весь процесс и задействует сотрудников отдела закупок, членов комиссии, ее главного секретаря, людей, которые работают с договорами, и сотрудников архивного отдела. В результате внедрения системы переход на электронный документооборот был осуществлен полностью. Сейчас на бумажном носителе пишется только протокол комиссии, потому что он требуется при внешней проверке, и итоговый договор. Рассматривается возможность перевода договора на электронное визирование.

На вопрос об интеграции с внешними и внутренними ИТ-системами Кристина Землянская ответила следующее: «На данный момент мы единственные, кто смог интегрироваться с внешней электронной торговой площадкой (ЭТП) не только в части выгрузки информации о закупке, размещения извещений, но и обратной интеграции – мы собираем поданные заявки контрагентов и их документов. То есть процесс двухсторонний. Что касается интеграции с внутренней системой банка, то здесь процесс взаимодействия происходит следующим образом: из этой системы мы выгружаем в автоматическом режиме сведения о заявках, и бюджет строится по потребностям (потребности превращаются в заявки, заявки в закупки, закупки в договоры). После завершения закупочной процедуры и заключения договора сведения из системы закупок передаются обратно во внутреннюю систему. Таким образом, процесс замкнут».

В заключение своего выступления, г-жа Землянская поделилась перспективами развития проекта. Она отметила, что до конца года планируется завершить масштабирование системы в регионах. Также в планах продолжить взаимодействие с ЭТП в части интеграционных процессов. В глобальной перспективе – распространение системы на всю группу ВТБ, что позволит управлять закупочной деятельностью всех компаний группы. Кроме того, есть идея развития системы аналитики.

В продолжение конференции следующий эксперт - Татьяна Рязанова - рассказала об оптимизации бизнес-процессов в рамках процедуры закупок, интергационных возможностях бизнес-решения «CompanyMedia-Закупки» и его реализации на базе IBM Domino\Notes и на основе СПО. Она отметила, что опыт работы с коллегами из Банка ВТБ помог специалистам «ИнтерТраст» разобраться в бизнес-процессах закупочной деятельности как таковых, понять потребности организаций госструктур, их ожидания от автоматизации процессов закупки. Спикер пояснила, что на текущий момент у «ИнтерТраст» существует два решения для автоматизации процесса закупок: первое - это эксклюзивная разработка для Банка ВТБ, а второе - коробочное решение, сделанное на основе модуля, входящего в состав «CompanyMedia». Оба решения имеют одну цель – упростить работу пользователей, повысить эффективность процессов подготовки документов к закупке.

Начальник отдела внедрения «ИнтерТраст» Татьяна Рязанова

По словам Татьяны Рязановой, оба решения помогают автоматизировать практически все процессы закупочной деятельности: инициация закупки, подготовка закупочной документации, планирование и проведение заседаний комиссии по закупкам, проверка контрагентов службой безопасности и др. Кроме того, в состав решения входит специализированный модуль для оптимизации работы комиссии по закупкам (или другого коллегиального органа с аналогичной зоной ответственности). «На сегодняшний момент решение реализовано базе IBM Domino\Notes, но мы разрабатываем возможность для маневра в свете последних событий и курса на импотрозамещение», - заключила г-жа Рязанова (о кросс-платформенной конфигурации CompanyMedia см. новость раздела «ИнтерТраст» от 21 мая 2015 г.).

Более подробно на вопрос о возможности создания решения на другой платформе ответил Александр Савельев. Он пояснил, что сейчас в компании активно развивается платформа собственного изготовления, независимая от иностранного ПО. И весь функционал системы может быть реализован на полностью импортонезависимой платформе. Также он отметил достаточно высокие производительность и надежность системы.

Заместитель генерального директора «ИнтерТраст» Александр Савельев

В заключение нужно отметить, что это первое мероприятие «ИнтерТраст» в формате online-конференции. Эксперты находились в специально оборудованной телестудии, что обеспечило высокое качество видео и звука в ходе онлайн-трансляции. Все желающие смогли поучаствовать в дискуссии, задать вопросы экспертам и получить ответы в режиме online. «Формат был выбран с учетом нескольких факторов. С одной стороны, тема управления закупками становится все более злободневной на фоне экономического спада. Оптимизация закупочных процессов - это прямой путь к экономии средств в условиях сокращающихся бюджетов. Поэтому мы убеждены, что выбранная проблематика актуальна как для государственных структур, так и для коммерческих организаций. Опыт банка ВТБ в этой сфере является уникальным и представляет интерес для многих профессионалов, так или иначе связанных с закупочной деятельностью. С другой стороны, не у всех, кто заинтересован данной тематикой, есть возможность выехать на очное мероприятие в Москву. Именно поэтому мы выбрали online-формат», - комментируют в «ИнтерТраст».

Также компания «ИнтерТраст» регулярно проводит различные online-семинары, основными темами которых являются практические вопросы работы в системе CompanyMedia. Например, в сентябре прошли бесплатные online-семинары «Работа с договорами. Основы работы в СЭД CompanyMedia 4» в Web-клиенте и в клиенте Notes. В октябре были проведены семинары «Планирование и проведение заседаний в СЭД на примере CompanyMedia 4» и «Работа с обращениями граждан». В будущем также планируется ряд подобных мероприятий.

Опубликовал: Ольга Приходько (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: ИнтерТраст, конференция