Автоматизация документооборота в ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»: внедрение СЭД на базе EOS for SharePoint в четыре этапа

Одно из крупнейших предприятий Ставропольского края - Государственное унитарное предприятие «Ставрополькрайводоканал» - проводит внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint. Проект стартовал в сентябре 2014 года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.

О заказчике

ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям всего Ставропольского края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очистные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразделениях ГУП – порядка 8,5 тыс. человек.

Об исполнителе

Группа компаний «Бизнес ИТ» работает на ИT-рынке с 1995 года и является лидером Северо-Кавказского региона в таких областях, как комплексная автоматизация предприятий, оптимизация, поддержка и грамотное развитие бизнес-процессов. География деятельности «Бизнес ИТ» с каждым годом становится все шире, ее офисы открыты на Кавказских Минеральных Водах и в Ростове-на-Дону. Подтверждением квалификации специалистов компании служат более 120 сертификатов фирм ЭОС, 1С, Microsoft, Expert Systems, «Агент Плюс», «Битрикс». За время своей деятельности «Бизнес ИТ» успешно завершила более 800 ИT-проектов.

Предпосылки проекта

Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руководства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную переписку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются значительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.

До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения.

Цели проекта

Основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью проекта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации бизнес-процессов согласования проектов документов.

При выборе системы учитывалась возможность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия. В результате была выбрана система EOS for SharePoint, которая на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. Продукт динамично развивается – в прошлом году ЭОС выпустила новую версию системы для платформы MS SharePoint 2013, разработала новые модули (например, «Управление совещаниями»), обновила мобильные клиенты. Система востребована крупными предприятиями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой.

Ход проекта

В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд последовательных этапов.

Первый этап (сентябрь-октябрь 2014 года) включал:

• анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;
• установку и настройку базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
• настройку рабочих процессов системы;
• автоматизацию рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
• автоматизацию рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

Второй этап (октябрь 2014 года) ознаменовался:

• индивидуальным обучением работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;
• групповым обучением работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;
• обучением системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

На третьем этапе (ноябрь 2014) были проведены:

• разработка дополнительных печатных и отчетных форм;
• разработка инструкций для пользователей по работе в программе;
• авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

В декабре 2014 года прошел четвертый этап: ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.

Итоги проекта

В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.

Таким образом, главными результатами проекта стали:

• автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
• автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
• обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;
• значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;
• автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;
• повышение исполнительской дисциплины;
• обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: EOS for SharePoint