Внедрение EOS for SharePoint и интеграцию СЭД с ЭЦП. Реализовала петербургская компания «Офис-Док» в Банке ВТБ (Азербайджан)

Во второй половине 2015 года в ОАО Банк ВТБ (Азербайджан) силами петербургского партнера ЭОС, компании «Офис-Док», была внедрена СЭД на базе EOS for SharePoint. Проект шел около 3 месяцев, количество установленных лицензий составило порядка 500. Отличительная особенность проекта - Банк ВТБ стал первым в Азербайджане, кто интегрировал во внутреннюю СЭД систему электронно-цифровой подписи, имеющую юридическую силу на территории Азербайджана. Следующими этапами проекта должны стать автоматизация договорного документооборота, интеграция с финансовой системой через шину данных и разработка отчетности, внедрение функционала мобильных решений и перевод на платформу EOS for SharePoint некоторых других бизнес-процессов для повышения их эффективности.

О заказчике

ОАО Банк ВТБ (Азербайджан) является дочерней структурой ПАО Банк ВТБ. Официальное открытие Банка ВТБ (Азербайджан) состоялось 23 ноября 2009 года. 51,00 % акций принадлежит российской стороне (ПАО Банк ВТБ), 48,99 % и 0,01 % - азербайджанской (соответственно AtaHolding и частное лицо). Банк имеет 15 точек продаж в городах Баку, Сумгаит, Хырдалан и Гянджа. Управление клиентского обслуживания располагается при головном офисе банка в городе Баку. На сегодняшний день Банк ВТБ (Азербайджан) предлагает следующие продукты: кредиты (бизнес кредиты, авто кредиты), депозиты, срочные переводы, банковские сейфы, расчетно-кассовое обслуживание, торговое финансирование.

Офис ОАО Банк ВТБ (Азербайджан) в Баку

Об исполнителе

Компания «Офис-Док» организована в 2001 году и специализируется на внедрении систем электронного документооборота и управления контентом. Компанией было осуществлено более 400 проектов, масштабы которых варьируются от 5 до 5 тыс. рабочих мест. Среди клиентов «Офис-Док» - как небольшие организации, так и крупные структуры, состоящие из десятков территориально распределенных объектов. «Офис-Док» - золотой партнер компании ЭОС, награжден дипломами «Лучший партнер ЭОС» за 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 годы.

Предпосылки проекта

Прежде в Банке ВТБ (Азербайджан) не было СЭД. «Критериев выбора системы электронного документооборота было много, но основные сводятся к обеспечению требуемой функциональности, снижению совокупной стоимости владения, наличию реальных примеров внедрений и возможности расширения системы в будущем. По этим пунктам мы выбрали EOS for SharePoint, как наиболее полно подходящий нашим задачам», - рассказал начальник Управления информационных технологий Банка ВТБ (Азербайджан) Эмиль Мехтиев в интервью TAdviser (см. новость раздела «EOS for SharePoint» от 12 января 2016 г.).

Ход проекта

Проект внедрения EOS for SharePoint Банке ВТБ (Азербайджан) проходил во второй половине 2015 года. Со стороны заказчика внедрением руководил сотрудник Управления информационных технологий Банка ВТБ (Азербайджан) Закир Мамедов, основные работы выполнял подрядчик - компания «Офис-Док».

Перед Управлением информационных технологий банка стояла задача осуществить внедрение данной системы всего за два месяца. «Однако во время внедрения появился запрос на дополнительный функционал, связанный с использованием локальной электронно-цифровой подписи, и мы, оценив преимущества интеграции с ЭЦП, приняли решение запустить электронный документооборот после завершения этой задачи. Реализация данного функционала заняла у нас еще один месяц. Таким образом, команда проекта - специалисты банка и «Офис-Док» - успешно завершили внедрение за три месяца», - рассказывает Эмиль Мехтиев (см. новость раздела «EOS for SharePoint» от 12 января 2016 г.).

Именно интеграция СЭД с системой электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана, стала, по оценке Эмиля Мехтиева, отличительной особенностью проекта. В качестве провайдера ЭЦП было выбрано мобильное электронное удостоверение личности Asan İmza, и Банк ВТБ стал первым в Азербайджане, кто интегрировал ЭЦП во внутреннюю СЭД. Сертификаты аутентификации и электронной подписи, используемые в системе мобильной электронной подписи Asan İmza, предоставляются Центром Сертификационных Услуг Asan Министерства по налогам.

Интегрировать СЭД на EOS for SharePoint с местным криптопровайдером через шину данных от IBM позволило наличие документированного API от Microsoft: по нажатию кнопки посылается запрос на подписание ЭП и пользователю открывается окно для ввода кода. Запрос из СЭД поступает через шину данных к криптопровайдеру и пользователю отправляется код на сотовый телефон. Пользователь вводит код в окошко в СЭД и криптопровайдер подписывает файл. В СЭД хранятся оба файла: и оригинальный, и подписанный.

Итоги проекта

На основе EOS for SharePoint в Банке ВТБ (Азербайджан) были автоматизированы основные операции с документами: регистрация, передача для исполнения, вынесение резолюций, контроль исполнения, согласование проектов документов и т.д. Реализован функционал управления совещаниями, заявками, проведена интеграция СЭД с другими системами.

В частности, в области управления совещаниями реализованы возможности подготовки повестки совещания, создания и согласования протокола совещания, выдачи поручений по результатам совещания. Для планирования совещания реализованы такие функции, как бронирование переговорных, приглашение участников и получение ответов от них в едином интерфейсе, хранение шаблонов повестки и протокола, автоматизированный вывод информации. Управление заявками позволяет автоматизировать подачу заявок в ряд отделов. Заявки, прошедшие согласование положительно, выгружаются в сервис Helpdesk и прочие сторонние специализированные программы.

Что касается поддержки мобильной электронной подписи, то ожидается, что она существенно ускорит процесс принятия решений внутри кредитной организации и значительно снизит расходы банка, а также позволит повысить эффективность управления филиальной сетью и интегрировать все операции в единую систему электронного документооборота.

По словам Эмиля Мехтиева, внедрив EOS for SharePoint, специалисты Банка ВТБ (Азербайджан) не только решили поставленные задачи, но и заложили основы для построения более оптимизированных бизнес-процессов. Количество лицензий EOS for SharePoint у данного заказчика - порядка 500.

Перспективы проекта

Следующими этапами проекта должны стать автоматизация договорного документооборота, интеграция с финансовой системой через шину данных и разработка отчетности. В планах также - внедрение функционала мобильных решений и перевод на платформу EOS for SharePoint некоторых других бизнес-процессов для повышения их эффективности.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Маркетинг

Ключевые слова: ЭОС, EOS for SharePoint, ЭЦП, Офис-Док