Мари-Анн Шабен: Что такое «обязывающие документы»?

Наталья Храмцовская

Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) была опубликована 22 августа 2015 года на сайте «Клуба ответственных за политику и проекты архивации» (Club des Responsables de Politiques et Projets d’archivage, CR2PA, см. http://blog.cr2pa.fr/ ). В ней продолжается дискуссия по вопросам отраслевой терминологии.

Как напомнил Даниэль Кола (Daniel Colas) на последнем заседании клуба CR2PA (прошедшем 30 июня 2015 года в «Лионском кредите» - Le Crédit Lyonnais, LCL, см. http://blog.cr2pa.fr/2015/07/le-mail-dans-tous-ses-etats-cr/ ), термин “document engageant” – «обязывающие документы»  естественным образом закрепился в CR2PA в ходе подготовки аналитического отчета (белой книги)  «Архивация электронной почты: Когда  пользователи имеют дело с сообщениями, обязывающими организацию» (L’archivage des mails, ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise).

В то же время (это был конец 2008 года), вслушиваясь в слова, используемые в реальной жизни сотрудниками организаций, столкнувшимися с проблемой архивации, я со своей стороны отметила повторение одной и той же темы в высказываниях моих собеседников: «эти документы нас обязывают», «эти документы являются обязывающими».

Не все созданные в процессе деловой деятельности организации информационные материалы (documents – информация, зафиксированная на носителе) равны. Некоторыми пользуются гораздо чаще, чем другими, поэтому они должны быть доступны немедленно. Некоторые являются конфиденциальными, и доступ к ним должен контролироваться. И некоторые должны быть сохранены во времени, в течение нескольких лет или десятилетий, потому что без них нельзя будет обойтись, если понадобится уникальная информация, которую они содержат, или же если потребуется предъявить их в качестве доказательства третьей стороне. Для того, чтобы выделить последнюю группу материалов, сохраняемых во времени с целью повторного использования, прилагательное «обязывающий» оказывается в общем случае наиболее подходящим, при этом оно трактуется в широком смысле.

Термин «обязывающие документы» охватывает ряд видов документов:
•В первую очередь, это контрактные документы, накладывающие контрактные обязательства;

•Распорядительные документы, поскольку организация несет ответственность за свои решения, перед своими владельцами, клиентами, сотрудниками, будущими поколениями и т.д.;

•Внутренние документы, содержащие информацию стратегического и  политического плана, коммерческую, техническую, научную и т.д.;

•Сведения о действиях и мерах, выполненных от имени компании или в её отношении (поступление и отправка информации, подключение к сайтам, записи различного рода). Документом является база данных или реестр, состояние которых зафиксировано на определенный момент времени.
Общим для всех этих документов является то, что они влекут за собой ответственность их владельца (в юридическом смысле). Владелец - это организация, имеющая над ними «право жизни и смерти». В отношении всех этих документов делается выбор - сохранить их или уничтожить, то есть архивировать или не архивировать их, управляя ими на протяжении всего их жизненного цикла. Следует отметить, что отсутствие такого рода документов может создать риски для организации - правовой, финансовый, репутационный и моральный ...

Выявление обязывающих организацию (в самом широком смысле) документов - это роль различных должностных лиц организации и, в конечном счете, обязанность каждого сотрудника в ходе выполнения им его повседневной работы. Руководство должно определить и утвердить правила обеспечения сохранности обязывающих документов, а сотрудники должны их исполнять. Следует уточнить, что в обязанности руководства входит контроль над качеством документов, связанных с действиями, влекущими за собой ответственность. Нужно позаботиться о соблюдении формальных критериев качества документов (таких, как полнота, точность, неизменность, наличие необходимых метаданных ...), на которые организация в дальнейшем собирается опираться как на неопровержимое доказательство или надёжный источник информации.

Именно этот вид деятельность называется «документационным обеспечением управления» (archivage managérial, буквально «архивация в управленческих целях»): предвидеть, какие материалы необходимо сохранить, обеспечить их качество, сопровождать их жизненный цикл, используя хорошие правила, реализуемые с помощью хороших инструментов. Архивация в управленческих целях противостоит чисто складскому подходу к архивации (когда решается задача хранения коробов с документами, неизвестно кем заполненных), электронной архивации (подход с точки зрения управления носителями информации) и исторической архивации (проводимый впоследствии отбор материалов, являющихся элементами национальной культурно-исторической памяти).

Определенная таким образом архивация в управленческих целях близка к англо-саксонскому понятию «управления документами». Управление документами является предметом стандарта Международной организации по стандартизации ISO 15489, который определяет его как «вид деятельности, отвечающий за строгий систематический контроль над созданием, получением, обеспечением сохранности, использованием и отбором на постоянное архивное хранение и на уничтожение обязывающих документов, а также за процессы сбора/захвата и сохранения документальных свидетельств деловой деятельности организации.» (перевод Мари-Анн Шабен).

Этот стандарт, естественно, также определяет, что является «документом» (record)  - это деликатный термин, который трудно перевести на французский язык из-за отсутствия очевидного эквивалента, хотя он веками переводился как «archives» - «подлежащие хранению документы», и никаких вопросов не возникало. Сегодня термин «archives» имеет оттенок старины и истории, в то время, как специалисты по менеджменту качества уже лет тридцать говорят о «записях» (enregistrements), а некоторые архивисты (отрицающие архивную традицию?) используют понятии «документов, свидетельствующих о деловой деятельности» (documents d’activité) - который означает всё,  следовательно, не значит ничего - и т.д. Тем временем ИТ-специалисты используют слово «archives» для обозначения сжатых файлов ... Маме-курице сложно было бы отыскать  своих цыпляток в этой мешанине! Всё дело в том, что термин «record» непросто понять, поскольку даже для англо-саксов он имеет несколько значений.

Стандарт ISO 15489 определяет «документы», как «информацию, созданную или полученную организацией или отдельным лицом, и сохраняемую в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности» (information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business), или же как «материалы созданные, полученные или сохраняемые в качестве доказательства или информации физическим или юридическим лицом в рамках выполнения правовых требований или ведения своей деятельности» (documents créés, reçus ou préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité – перевод французского органа по стандартизации AFNOR 2001 года, в подготовке которого я в то время принимала участие).

До поры, до времени это определение меня вполне устраивало при толковании значений терминов и выражений «подлежащий сохранению информационный материал» (document à archiver), «сохраненный материал» (document archivé), «документ» (document d’archives), «архивы» (archives), «обязывающий документ» (document engageant) и «след, свидетельство» (trace) в соответствии с контекстом (обратите внимание на то, что французский перевод стандарта ICA-Req / ISO 16175 одновременно использует несколько переводов [термина record – Н.Х.] и текст от этого становится понятнее).

В последнее время, перечитывая (на английском языке) размышления коллег, особенно Лючианы Дюранти (Luciana Duranti) о значении термина «документ» (record), я пришла к выводу о том, что определение ISO 15489 на самом деле не такое уж привлекательное. Сейчас я считаю его слишком описательным в отношении объекта «документ», слишком аналитическим, слишком всеохватывающим (изобилующим предлогами «и» и «или») ... Оно не отражает того, что документ (путем его создания  и сохранения надлежащим образом) позволяет бороться с рисками, а также того, что именно вопрос риска является главным для того, кто хранит, владеет и/или управляет документами.

Именно поэтому в опубликованном в сети LinkedIn посте под названием «О том, что такое документ, в 9 пунктах» ( https://www.linkedin.com/pulse/what-record-nine-points-marie-anne-chabin?trk=hp-feed-article-title-publish , перевод на русский язык см. в посте от 15 сентября 2015 года  - Н.Х.) я предложила новое определение для подлежащих сохранению документов («record» или «document engageant»):

«Письменный след (побочный продукт) связанный с ответственностью деятельности, плохое управление которым (в плане обеспечения сохранности и доступа) влечет за собой риски» (La trace écrite d’une action qui engage la responsabilité et dont la mauvaise maîtrise (conservation, accès) engendre un risque). Я перевела его на английский язык следующим образом: «The written byproduct of an accountable action, the mismanagement (retention/preservation and access) of which put you at risk».

Дискуссия продолжается ...

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Ключевые слова: электронный документооборот, хранение данных