Можно ли доверить ECM-системе выполнение типовых входящих поручений?

Максим Кайнер
15.05.2013 18:25:11
Теги: ECM-системы, автоматизация, безопасность
В средних и крупных компаниях со штатом от 500 сотрудников часто возникает перегруженность middle-менеджмента потоками входящей корпоративной информации. Зачастую контент, требующий той или иной обработки, оказывается однотипным. Часть информации представляет собой простые уведомления (информация для сведений), часть требует принятия решения, но есть и потоки, которые необходимо просто номинально утвердить. ECM -система позволяет структурировать входящую информацию, автоматически распределять сообщения по папкам (в соответствии с определенными сценариями), но при этом не снимает с ответственного сотрудника необходимости лично исполнять все поручения.

На самом деле, в достаточно гибкой системе можно настроить «автоматы», которые будут выполнять типовые входящие поручения, даже без ведома номинального исполнителя. В сфере ответственности работника останется самый важный этап процесса – контроль автоматически выполненных операций.

Подобные «автоматы» уже создаются в ECM-системах крупных холдингов, что существенно упрощает работу middle-менеджмента. Программный продукт подстраивается под конкретную бизнес-задачу, фактически выходя за рамки стандартного сценария работы. На практике такое решение актуально и является практически единственным, когда процессы автоматизируются в дочерней организации холдинга, работающей по строгим регламентам, прописанным наверху. Преодолеть порог сопротивления новшествам со стороны вышестоящего руководства порой оказывается невозможно, бизнес-процессы не подвергаются реинжинирингу, но в них могут включаться «автоматы», выполняющие типовые поручения.

Примером автоматизации типовой работы является решение следующей реальной задачи. В одной компании нефтегазового сектора начальник финотдела обязан визировать все отчеты, в том числе, которые автоматически создаются из ERP-системы. На подписание приходит порядка 300 документов в день, и маршрут бизнес-процесса настроен так, что без ЭЦП выписки не пойдут дальше в работу, отказаться от проставления ЭЦП нельзя, так как обязательное наличие подписи прописано в регламенте, утвержденном вышестоящей организацией. Решить задачу можно было двумя способами: либо раз в день подписывать все выписки (что бы тормозило процесс), либо настроить «автомат», который визирует отчеты за начальника при условии, что начальник входит в систему. Было решено реализовать второй вариант.

Система удобная, но предполагает ряд очевидных угроз – если входящие поручения выполняются автономно, то есть риск, что кто-то из подчиненных случайно или намерено может выполнить работу некачественно, сделать подмену отчета. Обнаружиться ошибка может слишком поздно.

В связи с эти возникает несколько вопросов. Оправданы ли угрозы, которые потенциально возникают при автоматизации работы с типовыми входящими поручениями? Является ли подобное бизнес решение приемлемым? Вопросы не тривиальные; наверное, даже не имеющего конкретного ответа. Хотя это вовсе не снимает актуальности и не умаляет интересности этих вопросов.

Любопытно узнать мнение публики на этот счет. Можно ли подобным образом расширять функционал ECM-системы, или решение рискованно как с точки зрения вендора, так и с точки зрения заказчика?

Замечу, что с сугубо практической стороны можно понять и принять такое решение, так как оно помогает добиться главной цели – ускорить и отчасти сделать оптимальным конкретный бизнес-процесс заказчика.

Ключевые слова: ECM