Точка зрения австралийского специалиста: Какие стандарты имеют отношение к управлению документами?

Данная заметка ведущего австралийского специалиста по вопросам управления документами и активного участника разработки профильных международных стандартов Барбары Рид (Barbara Reed – на фото), работающей в настоящее время директором компании Recordkeeping Innovation, была опубликована на блоге компании 4 декабря 2015 года. Я её немного переформатировала и добавила ссылки на соответствующие российские ГОСТы.

Лет 5 тому назад я написала статью, которая оказалась на удивление популярной и полезной. В неё были перечислены все имевшиеся на тот момент австралийские и международные стандарты, способные помочь представителям сообщества специалистов по управлению документами. Этот первоначальный список к настоящему времени устарел, так что половину сегодняшнего дня я потратила на его обновление. Надеюсь, актуализированный список будет Вам полезен!

Мой комментарий: В список Барбары Рид вошли только австралийские стандарты, выпущенные национальным органом по стандартизации. Следует иметь в виду, что куда больше разнообразных стандартов по вопросам управления документами и архивного дела выпускают архивно-документационные службы штатов Австралии, в первую очередь Виктории и Нового Южного Уэльса.

1. Стандарты, адресованные высшему руководству
•Стандарт ISO 30300:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» (Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary), объёмом 17 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30300:ed-1:v1:en . (Подготовлен проект ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация системы управления документами. Основные положения и словарь», публикация которого ожидается в 2016 году – Н.Х.).

•Стандарт ISO 30301:2011 «Информация и документация – Системы менеджмента документов - Требования» (Information and documentation - Management systems for records – Requirements) объёмом 22 страницы, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53733 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30301:ed-1:v1:en . (В России стандарт адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=19&month=2&year=2015&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=181007 – Н.Х.)

•Стандарт ISO 30302:2015 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Руководство по реализации» (Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation), см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54673 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30302:ed-1:v1:en
2. Общие вопросы управления документами    
•Стандарт ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles) объёмом 19 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-1:v1:en  (Стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - Н.Х.). В настоящее время стандарт пересматривается, выход новой редакции ожидается в 2016 году.

•Технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines) объёмом 39 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15489:-2:ed-1:v1:en  (существует украинская адаптация технического отчета в качестве стандарта ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови» - Н.Х.)

В настоящее время готовится новая редакция ISO 15489-2, включающая рекомендации по проектированию и внедрению систем и руководство по анализу процессов управления документами и экспертизе ценности документов.
3. Управление документами в небольших организациях и учреждениях
•Справочное руководство Австралии и Новой Зеландии AS/NZS HB116 «Управление документами в небольших организациях и учреждениях» (Recordkeeping for Small Business and Organisations) - разрабатывается.
4. Методы анализа    
•Технический отчет ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records), объёмом 15 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=43391 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:26122:ed-1:v1:en (В России адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013 / ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=12&year=2015&search=55681&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178714 – Н.Х.)
5. Оценка рисков, связанных с документами
•Технический отчет ISO/TR 18128:2014 «Информация и документация – Определение и оценка рисков для документных систем» (Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems) объёмом 37 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=61521 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:18128:ed-1:v1:en
6. Исполнение законодательно-нормативных требований       
•Австралийское справочное руководство HB 278-2009 «Исполнение законодательно-нормативных требований к управлению документами» (Recordkeeping compliance) объёмом 82 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1118889
7. Ввод/захват документов       
•Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5153 «Контроль над контентом» (Document Control) – в разработке.
8. Классификация        
•Австралийское справочное руководство HB 5031:2011 «Классификация документов» (Records Classification) объёмом 38 стр., см.  http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1456503
9. Оцифровка    
•Технический отчет ISO/TR 13028-2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records) объёмом 32 страницы, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52391 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:13028:ed-1:v1:en  (Существует перевод на русский язык, см. http://archives.ru/sites/default/files/2014-obzor-standart-digitization.pdf - Н.Х.)
10. Обеспечение долговременной сохранности и доступности электронных документов
•Технический отчет ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information) объёмом 18 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=38716 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:18492:ed-1:v1:en (В России адаптирован как ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=7&year=2015&search=54989&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=172688 – Н.Х.)

•Технический отчет ISO/TR 15801:2009 «Управление документацией - Информация, сохраняемая в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности» (Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability) объёмом 41 страница, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50499 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15801:ed-2:v1:en (В России адаптирован как ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=6&year=2015&search=54471&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=172001 – Н.Х.).

•Стандарт ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model) объёмом 126 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:14721:ed-2:v1:en .
11. Метаданные для управления документами   
•Стандарт ISO 23081-1:2006 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов – Часть 1: Принципы» (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles) объёмом 20 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40832 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:23081:-1:ed-1:v1:en (Адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=7&year=2015&search=23081&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=166090 – Н.Х.)

•Стандарт ISO 23081-2:2009 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 2: Концептуальные вопросы и вопросы внедрения» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues) объёмом 33 страницы, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=50863 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:23081:-2:ed-1:v1:en .

•Технический отчет ISO/TR 23081-3:2011 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 3: Метод самооценки» (Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method) объёмом 8 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57121 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:23081:-3:ed-1:v1:en .

•Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5478:2015 «Эталонный набор элементов метаданных для управления документами» (Recordkeeping metadata property reference set (RMPRS)) объёмом 99 страниц, см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1809227
12. Поисковые метаданные (discovery metadata)
•Стандарт ISO 15836:2009 «Информация и документация - Дублинское ядро метаданных» (Information and documentation - The Dublin Core metadata element set)  объёмом 5 стр., см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52142 и  https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15836:ed-2:v1:en (В России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core» объёмом 12 страниц, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=6&month=2&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=172127 – Н.Х.)

•Австралийский стандарт AS 5044.1-2010 «Стандарт поисковых метаданных Австралийской государственной информационно-поисковой службы (Australian Government Locator Service, AGLS) – Справочное описание» (AGLS Metadata Standard - Reference description) объёмом 58 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1409817

•Австралийский стандарт AS 5044.2-2010 «Стандарт поисковых метаданных Австралийской государственной информационно-поисковой службы (Australian Government Locator Service, AGLS) – Руководство пользователя» (AGLS Metadata Standard - Usage guide) объёмом 120 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1409818
13. Физическое хранение документов
•Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 1015:2011 «Управление документами – Физическое хранение» (Records management - Physical storage) объёмом 18 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1491989
14. Конверсия и миграция   
•Стандарт ISO 13008:2012 «Процессы конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation - Digital records conversion and migration) объёмом 28 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=52326 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:13008:ed-1:v1:en (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» объёмом 70 страниц, вводится с 01.10.2016 года, см. http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=NAME&orderByDirection=A&lpage=12&MaterialID=279670 – Н.Х.)
15. Требования к программному обеспечению
•Стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) в трёх частях:

◦Часть 1: ISO 16175-1:2010 «Обзор и формулировка принципов» (Part 1: Overview and statement of principles) объёмом 16 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55790 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16175:-1:ed-1:v1:en ;

◦Часть 2: ISO 16175-2:2011 «Функциональные требования и рекомендации для систем управления электронными документами» (Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems) объёмом 61 страница, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55791 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16175:-2:ed-1:v1:en

◦Часть 3: ISO 16175-3:2010 «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems) объёмом 71 страница, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16175:-3:ed-1:v1:en

16. Стандарты микрографии / управления электронными графическими образами – см. отдельный список (приведен в оригинальном посте, см. http://www.records.com.au/blog/what-standards-are-relevant-to-records-2/ - Н.Х.)
    
17. Спецификации форматов – PDF    
•Стандарт ISO 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)) объёмом 29 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=38920 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:19005:-1:ed-1:v2:en  (Опубликованы также стандарты ИСО, специфицирующие форматы PDF/A-2 и PDF/A-3 – Н.Х.)
Барбара Рид (Barbara Reed)

Мой комментарий: Безусловно, данный список не является исчерпывающим, но, в целом, он включает именно те стандарты, которые на данный момент являются наиболее авторитетными в мировом сообществе специалистов по управлению документами. Радует, что многие из них переведены на русский язык. Дело, можно сказать, за малым – чтобы наши специалисты начали активно пользоваться этими материалами :)

Источник: блог компании Recordkeeping Innovation
http://www.records.com.au/blog/what-standards-are-relevant-to-records-2/

Автор:  Наташа Храмцовская

Ключевые слова: ECM