Надежда Егорова (SL Soft): «Использование МЧД станет драйвером для рынка для использования единого сертификата физлица и более широкого использования мобильных подписей»

Система «Цитрос ЮЗ ЭДО» поддерживает полный цикл работы с МЧД. В системе есть отдельный модуль по работе с доверенностями, и машиночитаемую доверенность можно как создать через интерфейс системы, так и загрузить уже готовую из корпоративных систем через настроенную интеграцию. Далее система позволяет подписать МЧД и зарегистрировать доверенность в ФНС, а затем подписывать/принимать документы от контрагентов уже с использованием МЧД. Об МЧД в электронном документообороте говорит руководитель отдела аналитики «Цитрос», компания SL Soft (входит в ГК Softline) Надежда Егорова

– Надежда, расскажите кратко, что такое МЧД, для чего это необходимо. Как наличие такой формы отражается на ведении электронного документооборота?

– МЧД или машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц. Чтобы подтвердить полномочия при подписании документов своей ЭП, сотрудник должен приложить к документам машиночитаемую доверенность.

Для сравнения – ранее сотрудник компании получал КЭП юридического лица, где было его ФИО и данные об организации, в которой он работает. Сейчас возможность получения электронной подписи юридического лица будет только у генерального директора либо индивидуального предпринимателя.

Руководитель отдела аналитики «Цитрос», компания SL Soft (входит в ГК Softline) Надежда Егорова

ЭП физического лица содержит данные только о конкретном человеке - его ФИО и другие данные. Чтобы подтвердить, что сотрудник имеет право действительно подписывать документы конкретной организации, генеральный директор должен выдать ему машиночитаемую доверенность. Это условный аналог бумажный доверенности, но только в машиночитаемом формате.

При подписании какого-либо документа, например, счёта-фактуры главный бухгалтер подписывает этот документ своим сертификатом физического лица. И, чтобы контрагент и ФНС могли проверить, что он имел право подписывать этот документ, прикладывается машиночитаемая доверенность, в которой как раз зафиксированы эти полномочия.

Если документы подписывает генеральный директор, то практически ничего не меняется. Генеральный директор подписывает своей квалифицированной ЭП, которая выдана с данными об организации. Для директоров изменилась только процедура получения сертификатов ЭП. Но в большинстве компаний все же есть уполномоченные лица на подписание документов, таким образом, эти сотрудники должны будут подписывать документы ЭП физического лица с приложением МЧД для конкретной организации. Так же при подаче отчетности в госорганы уполномоченные сотрудники для придания валидности их ЭП, должны будут использовать и машиночитаемые доверенности. Такой порядок обмена будет использоваться при любом юридически значимом электронном документообороте, если мы говорим и об обмене документами с контрагентами и о взаимодействии с государственными органами.

– Какие важные изменения в части МЧД происходят в законодательстве, как они отразятся на работе с СЭД и ЭП?

– Теперь по-другому будет работать процедура получения электронной подписи. Генеральный директор, либо индивидуальный предприниматель, получает сертификат КЭП с данными об организации в удостоверяющем центре ФНС либо у доверенных лиц ФНС. Если же говорить о сертификатах КЭП сотрудников, которые теперь будут сертификатами физического лица, то такие сертификаты по-прежнему будут получаться в аккредитованных удостоверяющих центрах. До 1 сентября 2023 года в аккредитованных удостоверяющих центрах еще можно будет получить сертификат КЭП на сотрудника, с 1 сентября доступно будет оформление только сертификатов КЭП физлица.

Это обусловлено тем, что рынок, ключевые участники ЭДО, в частности, операторы ЭДО и госорганы, либо же сами организации - юридические лица, индивидуальные предприниматели - не готовы ещё полностью автоматизировать все эти процессы и не готовы перейти на машиночитаемые доверенности, и государство периодически переносит срок обязательного использования МЧД. На текущий момент можно пользоваться и машиночитаемыми доверенностями с сертификатами физлиц, а также и «старым» способом: это сертификат сотрудника организации, который не требует использования МЧД.

– Какие инструменты, разработанные вашей компанией, обеспечивают работу с МЧД?

– Если говорить о юридически значимом электронном документообороте и подписании документов, которые изначально созданы в электронном формате, они приобретают юридическую значимость после их подписания электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ об электронной подписи.

Соответственно, все информационные системы, в которых есть процессы обработки юридически значимых электронных документов должны будут поддерживать работу с МЧД, то есть на текущий момент в таких системах, как правило, поддерживается возможность подписания электронной подписью сотрудника и нет никаких проверок наличия доверенностей, нет никакой возможности где-то приложить или создать МЧД, либо проверить по входящим документам наличие МЧД.

При автоматизации процессов уже с использованием МЧД в каждой такой системе должна быть реализована возможность приложить к подписи МЧД как минимум, либо получить входящую МЧД, а также должна быть выбрана информационная система для обеспечения возможности создания этих МЧД и регистрации их в реестре ФНС.

Если говорить о системе «Цитрос ЮЗ ЭДО», то у нас поддерживается полный цикл работы с МЧД, в системе есть отдельный модуль по работе с доверенностями и машиночитаемую доверенность можно как создать через интерфейс системы, так и загрузить уже готовую из корпоративных систем через настроенную интеграцию. Далее система позволяет подписать МЧД и зарегистрировать доверенность в ФНС, а затем подписывать/принимать документы от контрагентов уже с использованием МЧД.

Обязательно должен быть реализован функционал мониторинга МЧД. Если доверенности зарегистрированы, они уже хранятся в реестре ФНС, а мониторинг необходим для проверки корректного статуса МЧД (ведь доверенности могут быть отозваны) или сроков действия МЧД. Необходимо организовать корректный отзыв с передачей информации о статусе МЧД в реестр ФНС. Если говорить о системах, которые работают с электронными подписями, должна быть поддержка процесса подписания, в том числе с применением МЧД. Этот функционал заложен в «Цитрос ЮЗ ЭДО» и реализован в соответствии с существующим законодательством и техническими возможностями операторов ЭДО.

Развитие продукта продолжается, мы дополняем необходимые функции продукта в соответствии с законодательными реалиями. Например, в «Цитрос ЮЗ ЭДО» пока не полностью реализованы процессы отзыва доверенности из-за технологических ограничений операторов ЭДО или полноценная поддержка классификатора полномочий из-за того, что он не готов к использованию на законодательном уровне. Также не все операторы сейчас поддерживают работу с МЧД через интеграционные интерфейсы. «Цитрос» уже настроил и протестировал работу с большей частью операторов ЭДО. Мы ждём, когда остальные операторы нам предоставят описание и тестовую площадку. К моменту обязательного применения МЧД, в системе «Цитрос ЮЗ ЭДО» появится весь обязательный функционал для ЭДО с применением МЧД.

– Ваши прогнозы дальнейшего развития рынка инструментов, связанных с применением МЧД.

– Прежде всего, следует отметить, что появление МЧД значительно упростит процессы электронного подписания и обмена документами. Давайте представим такую ситуацию: сотрудник, например, бухгалтер работал на две организации. У этого сотрудника было два сертификата, так как они выдавались на организации. С появлением МЧД сотрудник будет иметь один сертификат КЭП, физлица, который он может использовать во всех сервисах и для любой компании. От каждой организации ему просто нужно будет выдать свою машиночитаемую доверенность. Но машиночитаемая доверенность создается один раз и дальше хранится в Реестре ФНС и в архиве организации и требует только периодического обновления.

Это позволяет уйти от использования множества сертификатов КЭП на разные организации и путаницы относительно того, какой сертификат КЭП выбрать для подписания разных документов. Теперь бухгалтер всегда будет пользоваться только одним своим сертификатом КЭП на физлицо, заходить во все системы организации и подписывать одним своим сертификатом, а МЧД уже будет лежать во всех системах и подтягиваться там, где нужно. Контрагенты также увидят эти доверенности и, если нужно посмотреть какие-то расширенные данные по этой доверенности из реестров ФНС, они смогут выгрузить и проверить, что действительно данный бухгалтер имел полномочия подписывать документы в цифровом виде.

Использование МЧД дает больше мобильности, особенно это актуально для сотрудников, которые не всегда сидят за своим рабочим компьютером. С применением МЧД сотрудникам не придётся получать множество разных электронных подписей, на все будет единый сертификат. Так же использование МЧД снизит затраты на покупку сертификатов КЭП за счет того, что у сотрудника будет только один сертификат КЭП физлица и несколько МЧД, а МЧД не требуют дополнительных затрат на их выпуск. И МЧД становится драйвером цифровизации и перехода на ЭДО во всех сферах, в том числе в сфере B2G. Например, нотариат уже подключился к распределенному реестру ФНС и планирует поддержать единый формат машиночитаемой доверенности.

Что касается развития технологий, то я вижу прежде всего перспективы мобильной электронной подписи. Сейчас в основном электронные подписи привязаны к конкретному компьютеру, либо носителю. Использование МЧД станет драйвером для рынка для использования единого сертификата физлица и более широкого использования мобильных подписей.

– Большое спасибо за беседу!

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Softline, электронная подпись, Софтлайн, ЭЦП, ЭДО, SL Soft