2 месяца на автоматизацию делопроизводства. Опыт ПАО «Русполимет»

Стандартная функциональность DirectumRX закрыла около 80% потребностей компании «Русполимет» в автоматизации делопроизводства, поэтому на первом этапе внедрения система не требовала модификаций. А облачный вариант поставки позволил не тратить время на закупку и подготовку собственного оборудования.

Компании нужен был удобный инструмент для оперативного (в том числе удаленного) согласования и утверждения документов, выдачи поручений. Для решения этой задачи компания рассматривала несколько ECM-систем и остановила свой выбор на системе DirectumRХ.

На первом этапе внедрения перед командой проекта стояла цель выстроить прозрачное делопроизводство и обеспечить:

• ускорение процессов согласования и утверждения документов;
• быстрый и точный поиск служебной документации;
• оперативное получение данных для принятия управленческих решений;
• контроль исполнения документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• исключение потери информации.

Сейчас в системе работают все подразделения компании, всего автоматизировано 400 пользователей, им доступна работа через десктоп-, веб-клиент и мобильное приложение DIRECTUM Jazz. Восемь руководителей активно используют DIRECTUM Solo.

Эффект от внедрения ECM-системы не заставил себя ждать:

1. Согласование организационно-распорядительной документации теперь занимает 2-3 дня, независимо от количества согласующих.
2. Сотрудники стали более ответственно относиться к срокам рассмотрения документов на всех исполнительских уровнях.
3. Исчезла необходимость вести журналы регистрации документов в подразделениях.
4. Возросла доля электронных документов, сократилось потребление бумаги.
5. С помощью виджетов руководителю стало проще оценить нагрузку и исполнительскую дисциплину подчиненных.
6. Сократилось количество ненужных передвижений сотрудников по территории предприятия для подписания, согласования и передачи документов между подразделениями.
7. Риски потери документов сведены к минимуму. Стало меньше телефонных звонков, связанных с поиском документов, запросом информации по вынесенной резолюции и результатам исполнения выданных поручений.

В ближайших планах компании автоматизация договорной работы, процесса аккредитации контрагентов, интеграция с SAP S4/HANA, а также подключение сервисов обмена документами (Synerdocs/Диадок).

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация делопроизводства, Directum