5 шагов к ускоренному внедрению ECM-системы

На основе материала AIIM «Accelerated Adoption of ECM Across an Organization –
Why is this Important, and How do I do it?»,
http://www.aiim.org/community/blogs/expert/Accelerated-Adoption-of-ECM-Across-an-Organization-
e28093-Why-is-this-Important-and-How-do-I-do-it

Одной из важнейших проблем управления корпоративным контентом является то, что ECM-система редко вводится в масштабе всего предприятия. Чаще всего технологии ECM применяются для конкретных деловых приложений на уровне отделов. Достаточно распространена ситуация, когда в одной компании внедрено несколько не интегрированных между собой ECM-решений от разных производителей, запущенных в разное время. Причины этого могут быть самые разнообразные: ограниченный бюджет, отсутствие поддержки руководства, препятствия в логистике, отсутствие внутреннего опыта в области ECM и т.д.

С точки зрения управления записями (Records Management), построить идеальную систему управления электронными документами, которая регулировала бы как материальные, так и электронные записи, невозможно, пока ECM-решение не покрывает всю организацию.

Передовой отраслевой опыт диктует особые условия: система управления записями представляет собой полностью интегрированную компоненту набора ECM-технологий. Первичное условие эффективного внедрения ECM – способность системы управления записями контролировать все цифровые и электронные данные на протяжении всего их жизненного цикла.

1. Чем быстрее, тем лучше

Очевидно, что чем больше затягивается проект, тем больших ресурсов он требует. Стратегия ускоренного внедрения в этом смысле представляется оптимальной.

Ее смысл в том, чтобы оперативно внедрить набор базовых функций на уровне всей организации. В этот набор входят инструменты ввода, хранения и первичного поиска, интегрированные с уже существующими в компании бизнес-приложениями.

Настройка рабочего процесса, управление бизнес-процессами, электронные формы – все эти функции подключаются позже, на последующих этапах. На примере целого ряда организаций замечено, что таким образом ROI становится очевидным достаточно быстро, а процессы согласования проходят с меньшими рисками.

При таком подходе сложности с управлением изменениями в организации сведены к минимуму, а быстрый и очевидный успех внедрений позволяет находить поддержку для дальнейших преобразований.

2. Базовые потребности

Ключ к успеху в том, чтобы на первом этапе ограничить функциональность внедрений, свести ее к минимальным стандартным функциям, без дополнительных ручных разработок.

Первый этап включает в себя установку корпоративной инфраструктуры, включая серверы, базы данных, хранилища, установку сети, системы резервного и аварийного восстановления компонентов, сканеров и рабочих мест пользователей.

Не стоит забывать также, что SaaS и облачные сервисы могут помочь свести эти затраты к минимуму.

3. Выявить закономерности

Ключевой компонент этого этапа - развитие таксономии. Таксономия должна включать определение типов документов, критерии индексирования, обязательные для заполнения поля, маскирование и проверку полей данных, информационную безопасность и разграничение доступа, правила хранения и так далее.

Вводу таксономии в работу обязан предшествовать этап разработки. Это исследование, которое может проводиться поэтапно – например, сначала собираются данные о департаментах высокого приоритета, затем о вспомогательных отделах. Или как-то иначе. Важно проанализировать взаимодействие департаментов, чтобы понять, как происходит обмен документами; убедиться в том, что каждый тип документа создается единожды, что исключено дублирование версий, не слишком усложнено индексирование.

4. Распознавание и ввод документов строится по одной из двух базовых схем: централизованной или распределенной.

Централизованная схема включает в себя:

один или несколько скан-центров, обрабатывающих большие объемы данных,
команду штатных сотрудников, и
оптимизированную модель обработки данных.
Распределенная модель включает в себя использование:

рабочих мест,
рабочих групп и
производственных сканеров, и/или
многофункциональных устройств/сканеров, находящихся в отделах.
Как правило, в ускоренной программе внедрения используется сочетание этих подходов.

Метод, используемый для потокового ввода данных в рамках такого ускоренного процесса, часто называют «back end capture», то есть отложенный централизованный ввод. В этой модели сканирование делается уже после того, как произошла работа с бумагой, то есть, по сути, процедура архивирования бумажных документов заменяется сканированием и индексированием в электронном виде. Такой подход упрощает проблему управления изменениями, так как текущая работа с бумажными документами не меняется. Изменяется лишь процесс архивирования.

5. Достаточно успешным подходом, не несущим больших рисков, является разработка веб-приложений для индексирования, требующих от пользователя выбрать тип документа, ввести атрибуты для индексирования и нажать кнопку «утвердить». Успешным это будет лишь в том случае, если приложения написаны на основе исследования принятой в организации таксономии, о которой говорилось выше.

Нажатие кнопки «Утвердить» ведет за собой появление штрих-кода или титульного листа, который затем помещается в начале документа. Теперь документ готов к сканированию, он будет автоматически индексирован в системе по данным, заложенным в штрих-код. Сканирование может осуществляться непосредственно в отделе (по распределенной модели), или же документы могут быть собраны и отправлены в скан-центр (обработка по централизованной модели).

Такой подход резко уменьшает количество спорных вопросов, связанных с изменениями в привычных рабочих процессах. Это очень простой метод, обучение которому занимает пару минут. Для большинства людей освоить его будет гораздо проще, чем процесс ручной регистрации документов.

Данный подход перекладывает подготовку индексирования документов на плечи конечного пользователя, тем самым сокращая трудозатраты на сканирование – даже при очень больших объемах.

Индексация – это, как правило, очень скрупулезный процесс. Необходимо обработать и задать значения множества полей. Зато однажды отсканированный документ приобретет все необходимые атрибуты, привязанные к штрих-коду.

И пользователи смогут найти его с помощью ECM -системы за считанные секунды.

Дополнительные функции, такие как масштабирование, поворот, привязка к документу аннотаций и заметок, прием и передача факсов и сообщений электронной почты очень просты в освоении.

Документы перестанут теряться; не станет недостающих страниц, дней или недель, потраченных на поиски важного документа.

Отсканированный и проиндексированный документ в зависимости от его типа можно автоматически привязать к конкретным условиям хранения. И система управления записями сможет отслеживать его на протяжении всего жизненного цикла.

Этот ускоренный подход обеспечивает выполнение базовых задач, таких как распознавание документов, ввод, хранение и запуск данных в работу. Все это становится базой для слаженной работы предприятия.

Данный подход напрямую влияет на прямые издержки: экономится рабочее время сотрудников, место, отведенное под физическое хранение бумажных версий, снижаются затраты на поддержку и содержание архивов, а также краткосрочные и долгосрочные расходы на хранение.

Оцифровка документов играет существенную роль в обеспечении соответствия требованиям регулирования, в работах по аудиту, процессах E-Discovery (электронное раскрытие информации) и т.д.

В общем и целом, учитывая низкий уровень рисков и очевидную результативность такого подхода к внедрению, успешно функционирующая ECM-система вполне может появиться на предприятии в относительно небольшие сроки. А преимущества ускоренного внедрения базового ECM-инструментария будут выражаться в четком и легко просчитываемом ROI.

Эта исходная инфраструктура в настоящее время может быть развита вплоть до интеграции ECM-системы в бизнес-приложения, так чтобы пользователи смогли получать документы непосредственно из финансовых, кадровых, производственных и технических приложений.

Ее также можно совершенствовать дальше - с тем, чтобы вводить в нее все большее количество приложений для организации рабочего процесса. Можно перемещать процессы ввода с более поздних стадий на первичные этапы, например, используя электронные формы. Можно также использовать рабочий процесс для маршрутизации документов через соответствующие бизнес-процессы.

Таким образом, после того, как в компании внедрены и отлажены базовые приложения для ввода, хранения и извлечения данных, внедрение более прогрессивных решений будет проходить существенно проще. Риски и проблемы управления изменениями в компании будут ниже, а проблемы, связанные с самим внедрением, будут сведены к минимуму.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот