Эксперты обсудили проблемы и возможные пути их решения в сфере управления электронными архивами
СКБ Контур поделился опытом хранения электронных документов на IT-конгрессе «Форум Будущего». О текущей ситуации, ожиданиях и барьерах в рамках сессии Минцифры РФ «Управление электронными архивами: современные технологии и практики» рассказала советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами Наталья Никитина.
Модератором выступил директор Департамента развития облачных сервисов Минцифры РФ Павел Бурлаков. В мероприятии также приняли участие заместитель руководителя Федерального архивного агентства Сергей Костоглод, директор по развитию «Диджитал Дизайн» Артур Панчоян, методолог-аналитик ООО «Директум» Светлана Азарова, заместитель руководителя Департамента развития систем архивного электронного документооборота ФГАУ НИИ «Восход» Лейла Хальтер и начальник отдела развития информационных систем и межархивных коммуникаций Службы по делам архивов Ямало-ненецкого автономного округа Константин Ярков.
Павел Бурлаков, директор департамента развития облачных сервисов Минцифры РФ: "Мы стремительно приближаемся к неизбежной цифровизации всех архивных документов. Согласно постановлению Правительства РФ № 279 от 2 марта 2022 года «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» (в ред. от 05.03.2025), до 31 декабря 2025 года федеральные органы исполнительной власти должны получить возможность работать с «Центром хранения электронных документов» и передавать все электронные документы на постоянное хранение. Это государственная информационная система для временного и постоянного хранения архивных документов".
Несмотря на неминуемый переход эксперты понимают, что в цифровизации архивного дела еще есть задачи, которые нужно решать на законодательном уровне. Так, например, в СКБ Контур действует кадровый электронный документооборот (КЭДО) ― сервис по обмену документами между работодателем и сотрудниками. Трудовой договор, дополнительные соглашения и другие акты стороны подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи. Все электронные документы хранятся в системе 60 лет.
Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами СКБ Контур: "Проблема, к которой мы мы можем прийти спустя время, заключается в подтверждении легитимности электронных документов через десятки лет. Например, для выхода на пенсию сотруднику потребуется поднять и предоставить документы по зарплате. Нужен законодательный механизм, который будет предполагать переподписание или конвертирование электронных документов и гарантированное подтверждение их правомерности".
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства Сергей Костоглод видит сразу несколько проблем, связанных с передачей документов на постоянное хранение в электронные архивы. В частности, они связаны с правовой неопределенностью, угрозой технологического устаревания носителей и форматов документов, а также обеспечением целостности контекста.
Сергей Костоглод, заместитель руководителя Федерального архивного агентства: "Эти проблемы нужно решать комплексно, сохранив экосистему архивного хранения. При выборе технологий долговременного хранения необходимо руководствоваться не только сиюминутной эффективностью, но и практическими принципами. Выход мы видим в рамочном регулировании сложных электронных документов, взаимной синхронизации нормативных актов, создании масштабированной и доверенной архивной инфраструктуры".
Методолог-аналитик «Директум» Светлана Азарова убеждена, что электронное архивирование ― это история не только про информационные технологии, но и про человеческий фактор. Архивист должен уметь не только сформировать архив, но и понимать, что такое электронный документ, метаданные и как с ними работать. Уже сегодня важно готовить в ВУЗах высококвалифицированных специалистов в области архивного хранения электронных документов.
Также в рамках сессии участники подняли вопрос корректности приема документов из разных источников данных. В ходе обсуждения эксперты сошлись во мнении, что проблему можно решить путем создания унифицированного формата источника данных.
Тематики: Интеграция, ПО
Ключевые слова: автоматизация архива, ЭДО, СКБ Контур, Минцифры