Электронный архив на платформе Docsvision помог «Роделен» ускорить проведение лизинговых сделок
В лизинговой компании «Роделен» завершено внедрение архива клиентских дел на базе СЭД/CSP-платформы Docsvision. Новое решение позволило сократить ручной ввод данных и ускорить процессы проверки документов от клиентов.
В рамках проекта в компании создано единое хранилище финансовых и юридических документов по лизинговым сделкам, реализованы механизмы для контроля комплектности этих документов и формирования отчётности по ним, а также настроены интеграции с учётной системой и службой электронной почты.
«Чтобы запустить сделку, нам необходимо собрать и согласовать большой пакет документов, с которым работает сразу несколько департаментов компании. При внедрении электронного архива мы ставили целью упорядочить хранение этих документов, исключить их дублирование в разных подразделениях и создать прозрачный механизм контроля. За четыре месяца эксплуатации в системе создано более 1800 карточек контрагентов и свыше 7000 карточек договоров, а объём электронного архива достиг 35 Гб. При этом процесс проведения сделок заметно ускорился, поскольку многие рутинные операции теперь автоматизированы», – отмечает Евгений Марков, директор по информационным технологиям лизинговой компании «Роделен».
Ускорить работу помогают шаблоны пакетов документов для карточек клиентов и договоров, настроенные в новой системе. При создании карточки в ней автоматически выводится список необходимых для проверки документов, соответствующий выбранному лизинговому продукту. Кроме того, в систему автоматически загружаются пакеты договоров и данные клиентов из учётной системы, а также документы, которые контрагент направляет по электронной почте.
Собранные файлы менеджер может в один клик отправить на проверку – система автоматически рассылает документы тем сотрудникам, которые за них отвечают. В задании отображаются только те файлы, по которым текущему сотруднику нужно принять решения. Бизнес-процесс завершается после того, как все необходимые документы загружены в систему и все задания на проверку завершены. При этом с помощью отчётов можно в любой момент посмотреть актуальную информацию по проверке файлов в системе: как в разрезе менеджеров, так и в разрезе клиентов или конкретных договоров.
Внедрение и настройку решения выполнила компания «Эркер» – золотой партнёр Docsvision.
«Архив клиентских дел создает единое цифровое пространство, которое обеспечивает быстрый доступ к документам. Благодаря этому организация может повысить скорость самых разных бизнес-процессов – от обработки обращений клиентов до ответов на запросы регуляторов. Так, в этом проекте мы настроили в том числе выгрузку связанных документов в файловую систему. В результате подготовка ответов на встречные проверки налоговых органов теперь занимает не рабочий день, а 10-15 минут», – рассказывает руководитель проектов компании «Эркер» Кристина Беглянина.
Решение «Архив клиентских дел» на платформе Docsvision обеспечивает централизованное хранение электронных документов и возможность доступа к ним из любых ИТ-систем, которые используются в компании (CRM, скоринг, АБС, фронт-офис и другие). Low-code инструменты Docsvision позволяют адаптировать процедуры хранения и обработки данных с учётом изменений бизнес-процессов и требований регуляторов.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: автоматизация процессов, СЭД, автоматизация архива, ДоксВижн, Электронные архивы, Российские платформы ECM, CSP