IBS создает единое цифровое пространство для работы с документами на базе Directum RX

Группа компаний IBS перевела в электронный вид процессы работы с корреспонденцией, договорами, организационно-распорядительными и закрывающими документами, а также централизовала управление проектным опытом. В системе уже хранятся около 50 тыс. договоров и 250 тыс. связанных документов.

До начала проекта сотрудники использовали несколько разрозненных инструментов: специализированные информационные системы, электронную почту и таблицы. Это усложняло контроль исполнения задач, увеличивало сроки согласования документов и затрудняло поиск информации. Чтобы сделать процессы прозрачнее и создать единую среду для работы с корпоративным контентом, компания выбрала цифровую платформу Directum RX.

Первым этапом проекта стала автоматизация обработки входящей и исходящей корреспонденции. В 2023 году специалисты секретариата и сотрудники региональных подразделений перешли на Directum RX. Новое решение объединило процессы в едином контуре.

Следующим направлением стала цифровизация договорной деятельности. В компании автоматизировали процесс согласования договоров. Теперь система самостоятельно определяет участников маршрута по матрице ответственности и переводит документы между этапами согласования. Одновременно оптимизировали и саму процедуру — количество обязательных согласующих сократилось, это помогло ускорить подготовку договорных документов.

Развитие продолжилось внедрением решений «Договоры» и «Счета на оплату». В систему перенесли около 50 тыс. карточек договоров и 250 тыс. связанных документов из ранее используемого ПО. Сегодня вся информация о соглашениях хранится в одном пространстве и доступна участникам процессов в актуальном состоянии.

С 2025 года на платформе Directum RX также ведутся согласование и регистрация организационно-распорядительных документов. Приказы и распоряжения проходят полный жизненный цикл. В IBS отмечают, что это повышает прозрачность процессов и упрощает контроль исполнения.

Еще одним направлением изменений стала работа с закрывающими документами. В системе появился сервис оформления заявок на их выпуск, который централизует взаимодействие участников процесса и обеспечивает прозрачность операций. В дальнейшем компания планирует автоматизировать формирование документов по заявкам и их последующий обмен через операторов электронного документооборота.

Отдельный проект реализован для управления проектным опытом. На базе Directum RX создали справочник, который помогает быстрее подготавливать конкурсные заявки, маркетинговые материалы и формировать проектные команды.

В ближайших планах компании — интеграция Directum RX с системой обмена электронными документами, автоматическое формирование договоров по шаблонам, развитие мобильных сценариев работы руководителей, а также расширение применения искусственного интеллекта в процессах обработки документов.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Directum, IBS