Контур.КЭДО помог Мовавике снизить расходы на кадровый документооборот на 50%

Новосибирский разработчик ПО для монтажа видео и фото Мовавика за четыре месяца перевел всех удаленных сотрудников на кадровый электронный документооборот в сервисе Контур.КЭДО, более чем в 2 раза сократил расходы и расширил географию найма.

Потребность в переходе на электронные кадровые документы возникла у Мовавики еще во времена пандемии, когда доля дистанционных работников резко возросла до 40%. Соответственно увеличился и объем документов, которые приходилось распечатывать и отправлять курьером, а потом ждать их подписанные экземпляры. Каждая такая посылка стоила компании более 1000 рублей.

Но основной причиной для перехода все же стали правовые риски, которые создавали для компании долгие ожидания оригиналов подписанных кадровых документов. У некоторых из них есть строгие сроки для подписания — их нельзя пропустить. Именно поэтому юристы организации поддержали кадровиков с их предложением о переходе на кадровый электронный документооборот.

При выборе сервиса в Мовавике увидели в Контур.КЭДО интуитивно понятный сервис, полностью отвечающий запросу. В Мовавике решили использовать КЭП для большинства сотрудников компании и нужно было решать задачу с идентификацией личности сотрудников для получения такого вида электронной подписи. Контур стал единственным оператором КЭДО, который помог решить эту задачу благодаря большой сети собственных удостоверяющих центров. Новые работники еще до трудоустройства получают КЭП и в первый рабочий день подписывают ей кадровые электронные документы.

Процесс согласования и подписания документа в сервисе Контур.КЭДО занимает не более 10 минут. Кадровик создает и подписывает документ, тут же получает подпись сотрудника и закрывает документооборот. В Мовавике уверены, что любой документ будет подписан вовремя, а у компании будет подтверждение и отправки документа, и его получения сотрудником.

Практически до нуля сократились расходы на курьерскую доставку. Финансовые затраты на КЭДО и электронные подписи как минимум в 2 раза меньше, чем траты на обмен бумажными документами. В числе других плюсов в Мовавике отмечают высвобождение времени кадровиков на другие задачи и возможность трудоустраивать людей, находящихся за границей.

Светлана Архангельская, руководитель отдела кадрового администрирования в Мовавике: "Мне кажется, что КЭДО — это must have для компаний, которые работают с дистанционными работниками. Но на своем опыте понимаю, что сначала нужно изучить законодательную базу, главы Трудового кодекса, которые относятся к ЭДО, закон «Об электронной подписи». Это поможет понять, какие документы будут подписываться электронными подписями, какие ЭП будут использоваться, как сотрудники будут их получать. От этого зависит и содержание локальных актов, которые обязательно нужно принять при вводе КЭДО, и необходимая функциональность сервиса. Также я бы договаривалась с интегратором о тестовом периоде. Пока не начнешь работать в программе — непонятно, подходит она или нет".

Тематики: ПО

Ключевые слова: СКБ Контур, КЭДО