Цифровой помощник CompanyMedia

Проект реализации сервиса "Цифровой помощник" в системе электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области стартовал в 2022 году. "CompanyMedia-Цифровой помощник" - это инновационный сервис в системе электронного документооборота, цель которого - минимизировать рутинные задачи руководителей и усилить эффективность процессов согласования и исполнения документов. Это достигается благодаря экономии времени, которое ранее затрачивалось на заполнение реквизитов листов согласования и резолюций, тем самым, освобождая ресурсы руководителя для более значимых задач.

Проблематика

Перед внедрением решений на базе искусственного интеллекта, ключевым шагом является анализ внутренних процессов организации. Он позволяет выявить, где сотрудники тратят больше времени, где возникают ошибки и какие этапы работы с документами вызывают наибольшие сложности. Отслеживание этих "узких мест" помогает определить, что именно требуется изменить. Анализ показал, что руководители тратят значительное время на выдачу резолюций и направление документов к исполнителям. Объем документов, подлежащих рассмотрению, варьируется от сотни на высшем уровне до нескольких сотен на нижних уровнях. Несмотря на поддержку помощников, руководители все еще вынуждены обрабатывать множество документов самостоятельно, что усложняется необходимостью выполнения множества действий в системе электронного документооборота, включая выбор исполнителей из большого списка, установку сроков и, при необходимости, формулирование текста резолюции и контрольных данных. Выбор исполнителей из больших списков, особенно при наличии одинаковых фамилий, требует дополнительного внимания.

Для решения этой задачи, специалисты компании "ИнтерТраст" - разработчика системы электронного документооборота CompanyMedia, предложили применять механизмы, основанные на использовании искусственных нейронных сетей. Эти современные технологии, способные к непрерывному самообучению, позволяют прогнозировать решения руководства, упрощая и оптимизируя процесс работы с документами.

Как работает «Цифровой помощник»

«Цифровой помощник» в системе электронного документооборота функционирует на основе принципов рекомендательной системы. Эти системы, подобно предсказательным алгоритмам, анализируют действия пользователя с определенным объектом, основываясь на предыдущей активности пользователя. Рекомендательные системы анализируют данные от множества других пользователей, чтобы выдать специфические рекомендации для каждого отдельного пользователя.

«Цифровой помощник» в системе электронного документооборота, подобно рекомендательным системам, предоставляет пользователю рекомендации действий, сравнивая текущий документ    с аналогичными документами и действиями других пользователей с похожими документами в подобных ситуациях. Внутри системы, данные, с которыми работает «Цифровой помощник» классифицируются на три категории: объекты (документы и их содержимое), процессы (взаимодействия с объектами, такие как исполнение документов, согласования) и субъекты (участники процесса). «Цифровой помощник», как и рекомендательные системы, применяет схожие методы, использует машинное обучение и нейронные сети.

Как же работает «Цифровой помощник»? Руководитель получает документ и ему необходимо принять решение о его маршрутизации. Он нажимает кнопку "Создать резолюцию", после чего система передает данные документа и информацию об иерархии исполнения механизму прогнозирования «Цифрового помощника». В ответ механизм прогнозирования возвращает данные о предполагаемых параметрах резолюции. Система открывает форму резолюции с уже автоматически заполненными полями, включая исполнителей (с указанием ответственного), срок исполнения, данные о контроле и текстом резолюции. Если необходимо, руководитель корректирует параметры резолюции и нажимает кнопку "Сохранить". Система сохраняет резолюцию и передает данные о документе и окончательной версии резолюции механизму прогнозирования для дальнейшего обучения.

Внедрение сервиса «Цифровой помощник» в Правительстве Новосибирской области

Сервис "Цифровой помощник" был запущен на тестовой группе пользователей в январе 2023 года. В состав тестовой группы входили как обычные пользователи, так и делопроизводители, а также помощники руководителей и руководители. Для работы "Цифрового помощника" были собраны данные, включая документы, взаимодействия с ними и участников процесса, за четвертый квартал 2022 года. На основе этих данных было проведено обучение "Цифрового помощника". После этого, сервис "Цифровой помощник" был успешно переведен в режим промышленной эксплуатации на тестовой группе пользователей.

В настоящее время сервис "Цифровой помощник" работает со следующими документами и операциями:

·         входящие документы, ОРД, внутренние документы, исходящие документы;

·         рассмотрение и исполнение (выдача резолюций) и согласование проектов документов (создание ЛС).

В феврале 2023 года тестовая группа пользователей сервиса «Цифрового помощника» была расширена. В нее вошли другие руководители, включая министра цифрового развития и его заместителей.

В ходе функционирования сервиса "Цифровой помощник" происходит постоянная адаптация его модели - добавляются новые данные (за различные периоды времени) для обучения, или, наоборот, сокращается объем данных, используемых сервисом для формирования рекомендаций с целью увеличения точности выдаваемых рекомендаций.

Итоги и перспективы

На текущий момент сервис «Цифровой помощник» продолжает активно развиваться.

На период 2024 - 2025 годов запланировано расширение функционала сервиса "Цифровой помощник" в нескольких направлениях. В одном направлении предполагается улучшение функциональных возможностей путем интеграции дополнительного поля "Тематика" в анализируемые объекты, а также предоставление возможности внедрения в модель выдачи рекомендаций на основе содержимого самих документов.

Другое направление – расширение полномочий сервиса. «Цифровой помощник» сможет производить автоклассификацию и авторегистрацию входящих документов в СЭДД. Также в возможностях «Цифрового помощника» будет не только с выдача рекомендацией, но и фактическая "роспись" документов в СЭДД.

С каждым годом объемы документооборота увеличиваются, и вместе с ними возрастают требования к ускорению и улучшению процессов обработки документов. Искусственный интеллект позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сокращать рутинные задачи сотрудников. В настоящий момент "Цифровой помощник" в системе электронного документооборота активно обучается управлению наиболее трудоемкими процессами руководителей в области обработки документов, успешно выполняя задачи по маршрутизации исполнения и согласования документов. Освободившиеся время и ресурсы можно использовать для повышения эффективности и развития новых направлений деятельности органов исполнительной власти.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: внедрение, СЭД, электронный документооборот, ИнтерТраст, ЭДО