В ГК МЕГАПОЛИС подписывают внутреннюю первичку удаленно с помощью Directum

В крупной компании по дистрибуции и логистике товаров отказались от ручного оформления внутренних первичных документов на бумаге и отсканированных копий. Обработка электронной первички в «полевых» условиях сократила сроки согласования и подписания на 5 дней.

ГК МЕГАПОЛИС завершила внедрение решений Directum для работы с первичными учетными документами в электронном виде. В итоге компания снизила налоговые и финансовые риски в бухгалтерском сегменте.

В результате проекта в группе компаний:

• организовали новые правила согласования, которые учитывают матричную систему управления — параллельное административное и функциональное подчинение;
• обеспечили подписание документов в пределах налогового периода за счет инфокиосков и мобильного приложения Directum Jazz;
• добились легитимности подписей торговых агентов, экспедиторов, кладовщиков, комплектовщиков, когда скорректировали локальные нормативные акты и оформили дополнительные соглашения к трудовому договору;
• снизили трудозатраты на документооборот на 80%: дополнительные ресурсы не требуются, несмотря на рост объемов бизнеса около 7-8% в год;
• упростили ведение архива и нормативно-справочной информации, ускорили поиск и подбор документов для налоговой, наладили системные проверки отсутствующих бумаг.

Кроме того, сократили расходы на печать, обслуживание принтеров, хранение, а также избавились от ручных проверок и дублирующих операций. Благодаря тому, что аудиторы управления внутреннего контроля имеют полный доступ к документам, снизилось количество запросов в разные подразделения компании.

Екатерина Головкина, руководитель управления развития внутренних бизнес сервисов финансового департамента ГК МЕГАПОЛИС:

«На привыкание и полную адаптацию к работе в системе у пользователей ушел год. Сейчас сотрудники положительно оценивают взаимодействие, а благодаря интеграции с планшетами торговых агентов и „полевых“ сотрудников проект получил дополнительную поддержку и признание. Поступает большое количество инициатив по трансформации текущих бизнес-процессов со стороны экономистов, логистов, юристов, которые увидели успешную работу бухгалтерии на платформе Directum RX, удобство быстрого согласования, подписания и контроля документов. Я очень довольна выбором продукта, который развивается, обогащается новыми инструментами и позволяет закрывать многие потребности нашей компании».

 

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: внедрение, электронный документооборот, Directum