AKFA Group внедрила Directum RX в 40 организациях холдинга
Группа производственных компаний Республики Узбекистан цифровизировала документооборот и бизнес-процессы, а также объединила все удаленные организации и заводы в единое информационное пространство на базе Directum RX. Более 600 сотрудников уже оценили преимущества дистанционной работы с заявками.
AKFA Group – холдинг Республики Узбекистан, включающий заводы по производству алюминиевых и ПВХ-профилей, радиаторов отопления и композитных панелей под брендами AKFA и IMZO.
Основные бизнес-процессы холдинга требовали оптимизации. Сотрудники отправляли документы бессистемно – на бумаге, через мессенджеры или электронную почту. Возникали ошибки, оригиналы терялись, а работа замедлялась. При ознакомлении с документами каждый сотрудник ставил «живую» подпись в бумажном журнале.
Чтобы повысить эффективность и прозрачность рабочих процессов, а также взять под контроль исполнительскую дисциплину, руководство компании AKFA Group приняло решение внедрить Directum RX. Как отметили в холдинге, одним из преимуществ вендора стало наличие базы знаний – справочной информации и кейсов, которые помогли бы при реализации проекта.
Переход в цифру
В AKFA Group решили не идти по стандартному пути внедрения – составления технического задания и передачи работ вендору.
Азизхан Муханов, руководитель отдела внедрения и эксплуатации информационных систем AKFA Group:
Внедрением системы занималась группа специалистов IT Centre холдинга AKFA Group. В итоге были цифровизированы ключевые процессы компании:
- регистрация входящих документов и вынесение резолюций;
- подача заявок на оборудование и обучение;
- исполнение поручений по резолюциям руководителей;
- регистрация и нумерация исходящих документов;
- ознакомление и контроль исполнения по приказам, положениям и распоряжениям;
- согласование служебных записок по направлению деятельности.
В ходе проекта внедрения была проведена интеграция Directum RX с Active Directory.
Описание и регламентирование процессов проходило совместно с отделом корпоративного развития. Руководство и пользователи системы активно включились в проект внедрения – тестировали, высказывали пожелания к функционалу. Благодаря такому подходу удалось эффективно вписать существующие бизнес-процессы в информационную среду, в системе появились новые возможности, наиболее точно отражающие специфику холдинга.
Сотрудники с высокой загрузкой используют Directum Solo. Мобильное приложение помогает им ускорить процессы: быстрее утверждать документы, создавать задачи, а также эффективно работать без привязки к офису.
Чтобы сотрудники быстро адаптировались к новому формату, было проведено масштабное обучение – разработаны, апробированы инструкции и руководства по эффективному использованию системы, а также запущена горячая линия для консультаций.
Оперативно решать поступающие запросы помогла трехлинейная система технической поддержки:
- Первая линия – Help Desk для анализа запросов конечных пользователей.
- Вторая линия – администрирование.
- Третья линия – экспертная поддержка.
Итоги проекта и планы
Результаты внедрения системы Directum RX:
- типовые маршруты и шаблоны ускорили работу с документами;
- автоматическое формирование отчетов в системе упростило контроль над исполнением поручений;
- цифровизация процессов документооборота на 75% сократила время обработки документов: регистрацию, рассылку, поиск, выполнение контрольных операций;
- разграничение прав доступа на уровне каждого филиала и места регистрации повысило безопасность данных;
- электронный документооборот сократил расходы на канцелярские товары и повысил скорость информационных потоков – распространение данных внутри компании, передачу документов между подразделениями или контрагентам.
В Directum RX цифровизированы бизнес-процессы отдела снабжения, юридической службы, а также HR-подразделения – оформление распоряжений на командировку, найм персонала и организация обучения на повышение квалификации.
Азизхан Муханов, руководитель отдела внедрения и эксплуатации информационных систем AKFA Group:
Тематики: Интеграция