АО «АЦБК» цифровизирует основные процессы с помощью Directum RX
Более 1500 сотрудников ведущего лесохимического предприятия России управляют внутренними документами, договорами и корреспонденцией в единой системе.
АО «Архангельский целлюлозно-бумажный комбинат» — одно из ведущих лесохимических предприятий России и Восточной Европы. Компания занимается производством картона, бумаги, целлюлозы и ученических тетрадей. В организации работает более 4200 сотрудников.
С развитием компании документов стало значительно больше, усложнились маршруты их движения. Низкая производительность ранее используемой СЭД не позволяла справляться с возросшей нагрузкой. Процесс было сложно контролировать, договорные документы согласовывались и обрабатывались только в бумажном виде. Все это негативно влияло на скорость труда сотрудников и эффективность работы компании в целом. Перед руководством встала задача оптимизации документооборота на базе новой, гибкой информационной системы.
Выбор был сделан в пользу Directum RX благодаря целому ряду функциональных и рыночных преимуществ: возможность распределенной работы и наличие практики интеграции с учетными системами, легкое масштабирование, потенциал для интеграции с системами юридически значимого документооборота. Определяющими факторами также стали доступная цена и высокие квалификации вендора в области внедрения.
Все основные бизнес-процессы в цифровом виде
Проект стартовал в апреле 2020 года. Все основные этапы внедрения проведены в дистанционном режиме. С сентября сотрудники АО «Архангельский ЦБК» и двух дочерних компаний используют преимущества сквозных цифровых процессов:
- сократилось время на обработку входящей и согласование исходящей корреспонденции, документы автоматически регистрируются в советующих журналах,
- повысилось удобство согласования и утверждения приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников ведется в системе с использованием электронных подписей (где это возможно) и легко контролируется с помощью автоматических отчетов;
- стало прозрачнее управление внутренними документами (служебными записками, различными инструкциями, планами-графиками, документами инженерной службы), пользователям доступна история работы с информацией;
- согласование договоров и приложений к ним ведется по преднастроенным маршрутам, соблюдается контрактная политика, а у инициатора есть возможность в любой момент узнать, на какой стадии процесс;
- работа с совещаниями значительно ускорилась: автоматически формируется повестка и протокол, принятые решения отправляются на исполнение с помощью поручений;
- автоматизирована работа с сервисными заявками, которые позволяют сотрудникам быстро оформить обращения для проведения работ отделом связи, занесения в учетную систему SAP ERP новой организации, пользователя, для выдачи прав, соответствующих должностям.
Специалисты Directum провели миграцию исторических данных: 15 тыс. контрагентов и более 35 тыс. документов.
Система Directum RX c помощью веб-сервисов интегрирована с продуктами SAP, это в разы ускоряет актуализацию информации в разных системах. Из Directum RX в SAP ERP передается информация о договорах и дополнительных соглашениях, из SAP HR в Directum RX — данные об организационной структуре, сотрудниках, подразделениях и должностях.
Итоги проекта и планы
По итогам внедрения системы Directum удалось:
- сократить ошибки, связанные с человеческим фактором;
- гибко настроить и разграничить права доступа для усиления безопасности конфиденциальной информации;
- перевести в цифровой вид ключевые бизнес-процессы.
Специалисты АО «АЦБК» продолжают оптимизировать процессы с учетом возможностей Directum и ожидают развития системы вендором в необходимых для АО «АЦБК» направлениях. Следующий этап цифровизации — выстраивание сквозного согласования и подключение контрагентов к взаимодействию с помощью сервиса юридически значимого электронного документооборота и дальнейшая интеграция с учетной системой SAP ERP.
Тематики: Интеграция