«Астерос Консалтинг» расширил функционал КСЭД РКК «Энергия»

Компания «Астерос Консалтинг» расширила и оптимизировала функционал корпоративной системы электронного документооборота ракетно-космической корпорации «Энергия» им. С.П. Королева. Ожидается, что новые технологии, реализованные консультантами, позволят оптимизировать делопроизводственные процессы на ракетно-космическом предприятии.

Масштабные объемы делопроизводства в корпорации включают сотни единиц ежедневной корреспонденции и деловой документации. Организация бесперебойного движения и оперативного учёта документов имеют ключевое значение для эффективной деятельности всего предприятия. Уделяя пристальное внимание современным технологиям операционного управления, руководство РКК «Энергия» выбрало команду «Астерос Консалтинг» для оптимизации функционала существовавшей в корпорации системы электронного документооборота в соответствии с новыми требованиями бизнеса.

Корпоративная система электронного документооборота (КСЭД) работала на базе технологий EMC Documentum и управляла движением договоров, приказов, распоряжений и т.д., рассказали CNews в «Астерос Консалтинг». Такие типы документов, как входящая, исходящая и служебная корреспонденция, в контур решения не входили. При этом территориальная удаленность головного офиса РКК «Энергия» в Королеве, производственных и административных корпусов существенно затрудняла доставку, а также увеличивала риски утери документов и расходы на курьерские услуги. С этого участка объединенная команда специалистов «Астерос Консалтинг» и РКК «Энергия» начала развитие системы.

На базе модуля EMC Captiva было настроено потоковое сканирование и распознавание входящих бумажных документов. Их электронным версиям, помещенным в СЭД, будет автоматически присваиваться штрих-код, позволяющий легко идентифицировать документы. Решение также интегрировано с системами факсооборота и входящей электронной почтой.

Автоматизированные инструменты, разработанные консультантами «Астерос», позволят сотрудникам РКК «Энергия» оперативно и четко проводить регистрацию входящих и исходящих документов, получаемых и отправляемых по разным каналам доставки, расписывать поручения по ним и контролировать их исполнение. Теперь абсолютно все документы, с которыми имеет дело корпорация, могут отслеживаться в единой системе — стоит им только попасть в организацию.

Благодаря тесной совместной работе специалистов «Астерос Консалтинг» и РКК «Энергия» в рамках проекта было разработано решение, создавшее фундамент для перехода к юридически значимому электронному документообороту. На первом этапе в организации был развернут интегрированный с платформой EMC Documentum удостоверяющий центр электронной подписи, созданный на базе технологий «Сигнал-КОМ» и «Крипто Про».

Однако сразу после старта системы проектная команда столкнулась с нетривиальной задачей. По информации «Астерос Консалтинг», окончательно согласованные в СЭД и уже подписанные бумажные документы не имели электронных аналогов в системе, так как регистрация бумажного документа происходит после его электронного подписания в системе. Это затрудняло получение их реальных копий. Решить проблему удалось с помощью автоматизированного проставления факсимиле на электронных версиях документов, хранящихся в СЭД. Консультанты «Астерос Консалтинг» разработали специальный механизм, с помощью которого подписанные электронной подписью документы автоматически конвертируются в PDF-формат, регистрируются и «штампуются» электронными факсимиле руководителей. После этот файл хранится в виде скан-копии в КСЭД и может быть отправлен в цифровой архив, откуда извлечь его уже не составит труда, пояснили в компании.

«На протяжении всей 67-летней истории предприятия, ставшего первенцем отечественной ракетно-космической индустрии, в корпорации уделялось особое внимание сохранению и передаче знаний в области научных исследований космического пространства, создания ракетных комплексов различного назначения, грузовых кораблей, разработки и эксплуатации российского сегмента Международной космической станции (МКС). Все эти работы тесно сопряжены с документарными бизнес-процессами. Именно поэтому обеспечение непрерывного бесперебойного движения и оперативного учёта документов имеет ключевое значение для эффективной деятельности всей корпорации, — подчеркнула Елена Клеймёнова, руководитель научно-технического центра «Корпоративные информационные технологии» РКК «Энергия». — Мы выражаем искреннюю благодарность коллегам из “Астерос Консалтинг” в сотрудничестве с которыми мы оптимизировали и развили функционирующую в РКК “Энергия” систему документооборота».

Сегодня новая система электронного документооборота в корпорации используется только для внутреннего делопроизводства. Пользователями данной системы в основном являются руководящий и административный персонал корпорации. В будущем РКК «Энергия» планирует перейти на электронный документооборот со всеми внешними партнерами.

«Благодаря активному участию РКК “Энергия” в реализации проекта, создается система электронного документооборота, которая гарантирует, что ни один документ не потеряется, а входящая корреспонденция будет оперативно доставлена. Более того, внедренные технологии позволяют сократить время и затраты на другой проект — создание электронного архива корпорации, что стало еще одним дополнительным результатом нашей совместной работы», — добавил со своей стороны Илья Федоринин, руководитель практики управления контентом компании «Астерос Консалтинг».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система электронного документооборота