Автоматизация делопроизводства «Ленгипронефтехим» – с оборотом 500+ документов ежедневно

В результате автоматизации делопроизводства на базе платформы Docsvision сотрудники «Ленгипронефтехим» сократили временные затраты на ежедневную обработку документов.

«Ленгипронефтехим» – ведущий российский проектировщик с 75-летним опытом работы и штатом более 500 квалифицированных специалистов. В портфолио предприятия более 400 спроектированных заводов в России и мире. Ежедневно в компанию поступает около 500 документов в электронном и бумажном виде. Столь значительный объем документации связан с тем, что «Ленгипронефтехим» проектирует нефтеперерабатывающие предприятия, а данный вид деятельности строго регламентирован контролирующими органами и требует официальной коммуникации с партнёрами, подрядчиками, заказчиками. Чтобы обеспечивать единый сквозной процесс работы с документами: от регистрации до подписания с сохранением истории изменений, - организации требовалось единое ИТ-решение.

Проанализировав ряд BPM/ECM-систем, руководство «Ленгипронефтехим» сделало выбор в пользу платформы Docsvision. В ней уже содержится ряд важных базовых решений. Платформа легко настраивается и развивается с помощью множества удобных (Low-Code) редакторов с минимальными вложениями в программирование.

На первом этапе внедрения Docsvision был автоматизирован документооборот. Все процессы, включающие работу с входящими/исходящими, организационно-распорядительными документами и служебными записками, собраны в едином цифровом пространстве. В результате существенно сократилось число операций с документами. Помимо проектной разработки, которая проводится с учётом специфики конкретного предприятия, в Docsvision также есть готовое решение по автоматизации делопроизводства.

По словам Дмитрия Павленко, начальника ОАП и ИТ «Ленгипронефтехим, следующий этап – перевести в систему больше внутренних процессов таких, как, например, согласование договоров и совещания. Ещё в планы входит организовать электронный архив проектной и технической документации.

Результат

В системе ежедневно работают все сотрудники и руководство «Ленгипронефтехим». Ежедневно в системе создаётся не менее 700 поручений. Поддерживается юридически значимый документооборот. Исключена повторная регистрация документов, разработаны удобные маршруты документов, применяются цифровые подписи. Данные, попадающие в организацию по электронной почте, проходят регистрацию в Docsvision автоматически.

Эффективность внедрения:

• Сокращены временные затраты на обработку документов
• Реализован единый сквозной процесс работы с документами – от регистрации до подписания
• Обеспечена возможность удалённой работы 
• Документы, созданные и подписанные в системе, имеют юридическую значимость 

По словам руководителя департамента внедрений «ДоксВижн», Лины Лысковой, реализация проекта «Ленгипронефтехим» позволила перейти от тестирования стандартных решений к тонкой настройке процессов делопроизводства. Проект наглядно продемонстрировал широкую функциональность и возможности системы Docsvision.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация, электронный документооборот, Docsvision, ДоксВижн