DIRECTUM обеспечивает единое пространство для ГК «Локомотивные технологии»

Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, завершила масштабный проект в сервисном холдинге «Локомотивные технологии». Особенностью проекта стала географическая протяженность – единая информационная среда связала 8 часовых поясов и более 150 структурных организаций.

ООО «Локомотивные технологии» - компания, интегрирующая управление сервисным локомотивным холдингом «ЛокоТех». Объединенная Группа компаний включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. В холдинг «ЛокоТех» входят ОАО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС – Лизинг», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис». Штатная численность Группы компаний превышает 60 000 человек. Производственную базу холдинга составляют 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных локомотивных депо по всей России, которые обеспечивают сервисное обслуживание более 15 000 локомотивов.

Стратегические цели проекта внедрения

С развитием и укрупнением компании потребовался гибкий и технологичный инструмент управления бизнесом, который позволил бы оптимально выстроить внутренние процессы и грамотно организовать документооборот, а не стал формальной надстройкой к ИТ-инфраструктуре предприятия.

Внутренняя рабочая группа УК «Локомотивные технологии» выбирала ECM-систему по конкретным требованиям:

    широкая функциональность;
    наличие готовых решений;
    возможность адаптации под бизнес-процессы;
    мощность и масштабируемость платформы;
    возможность работы через веб-доступ.

В результате выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Широкая функциональность системы – наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений позволяют закрывать большой спектр бизнес-задач организаций. Открытость и масштабируемость платформы обеспечивают легкое расширение возможностей системы. Благодаря веб-клиенту пользователи могут работать в DIRECTUM удаленно в режиме онлайн с различных мобильных устройств, что отвечает современным требованиям ведения бизнеса.

Реализация проекта была доверена генеральному партнеру вендора – компании МайТэк. Приступая к внедрению, специалисты МайТэк совместно с рабочей группой заказчика выделили ключевые стратегические цели проекта:

    снизить загрузку административно-управленческого персонала;
    организовать единое информационное пространство для пользователей различных систем с целью оптимизации их трудозатрат;
    организовать эффективный контроль исполнения поручений на всех уровнях управления в холдинге;
    полностью перейти на электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает слаженную работу всех подразделений

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда проекта четко сформулировала задачи внедрения и определила основные процессы для автоматизации:

    рассмотрение входящих документов, контроль исполнения поручений;
    согласование исходящих писем во внешние и дочерние организации и другие зависимые общества;
    оформление, согласование, передача и отзыв доверенностей;
    согласование приказов и распоряжений, ознакомление и исполнение документов;
    создание и согласование договорных документов и заявок на оплату, создание единого реестра;
    согласования и исполнение служебных записок;
    оформление, согласование и выполнение заявок в IT.

Решение поставленных задач реализовано с помощью базовых модулей DIRECTUM, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было реализовано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко изменить при редактировании регламентов предприятия. Это делает настройку типовых маршрутов простой и понятной, что значительно сокращает стоимость и трудозатраты на сопровождение системы в дальнейшем, а также ее поддержку и развитие (подключение к системе новых компаний).

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

В ходе реализации проекта была настроена глубокая интеграция с 1С на уровне процессов. В DIRECTUM перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 000 записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает DIRECTUM.

Кроме того, были автоматизированы процессы управления доверенностями, заявками в IT и заявками на расходование денежных средств.

О результатах и масштабах проекта

Проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 1000 сотрудников в более, чем 100 организациях холдинга. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей компания МайТэк организовала круглосуточную службу поддержки. Более того, отличительной особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ DIRECTUM.

"Основной эффект, достигнутый на сегодняшний момент, выражается в повышении общего уровня исполнительской дисциплины, – рассказывает руководитель проекта от Исполнителя Касимов Денис. – В частности, было сформировано единое информационное пространство с единой точкой входа, унифицированы управленческие процессы в холдинге, повышена скорость доведения поручений до конечных исполнителей и реализован контроль поручений до уровня руководства заводов. В результате чего повысился уровень исполнения поручений: выполняется 90% поставленных поручений".

"Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.), – комментирует проект внедрения СЭД DIRECTUM Заместитель Генерального директора по правовому сопровождению – Руководитель аппарата Генерального директора ООО «Локомотивные технологии», Терехина Лилия. - В ближайшем будущем ожидаем сокращение затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов".

Тематики: Web

Ключевые слова: Directum