Directum осваивает «Лукойл»

ООО «Управление социальных объектов» занимается обслуживанием социально-значимых объектов в городах Когалым, Лангепас и Урай Ханты-Мансийского автономного округа Тюменской области, предназначенных для жизнеобеспечения работников нефтедобывающей отрасли и членов их семей. Среди объектов, которыми управляет предприятие, значатся общежития, памятники культуры, физкультурно-оздоровительные комплексы, административные и промышленные здания. На сегодняшний день на предприятии работает около 2 тысяч сотрудников.

В последние годы развитие ООО «Управление социальных объектов» сдерживали организационные сложности, связанные с медленным поиском документов, трудностями отслеживания движения документов на всех этапах жизненного цикла, длительностью сроков их подготовки и согласования. При этом топ-менеджмент ООО «Управление социальных объектов» нуждался в более совершенных инструментах контроля исполнения резолюций.

Поэтому перед руководством предприятия встал вопрос о необходимости внедрения ECM-системы, функционал которой позволил бы оптимизировать весь комплекс работ с документами, включая внутренние процессы компании. При этом пожеланиями к системе также стали удобный интерфейс, простота и легкость освоения.

В итоге руководство ООО «Управление социальных объектов» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. Выбранное решение полностью удовлетворяло потребностям и целям компании, поддерживая полный жизненный цикл управления документами и обеспечивая эффективную организацию и контроль деловых процессов. Среди преимуществ системы представители предприятия также отметили интуитивно понятный интерфейс и возможность территориально-распределенной работы. Важную роль в принятии решения сыграло и наличие успешных внедрений Directum на предприятиях социальной сферы.

Проект стартовал в середине августа 2010 года. Поставку и внедрение осуществляют специалисты компании Directum. Перед проектной группой, состоящей из специалистов Directum и сотрудников IT-отдела заказчика, поставлены следующие задачи:

 - организация электронного архива документов; 

 - автоматизация делопроизводства и контроля исполнения поручений; 

 - автоматизация процесса договорного управления; 

 - регистрация входящей и исходящей корреспонденции в канцелярии; 

 - автоматизация процесса согласования входящих счетов. 

Первым этапом внедрения станет анализ бизнес-процессов предприятия и разработка проектных решений.

Задачи проекта будут решаться с помощью функционала Базовых модулей Directum, а также модулей «Канцелярия», «Управление договорами». Для регламентации и автоматизации бизнес-процессов, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и уведомлением об оплате счетов, предполагается внедрение специализированного бизнес-решения «Directum: Согласование счетов на оплату». В рамках проекта планируется автоматизировать работу 60 пользователей, включая руководство, которое получит возможность визировать и утверждать электронные документы с помощью ЭЦП.

В итоге проекта ООО «Управление социальных объектов» получит полноценный инструмент управления взаимодействием и документооборотом, который позволит оптимизировать и развить внутренние процессы компании и вывести их на качественно новый уровень. Будут ускорены процессы обработки и движения документов, сокращено время на создание и поиск документов, автоматизирована работа канцелярии, договорных процессов, введены новые механизмы контроля исполнения поручений.

В перспективе планируется расширение использования системы. В частности, предполагается внедрение модуля «Управления совещаниями», а также бизнес-решения «Directum: Управление тендерами», что позволит получить экономический и управленческий эффект в виде сокращения времени подготовки и проведения совещаний и работы с тендерной документацией.