DIRECTUM поддерживает работу Центра зимних видов спорта мирового класса «Жемчужина Сибири»

Завершилось внедрение системы DIRECTUM в ОЦЗВС «Жемчужина Сибири». По итогам проекта руководство Центра отметило значительное ускорение документооборота и контролируемость процессов согласования.

Компания «Систем-Консалт», сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила проект внедрения DIRECTUM в Тюменском Областном центре зимних видов спорта «Жемчужина Сибири». Это современный тренировочный и соревновательный комплекс мирового масштаба. Независимая инфраструктура позволяет проводить полный спектр учебно-тренировочных мероприятий по подготовке российских спортсменов и соревнования мирового уровня. В течение года в ОЦЗВС «Жемчужина Сибири» проходит порядка 10 соревнований по лыжным гонкам и биатлону.

Трофимов Владимир, коммерческий директор «Систем-Консалт»:

Переговоры о внедрении DIRECTUM мы вели с «Жемчужиной Сибири» почти 2 года. Задолго до начала проекта внедрения мы конкретизировали все основные задачи и запланировали оптимальное время для старта работ, когда персонал не будет перегружен текущей работой. В ходе внедрения DIRECTUM мы всегда опираемся на ключевых сотрудников заказчика.

Выбор в пользу системы DIRECTUM обусловлен ее высокой функциональностью и понятным интерфейсом. Кроме того, на этапе выбора руководство Центра ознакомилось с отзывами текущих клиентов.
   
Проект внедрения DIRECTUM стартовал в ноябре 2014 года. Перед проектом были поставлены две ключевые задачи: ускорить документооборот между подразделениями и повысить контролируемость процессов согласования документов. На первом этапе внедрялось бизнес-решение «Классическое делопроизводство», кроме того, специалистами «Систем-Консалт» был специально разработан маршрут согласования договоров по закупкам.

Так, автоматизация затронула основные процессы:

    регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
    согласование, регистрация и рассылка внутренней организационно-распорядительной документации;
    ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям;
    работа со служебными записками различных видов;
    согласование договоров по закупкам.

Все ключевые сотрудники «Жемчужины Сибири» прошли обучение по специализированным учебным курсам DIRECTUM, часть сотрудников была обучена непосредственно на рабочих местах в ходе этапа опытно-промышленной эксплуатации.

По завершении проекта внедрения весь административный персонал «Жемчужины Сибири», руководство и сотрудники основных подразделений, перешли на электронный документооборот. С первых дней работы в системе DIRECTUM отмечается значительное сокращение времени согласования документов. Например, на согласование служебных записок вместо нескольких дней уходит несколько часов, а рассмотрение договоров по закупкам занимает всего 3-5 дней вместо нескольких недель.

Черепанов Алексей Владимирович, первый заместитель директора ОЦЗВС «Жемчужина Сибири», комментирует результаты проекта:

Многие подразделения «Жемчужины Сибири» разнесены по территории спортивного центра, и уже с первых недель использования системы DIRECTUM стало заметным существенное ускорение работы сотрудников, поскольку отпала необходимость тратить время на личную передачу документов

В феврале 2015 года система DIRECTUM была передана в промышленную эксплуатацию. Дальнейшее обслуживание и развитие СЭД ИТ-специалисты ОЦЗВС «Жемчужина Сибири» будут выполнять самостоятельно. На следующем этапе руководство Центра планирует внедрение бизнес-решений «Управление договорами» и «Управление тендерами».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Directum