DIRECTUM в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба

23.04.2015

ECM-система DIRECTUM стала не просто связующим звеном для десятка информационных систем ОАО «Сургутнефтегаз», а базой для автоматизации сквозных бизнес-процессов и создания единого стандарта управления документами. Экономия временных, трудовых и материальных ресурсов на каждом этапе повлекла за собой ряд других улучшений. Учитывая масштабы компании, эффект от проекта будет нарастать с каждым годом.

ОАО «Сургутнефтегаз» – одна из крупнейших нефтяных компаний России, активно развивающая секторы разведки и добычи нефти и газа, переработку газа и производство электроэнергии, производство и маркетинг нефтепродуктов, продуктов нефте- и газохимии. На долю компании приходится около 12% добычи нефти и 20% газа, добываемых в России.

На сегодняшний день численность сотрудников предприятия составляет более 100 000 человек, а структура компании включает десятки подразделений. Стабильную и слаженную работу столь большой команды обеспечивает единая информационная система (ЕИС) ОАО «Сургутнефтегаз» – это более 200 программных продуктов, интегрированных между собой.

Деятельность любого предприятия, независимо от масштаба, можно представить в виде набора бизнес-процессов и задач в рамках реализации процессов. Каждая задача, как правило, выполняется на основании поступающих документов, и при отсутствии общей концепции документооборота типовые документы обрабатываются по отдельности. Это ведет к их многократному тиражированию как в электронном, так и в бумажном виде, вызывает трудности в получении актуальной информации о состоянии работ. Автоматизации делопроизводства недостаточно, требуется комплексный подход для управления информацией различных направлений деятельности: от организационной до основного производства и управления персоналом.

В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации были определены основные задачи:


В 2010 году сотрудники компании DIRECTUM вышли с предложением решения поставленных задач. Перед организацией тендера были проведены совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в DIRECTUM, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом – SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы DIRECTUM.

Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть», отмечает: "Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки. И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию DIRECTUM".

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция DIRECTUM с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ОАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

Алексей Ардамин, начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте Управления делами ОАО «Сургутнефтегаз»: "В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована. Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей".

Количество реализованных интеграционных решений, их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.

Интеграция DIRECTUM с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Благодаря интеграции DIRECTUM в ЕИС компании решены важные задачи:

    В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании – первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему DIRECTUM синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.

    Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано. Ведение полномочий пользователей системы DIRECTUM организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя – делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.

    Контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6 000. Еще одно интеграционное решение с ABBYY Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в DIRECTUM, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен – по прошествии времени забывается от кого и когда документы были получены, кем созданы.

    Бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы DIRECTUM построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ОАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.

Шумцов Александр ,заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК технического управления ОАО «Сургутнефтегаз»: "Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы. Еще на начальной стадии работ специалисты DIRECTUM провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку. Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы DIRECTUM. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения".

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Directum