E-Com подсчитала, как на EDI сэкономить 4 млн руб. в год

Компания E-Com оценила бизнес-процессы в ритейле за 2015 г. и выделила два основных направления, которые непосредственно влияют на процесс оптимизации: количество отправляемых заказов и количество поставок в месяц. «Благодаря этим элементам с помощью электронного обмена данными (EDI) можно легко оптимизировать работу персонала и получить экономию в размере p372 тыс. в месяц, или более p4 млн в год», — прокомментировал полученные результаты за год руководитель отела интеграционных решений E-Com Эдуард Кишковский.

Как известно, существует ряд стандартных EDI-сообщений: заказ (ORDERS), ответ на заказ (ORDRSP), уведомление об отгрузке (DESADV), уведомление о приемке (RECADV), электронный счет-фактура и другие. Однако наиболее востребованным и важным среди них является именно ORDERS — с него и начинаются взаимоотношения покупателя и поставщика, отметили в компании. Благодаря внедрению этого документа предприятие зачастую экономит на факсимильной связи и телефонных переговорах, а также на сокращении штата сотрудников.

По словам Георгия Багрова, старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами группы компаний «Каравай», у них в компании через EDI проходит порядка 70-100 тыс. заказов в месяц. Экономия на их обработку составляет 3500 человеко-часов. А представители компании-дистрибьютора алкогольной продукции «Торговый дом РОССИЧ» отметили, что благодаря интеграционному решению на предприятии смогли значительно сократить время обработки заказов — один оператор теперь способен обработать более 300 документов в день, исключая ошибки ввода некорректных позиций.

«Однако стоит заметить, что заявленные суммы в p4 млн в год экономили преимущественно крупные предприятия, — подчеркнул Эдуард Кишковский. — Это связано непосредственно с объемом электронного документооборота, так как максимальная эффективность достигается в случае интеграции учетной системы предприятия с системой EDI-провайдера».

Как отметила Наталья Янгибаева, ИТ-директор торговой сети «СПАР Миддл Волга», именно благодаря интеграции внутренней учетной системы ритейлера с EDI-платформой Exite-Evolution и подключению к процессу своих поставщиков компании удалось сократить вдвое количество сотрудников по приемке товаров, а значит, и снизить издержки на заработную плату.

При подсчете экономической эффективности специалисты E-Com за исходные данные взяли: среднее количество отправляемых заказов — 5 тыс. в месяц; среднюю зарплату одного сотрудника при 8-часовом рабочем дне (по данным Росстата за 2015 г.) — p31 тыс. в месяц. Проведенный хронометраж рабочего времени свидетельствует, что время, затраченное на ручную обработку заказа, составляет около 30 минут, через EDI — 5 минут.

Таким образом, за смену один сотрудник при бумажном документообороте отправит 16 заказов, при электронном — 96. Для обработки исходного количества документов при первом варианте потребуется (5 000/16х21,75=14,36) около 14 сотрудников, при втором (5 000/96х21,75=2,39) — 2. Уменьшение персонала на одной операции приводит к экономии по следующей формуле 12х31000. Такой подсчет в итоге и приводит к сумме в p4 млн в год, пояснили в E-Com.

«По своей сути, алгоритм расчета эффективности достаточно прост, главное — понять, какой функционал необходимо внедрить для достижения поставленной цели и определиться с исходными данными», — рассказал о принципе расчета Эдуард Кишковский. По его словам, суммируя подсчитанную экономию от каждого внедренного компонента, получается ощутимая эффективность проведенной оптимизации. Таким образом, благодаря модернизации бизнес-процессов в связи с переходом на EDI компания экономит буквально на каждом этапе взаимодействия с контрагентом, начиная от формирования заказа и заканчивая поставкой товара и оформлением электронного счета-фактуры, заключил представитель E-Com.

Опубликовал: Борис Беляев (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация бизнес процессов, электронный документооборот