Электронная почта - инструмент для согласования?

Дамир Мухутдинов26 сентября 2013 г. 13:38
Вопрос читателя: Для организации системы согласования нельзя ли обойтись обычной электронной почтой? Зачем нужна ECM-система?

Электронная почта – может быть использован как инструмент для согласования. Можно обойтись электронной почтой и не внедрять ECM -систему. Приведу аналогию с автомобилем и велосипедом. Из точки А до точки В можно добраться на велосипеде. На свежем воздухе, не спеша и не затратив средств на приобретение автомобиля.
Но, есть несколько ограничений. Затрону лишь некоторые:
● порой, из точки А в точку В необходимо добраться быстрее. Не за час, а например за 15 минут, но преодолеть такое расстояние на велосипеде за это время просто невозможно;
● расстояние от точки А до точки В может оказаться настолько большим, что на велосипеде этот путь можно просто не преодолеть;
● может пойти дождь и за поворотом вас может окатить водой невнимательный водитель;
● после дороги желательно принять душ, что не в каждой точке В предусмотрено;
● порой, в точке В надо быть в галстуке и в отглаженном костюмчике;
● летом жарко, а кондиционер на велосипеде не предусмотрен;
● зимой по гололеду сложно ездить, да и холодно;
● без присмотра велосипед не оставишь, а в точке В не всегда есть оборудованная парковка.
Также ограничения есть и при использовании электронной почты при согласовании того или иного документа. Вот лишь наиболее важные и критичные:
● нет возможности повлиять на исполнительскую дисциплину, так как нет автоматически создаваемых отчетов в процессе согласования. Нет прозрачности процессов и уведомлений ответственным лицам и контролерам при нарушении сроков согласования
● сложные регламенты невозможно предусмотреть в электронной почте, либо приходится изучать регламент каждому инициатору, чтобы правильно выстроить процесс согласования;
● отсутствие доступной истории работы с поручениями также вносит свои неудобства при оперативном вмешательстве;
● переписку по согласованию в любой момент можно удалить и потом не найти концов;
● нет возможности запрета на редактирование документа и подписание электронной подписью.
Конечно же, автомобиль требует средств на амортизацию, на бензин, на приобретение самого автомобиля и ремонт в случае поломки. Но автовладельцы меня поймут, если я скажу, что эти затраты с лихвой окупаются мобильностью, удобством и комфортом от владения.
Но и автомобили бывают разные, как и системы электронного документооборота. На рынке можно найти на любой вкус: от отечественной «шестерки» до Bentley. Все зависит от средств, желания и необходимости.
Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот