Электронные документы в госсекторе: реалии и проблемы

Нередко о степени готовности государства к переменам можно судить по нормативным правовым актам. Серые зоны и «дыры» в регламентации тех или иных аспектов наглядно демонстрируют неспособность к решению насущных вопросов. Тема электронного взаимодействия — яркое тому подтверждение.

Опубликованные недавно «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» указывают на проблемные зоны при использовании электронного документа как внутри госоргана, так и при взаимодействии с внешними организациями. Эксперты отмечают ряд изменений в главе об особенностях работы с электронными документами: появление понятия «электронная копия документа», заменившего «электронный образ», а также список реквизитов, который включает присущие электронным документам «отметку об ЭП» и «ссылку на документ».

Содержание новых Правил в определенной степени отражает современный уровень автоматизации госорганов. «Нынешнюю фазу перехода на электронный документооборот можно охарактеризовать так: что удалось формализовать и вывести из зоны субъективной/экспертной оценки, то уже перевели (ФНС, ФТС, Росреестр). В ведомствах, где это не удалось или невозможно формализовать, либо работают с бумагой, либо используют СЭД в виде средства доставки», — полагает независимый эксперт Владимир Алеев.

"Если не ограничиваться только организационно-распорядительными документами (ОРД), работу с которыми и регламентируют Правила, то можно сказать, что электронный документооборот начинает доминировать в государственном секторе. Одновременно пошёл процесс истребления за ненадобностью многих видов традиционных документов — подчеркну, идёт не просто их перевод в электронный вид, а полный отказ от них и использование вместо них разного рода баз данных, реестров и регистров. Кроме того, осталось мало видов документов, которые нельзя было бы перевести в электронный вид«,— считает Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС.

По ее мнению, правовые барьеры в основном уже ликвидированы и тормозом чаще служат проблемы с финансированием и кадрами, а также нерешённость вопроса о длительном и архивном хранении электронных документов.

Действительно, вопрос создания рекомендаций по оптимизации длительного и постоянного хранения электронных документов на протяжении многих лет остается нерешенным, отданным на откуп самих госорганизаций, вынужденных самостоятельно решать задачи долгосрочного хранения документов. Тем не менее, учитывая наличие современного ПО и методических разработок ведущих вендоров, проблемы здесь нет. Законодателю следует лишь перестать упираться в создание оптимальных условий хранения документов на съемных носителях. Должен быть создан порядок размещения электронных документов в информационной системе и их последующей передачи в архив. Настоящие же Правила лишь указывают на хранение отправленных и исполненных документов в информационных системах федерального органа исполнительной власти.

Вопросы хранения неразрывно связаны с систематизацией электронных документов в дела и формированием номенклатуры дел. Здесь, увы, также наблюдаются пробелы, нередко связанные с наличием смешанного документооборота.

«Проблем с ведением бумажного дела нет — документы подшиваются в папку. Проблем с ведением электронного дела тоже нет — создавай раздел в СЭД или присваивай статус принадлежности к конкретному делу, которое по номенклатуре ведется в электронном виде. А вот со смешанным делом проблема. Например, я отправил запрос в ФОИВ через портал госуслуг, а ответ по моей просьбе подготовили на бумаге и прислали по почте. В дело должны одновременно попасть оригиналы моего электронного запроса и их бумажного ответа. Смешанные дела распространены в разных сферах, и проблема пока не решена», — констатировал г-н Алеев.

«Электронные дела в правилах только упомянуты (до этого говорилось просто о делах), и всё. Между тем, там, где электронные дела и досье формируются в силу деловой необходимости — это уже давным-давно делается. Не проходит недели, чтобы не было объявлено о создании очередного крупного государственного реестра или информационной системы, которые такие дела и досье поддерживают (часто под другим названием). Переход на электронные дела при работе с ОРД, которая в значительной степени остается бумажной, пока что не форсируется. Это связано, с одной стороны, со сложной финансовой обстановкой, когда нет лишних денег на повсеместное внедрение и модернизацию СЭД, поддерживающих ведение электронных дел, а с другой — часто нет и острой потребности в таком переходе. Поэтому каждое ведомство в ближайшее время будет работать с ОРД так, как ему удобнее», — ответила г-на Храмцовская.

Уточнения внесены и в вопрос, связанный с использованием ЭП. Документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Что касается способов подтверждения действий с электронными документами во внутреннем документообороте, то в новой версии Правил указана возможность использования «иных видов электронных подписей».

«Помимо УКЭП могут использоваться простая и усиленная неквалифицированная электронные подписи, причём государственные органы всё шире трактуют понятие простой электронной подписи — в том же ключе, как это делают ведущие страны мира», — пояснила г-жа Храмцовская.

Она также обратила внимание на то, что в российском законодательстве, в отличие от законодательства других стран, отсутствует четкое представление о том, что такое подпись и для чего она нужна. В результате распространена практика информационного обмена согласно установленным регламентам. «В таких случаях вопрос о подписи вообще может не подниматься — лишь бы правила были соблюдены», — добавила г-жа Храмцовская.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот