Электронный архив Этлас в Сибирском Промышленном Альянсе

Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами компании «Нова Груп» запустила в промышленную эксплуатацию электронный архив в Сибирском Промышленном Альянсе. В качестве платформы для электронного архива был выбран архив «ЭТЛАС».

Специфика деятельности компании связана с большими объемами бумажной документации, доступ к которой необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи, как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа. Для этого во время внедрения был установлен и настроен модуль Архивное Дело, который предназначен для организации учета хранения и выдачи оригиналов.

Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также очень важным фактором было наличие в системы механизмов учета хранения и выдачи оригиналов документов.

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС на первом этапе специалистами компании «Нова Груп» были выполнены следующие работы:

созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
в соответствии с номенклатурой дел создана структура папок дерева-хранилища документов;
в соответствии с решением Заказчика были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов Заказчика;
установлены и настроены модуль контроля над функционированием системы и модуль интеграции со сторонними приложениями;
для обеспечения быстрой работы на медленных каналах передачи данных был установлен локальный кэширующий сервер.
На втором этапе были выполнены работы по настройке модуля архивное дело:

сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
настроена форма запроса на выдачу оригинала;
настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
настроена работа со сдаточными описями.
В результате внедрения электронного архива с модулем архивное дело Сибирский Промышленный Альянс получил полный контроль над всеми документами предприятия, как над оригиналами, так и их копиями.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: хранение данных