Электронный документооборот Этлас в СРО «Союзинжстрой»
22.05.2015
Некоммерческое партнерство «Союз инженерных предприятий Московской области» было учреждено в 2002 году Министерством строительного комплекса Московской области совместно с рядом специализированных организаций Подмосковья. Члены партнерства активно принимали участие во многих инвестиционных проектах и долгосрочных программах развития Московской области. С 2009 года партнерство получило новый статус саморегулируемой организации, основанной на членстве лиц, осуществляющих строительство, реконструкцию и капитальный ремонт объектов капитального строительства.
В связи со спецификой работы СРО с каждым годом вопрос о создании простых и прозрачных механизмов ведения делопроизводства организации вставал все острее. И к началу 2015-го года была сформулирована задача выбора и внедрения системы электронного документооборота с полнофункциональным электронным архивом, который поможет сделать прозрачной работу с документами всех членов организации.
Проведя анализ самых популярных систем электронного документооборота руководство остановило свой выбор на решении ЭТЛАС. Одним из критериев выбора системы было наличие возможности самостоятельно и в короткие сроки перейти от тестирования системы к промышленной эксплуатации. Кроме того, важным фактором была высокая производительность, простота и гибкость настройки системы.
Внедряемая система должна была решать следующие основные задачи:
наладить быстрое и надежное взаимодействие по обмену документами между СРО и ее членами. создание единого архива документов всей организации с возможность доступа к нему в любое время и из любого места. необходимость учета и хранения значительного объема документов; повышение оперативности получения и обработки информации; усиление контроля сроков прохождения документов; сокращение сроков обработки поручений руководства за счет постоянного контроля их исполнения
По требованию заказчика система должна была обеспечить следующие возможности:
автоматизацию полного жизненного цикла документа; организацию коллективной работы с документами, в том числе и удаленную; работу с проектами документов в электронном виде (создание, визирование, подписание); регистрацию полученных по электронной почте документов в автоматизированном режиме; применение различных шаблонов регистрации документов; наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям; пересылку между членами СРО документов для исполнения по заданным маршрутам; быстрый поиск документов по всем реквизитам, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов, поиск по содержанию документов; рассылку оповещений и уведомлений членам СРО; поддержка версионности документов;
На этапе развертывания системы на территории Заказчика IT Специалисты СРО своими силами прекрасно справились с формированием структуры архива, создали и заполнили все необходимые справочники, сформировали группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным сегментам архива документов. Также был настроен ряд стандартных бизнес-процессов обработки и создания документов.
По завершению реализации проекта организация заказчика успешно решила все поставленные задачи, а также получила гибкую платформу, на которой в дальнейшем сможет самостоятельно или с помощью специалистов Этлас-Софт развивать и расширять функциональность системы.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики:
Интеграция
Ключевые слова:
Этлас-Софт
|