Электронный документооборот Этлас в СРО «Союзинжстрой»

Некоммерческое партнерство «Союз инженерных предприятий Московской области» было учреждено в 2002 году Министерством строительного комплекса Московской области совместно с рядом специализированных организаций Подмосковья. Члены партнерства активно принимали участие во многих инвестиционных проектах и долгосрочных программах развития Московской области. С 2009 года партнерство получило новый статус саморегулируемой организации, основанной на членстве лиц, осуществляющих строительство, реконструкцию и капитальный ремонт объектов капитального строительства.

В связи со спецификой работы СРО с каждым годом вопрос о создании простых и прозрачных механизмов ведения делопроизводства организации вставал все острее. И к началу 2015-го года была сформулирована задача выбора и внедрения системы электронного документооборота с полнофункциональным электронным архивом, который поможет сделать прозрачной работу с документами всех членов организации.

Проведя анализ самых популярных систем электронного документооборота руководство остановило свой выбор на решении ЭТЛАС. Одним из критериев выбора системы было наличие возможности самостоятельно и в короткие сроки перейти от тестирования системы к промышленной эксплуатации. Кроме того, важным фактором была высокая производительность, простота и гибкость настройки системы.

Внедряемая система должна была решать следующие основные задачи:

    наладить быстрое и надежное взаимодействие по обмену документами между СРО и ее членами.
    создание единого архива документов всей организации с возможность доступа к нему в любое время и из любого места.
    необходимость учета и хранения значительного объема документов;
    повышение оперативности получения и обработки информации;
    усиление контроля сроков прохождения документов;
    сокращение сроков обработки поручений руководства за счет постоянного контроля их исполнения

По требованию заказчика система должна была обеспечить следующие возможности:

    автоматизацию полного жизненного цикла документа;
    организацию коллективной работы с документами, в том числе и удаленную;
    работу с проектами документов в электронном виде (создание, визирование, подписание);
    регистрацию полученных по электронной почте документов в автоматизированном режиме;
    применение различных шаблонов регистрации документов;
    наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;
    пересылку между членами СРО документов для исполнения по заданным маршрутам;
    быстрый поиск документов по всем реквизитам, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов, поиск по содержанию документов;
    рассылку оповещений и уведомлений членам СРО;
    поддержка версионности документов;

На этапе развертывания системы на территории Заказчика IT Специалисты СРО своими силами прекрасно справились с формированием структуры архива, создали и заполнили все необходимые справочники, сформировали группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным сегментам архива документов. Также был настроен ряд стандартных бизнес-процессов обработки и создания документов.

По завершению реализации проекта организация заказчика успешно решила все поставленные задачи, а также получила гибкую платформу, на которой в дальнейшем сможет самостоятельно или с помощью специалистов Этлас-Софт развивать и расширять функциональность системы. 

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Этлас-Софт