EMC представила обновленный Documentum Records Suite 6.8

Подразделение Enterprise Content Division корпорации EMC представило обновленную версию пакета EMC Documentum Records Suite 6.8 — приложение для комплаенс-менеджеров и специалистов по управлению документооборотом. Для предприятий управление документооборотом и комплаенс-менеджмент имеют очень большое значение, так как именно они отвечают за сохранение важных данных, готовность к раскрытию юридической информации, доступность важной корпоративной информации, создание и распространение политик управления документами и сроками хранения и множество других задач успешного сохранения и использования информационных активов компании.

Пакет EMC Documentum Records Suite — это модульное решение для управления документооборотом, которое контролирует соответствие юридическим, отраслевым и корпоративным требованиям в отношении хранения, уничтожения и доступности информации. Решение предназначено для ввода и администрирования документов, создаваемых бизнес-процессами, корпоративными приложениями и конечными пользователями, учитывает темпы количественного роста документов, распространение социальных сетей и радикальное повышение мобильности сотрудников. Гибкая архитектура EMC Documentum Records Suite 6.8 обеспечивает широкий набор функций и предусматривает максимально необходимое сочетание автоматизации и ручных операций при управлении информацией и обеспечении ее безопасности на всех этапах жизненного цикла.

Усовершенствованная функция экспорта исключает особый тип мошенничества, когда пользователи при помощи этой функции имеют возможность перезаписывать или изменять файлы в целевом местоположении. Для настройки списка разрешенных местоположений (или «белого списка») введена новая функциональная роль. Эта функция по умолчанию включена для заказчиков, для которых актуальны ограничения, связанные с безопасностью, но ее можно отключить, чтобы вернуться к режиму обработки экспорта, который существовал до выпуска версии 6.8. Все местоположения для экспорта должны иметь формат действительного сетевого местоположения или UNC-пути.

Чтобы усовершенствовать управление политиками документооборота и снизить риски в пользовательском интерфейсе добавлена новая панель управления, на которой можно получать отчеты о статусе системы. На этой панели управления имеются ссылки на объекты конфигурации и отображается сводка политик и отметок сроков хранения, действующих в репозитории, и физические элементы с истекшим сроком передачи в архив. В отчеты по заданиям добавлены новые параметры, позволяющие отображать подробную информацию об элементах с нарушениями комплаенса (например, об элементах, у которых просрочена дата уничтожения или отсутствуют привязанные политики или отметки).

Тип dm_message_archive и связанный с ним формат EMCMF (EMC Mail Format), удаленные из WebTop 6.8, в этой версии Records заменены на встроенную поддержку формата MSG для новых сообщений электронной почты. Это дает компаниям возможность использовать настраиваемые типы объектов для данных, передаваемых по электронной почте. Пересмотрена декларация электронной почты как процесса документооборота, и добавлена вспомогательная утилита для миграции, которая добавляет в существующие объекты электронной почты дополнительную страницу контента нового формата. Это позволяет обеспечить целостность исходного объекта электронной почты, сохранив при этом доступ для просмотра и экспорта через новые компоненты управления электронной почты и страницу контента MSG.

Для компаний, к которым применимы регуляторные требования или которые должны обеспечить защиту документов от повреждения, удаления и ошибочного внесения данных неуполномоченными пользователями, приложения Documentum Records Suite этой версии прошли сертификацию и поддерживают работу с хронологическими (на базе отметок времени) фиксированными сроками хранения в устройствах хранения EMC Isilon и Data Domain, работающих в режиме «одна запись, многократное чтение» (WORM) в соответствии с текущей функциональностью Content Server. Более подробная информация приведена в руководстве по администрированию и настройке Content Server в разделе «Поддержка режима WORM для хранилищ Data Domain и Isilon».

Управление документооборотом и комплаенс-менеджмент еще никогда не играли столь большого значения для успеха предприятия. Организации, реализующие стратегический подход к управлению документооборотом, получают в качестве преимуществ экономию затрат, повышение эффективности и существенное снижение рисков связанных с масштабным и непредвиденным раскрытием электронной информации и расходов, связанных с нарушением комплаенса. Размещение документов также играет в этом важную роль: удаление данных с истекшими сроками действия повышает релевантность хранимых документов, снижает риск принятия необоснованных бизнес-решений, а также снижает риски для заказчиков благодаря своевременному удалению данных транзакций. Дополнительным фактором в рамках такого подхода становится повторное использование документов, которое позволяет расширить объем информации для безопасного доступа и повторного использования. Это позволяет использовать ценную информацию для новых целей, расширяя видение возможностей и перспектив предприятия в целом.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ECM