EOS for SharePoint 4.1: персонализация интерфейса и максимум комфорта для пользователей

Всегда считалось, что сшитый «на заказ» костюм лучше, чем тот, который куплен уже готовым. В IT-мире это правило работает далеко не всегда. Конечно, всем хочется иметь IT-систему, полностью соответствующую требованиям организации, но при этом «допиливать» ее – чрезвычайно дорого и слишком затратно по времени. Полностью же «коробочное» решение может не соответствовать нуждам конкретного бизнеса, что приведет к неминуемым трудностям. Именно поэтому компании, разрабатывающие решения для автоматизации того или иного бизнес-процесса, всегда находятся в поиске той золотой середины, которая позволила бы совместить прелести «коробочного» продукта с преимуществами созданного под заказ. Недавно выпущенная новая версия ECM-системы EOS for SharePoint предлагает вариант именно такого симбиоза возможностей.

Напомним, что EOS for SharePoint представляет собой линейку продуктов, ориентированных на управление корпоративным контентом и организацию коллективной работы в едином информационном пространстве. В линейку входит и модуль для создания СЭД, и мобильные рабочие места для различных платформ, и модуль для организации совещаний, и файловое хранилище. Решение было представлено еще в 2008 году и затем постоянно совершенствовалось.

«В EOS for SharePoint мы практикуем несколько иной подход, чем в других СЭД, - о том, как построено решение на данный момент, рассказывает Александр Осипов, заместитель начальника управления маркетинга компании ЭОС. – Мы предлагаем несколько рабочих столов, каждый из них ориентирован на разные группы сотрудников. В «коробочном» решении есть следующие рабочие столы: руководителя, пользователя, контролера – все эти группы пользователей работают с задачами.

Также есть рабочий стол для регистраторов, которые традиционно работают с карточками документов.

Есть и универсальные рабочие места, соединяющие оба варианта работы с документами. Такой подход позволяет настроить рабочие столы для каждого сотрудника именно так, чтобы ему было удобно и при этом интерфейс максимально соответствовал его обязанностям. Так что на данный момент функциональные возможности нашего решения очень широки, но мы все равно постоянно работаем над ее улучшением».

Осенью 2015 года была представлена новая версия EOS for SharePoint, в которой появились существенные изменения, затронувшие как интерфейс, так и функциональность.

Акцент на комфорт

Как отмечают эксперты IT-рынка, сейчас пользователи все чаще хотят, чтобы даже бизнес-решение можно было персонализировать – только при наличии подобных возможностей пользователь гарантированно будет доволен. В EOS for SharePoint данный тренд учтен.

В частности, пользователям предлагаются разнообразные фоновые изображения и цветовые схемы – дизайн-шаблоны, благодаря которым каждый сотрудник, работающий с EOS for SharePoint, может изменить внешний вид рабочего стола в соответствии с личными предпочтениями. Кроме того, цветовые решения можно использовать и для создания рабочих столов в соответствии с цветами корпоративного бренд-бука.

Потребности конечных пользователей учтены, разумеется, не только в оформлении. Так, в новой версии существенно упрощена глобальная навигация между порталом и рабочим местом, добавлены различные индикации, а также дополнительные настраиваемые блоки по просьбе партнеров компании ЭОС.

Дополнительно были проведены работы, направленные на повышение удобства работы с контентом. Теперь интерфейс позволяет свернуть верхний и левый блоки, что позволяет работать на мониторах с маленьким разрешением и в том числе – на планшетах.

«Такой подход позволяет пользователю сосредоточиться непосредственно на работе с контентом, не отвлекаясь на интерфейс, – уверен Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС. – Именно для удобства работы пользователя в версии 4.1. сделано очень многое. Мы сделали полноценный удобный процесс ознакомления, сделали удобные настраиваемые варианты действий при работе с задачами – все это позволяет сократить объем необходимой информации и предоставить пользователю простой и интуитивно понятный набор кнопок для комфортной работы».

В обновленной EOS for SharePoint 4.1 улучшено юзабилити исполнения задач, таких как согласование, утверждение, исполнение, ознакомление и так далее: доступные варианты действий могут быть настроены в зависимости от потребностей на уровне картотеки документов.

Некоторые усовершенствования были ориентированы не на конечных пользователей, а на технологов. Для них реализован единый удобный центр настройки: теперь они могут работать в едином рабочем месте, появился единый перечень настроек системы, который позволяет работать с параметрами всех картотек на одной странице.

Властелин времени

От IT-технологий любое предприятие хочет получить максимум выгоды. Что касается автоматизации, то здесь в перечень преимуществ решения неизменно входит не только удобство, но и скорость работы.

В этом отношении в EOS for SharePoint 4.1 также произошли некоторые изменения. В частности, произведен перевод системы на более клиентоориентированную работу: информация отображается без полной перезагрузки, что очень существенно ускоряет работу интерфейса.

Также в EOS for SharePoint 4.1 разработчики усовершенствовали способы отображения информации в разделах рабочего стола. Например, добавлены всплывающие окна с дополнительной информацией в блоке быстрого просмотра активных задач. Для этого достаточно навести курсор на задачу – и можно будет увидеть подробную информацию об авторе поручения, контролере, исполнителях, регистрационных данных и так далее. Благодаря этому не требуется открывать задачу в отдельном окне, что снижает временные затраты.

Изменения коснулись и работы с поручениями. Так, появилось расширенное и дополненное дерево поручений, в которых пользователь всегда может видеть текущее состояние задачи. В новой версии решения поручения можно перемещать по уровню иерархии, выбрать требуемый уровень раскрытия «дерева», на рабочем месте появилась возможность увидеть все переназначенные задачи по поручению с возможностью быстрого управления ими. 

«Логика работы с поручениями в новой версии сильно изменилась, - резюмирует Евгений Червяков. – Мы запустили функционал по созданию проектов периодических поручений и печатных форм для них. Изменения коснулись и политики прав пользователей на создание поручений и списания в дело, и режимов контроля прав создания поручений, и логику работы с электронной подписью в поручениях. Кроме того, теперь поддерживается прикрепление файлов drag&drop, печать штрих-кодов и возможность печатать над ними произвольный текст».

Кроме того, в EOS for SharePoint 4.1 появилась возможность совмещения должностей. Для поддержки полноценной коллективной работы добавлена функция информирования пользователя о назначении помощником, заместителем, совмещении и передаче ему задач.

Конкретизация будущего

Несмотря на то, что новая версия EOS for SharePoint только что вышла, уж идет разработки следующей версии. Как рассказал Евгений Червяков, планируется предоставить пользователям возможность видеть полное движение документа и дополнительные статусы отправки. Для проектов будет поддерживаться стадия черновика и функция отмены, появится возможность вывода и просмотра информации по статусам «исполнено» и «просрочено». Кроме того, появится статистическая информация, но основе которой можно будет строить отчеты.

Также будут продолжены работы по совершенствованию интерфейса. Планируется сделать отображение схемы маршрута, в новой версии можно будет увидеть все процессы согласования. Будет создана настраиваемая кнопка для упрощения интерфейса: технолог может скрыть лишние вкладки и оставить только те, которые необходимы. По словам Евгения Червякова, у разработчиков есть намерение реализовать панели дополнительных команд, благодаря которым можно будет работать не только в верхней ленте, но и в тулбаре с табличной информацией. Будут созданы и иерархические ссылки, улучшены дашборды регистратора, руководителя, появится индикация просмотренных задач – по аналогии с Outlook можно будет видеть задачи, которые открывали. Помимо этого, планируется реализовать полную поддержку фотографий во всех режимах.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот