ЭОС и ПК 6 разработали проект нового ГОСТ

1 сентября компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) и Технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» (ПК 6) - завершили работы над окончательной редакцией проекта ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Своевременность и необходимость появления такого стандарта связана с необходимостью перевода большого объема бумажных документов в электронный и обеспечение их сохранности. Это происходит как в рамках массового внедрения ИКТ во власти и бизнесе, реализации крупных проектов в области автоматизации госуслуг и межведомственного документооборота (проекты СМЭВ и МЭДО). Поэтому «…возникает необходимость обеспечить сохранение электронных документов, как изначально создаваемых в электронном виде, так и получаемых в результате оцифровки аналоговых документов, таким образом, чтобы эти документы могли быть использованы на протяжении всего их срока хранения организациями и гражданами для защиты своих прав и интересов, для чего, в первую очередь, необходимо обеспечить сохранение целостности и аутентичности электронных документов».

Соответствующая нормативно-правовая база, способная привести к правильной организации процесса хранения электронных документов в организации и их последующего использования, в том числе в качестве юридически значимых документов, в настоящее время отсутствует. Необходимость работы с чисто электронными документами назрела уже давно, с другой стороны произошла революция мобильного интернет-доступа. Одновременно, пришло понимание места информационных технологий в государстве – они стали не только вспомогательной технологией, но и основным инструментом работы современного человека. Одним из знаковых явлений также является и то, что личный пример стали показывать первые лица государства, причем еще и требовать того же самого от подчиненных, формируя своеобразный модный тренд.

 «Параллельно шла революция в законодательстве – за последний год принято огромное количество документов на уровне законов, которые создают практически все условия продвижения электронных документов, просто еще не пришло осознание и не появились подзаконные акты, не установилась практика. И уже более конкретно – появилась федеральная программа «Информационное общество», предусматривающая огромное финансирование, в которой прописаны значительные задачи, а это является стимулом и для бизнеса, который также взаимодействует с государством» - отмечает к.и.н., Председатель Совета директоров компании ЭОС, Председатель ПК-6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ТК 459 Владимир Баласанян.

А в пояснительной записке к проекту стандарта говорится следующее: «Предлагаемый стандарт описывает проверенную многолетним опытом, широко распространенную в мире практику хранения электронных документов. Принятие стандарта будет способствовать внедрению современных информационно-коммуникационных технологий в деловую деятельность и государственное управление благодаря снижению риска непринятия электронных документов в качестве доказательств, а также благоприятно повлияет на разработку отечественных нормативных и методических документов по данному вопросу. Настоящий стандарт будет полезен тем органам и организациям, которым может потребоваться представить свои электронные документы в зарубежные суды и иные компетентные органы».

В стандарте описана рекомендуемая практика хранения деловой и иной информации в электронном виде, позволяющая обеспечивать и доказывать целостность и аутентичность хранимой информации, тем самым способствуя принятию электронных документов и информации в качестве доказательств и приданию им большей доказательной силы. Как сказано далее «…объектом стандартизации является система управления электронной информацией, в которой информация сохраняется в электронном виде и которая должна обеспечивать достоверность, надежность, аутентичность и целостность информации».
«Выполнение приведенных в стандарте рекомендаций само по себе полезно для организации, даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается. В стандарте описываются меры и средства, с помощью которых в любое время можно доказать, что содержание информации, в том числе, конкретного электронного документа, созданной или существующей в системе управления электронной информацией, не изменилось с момента её создания в этой системе или с момента ввода в систему» – отмечается там же.

Стандарт подготовлен на основе перевода Технического отчета Международной организации по стандартизации ISO/TR 15801:2009 Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability. Работы проводились в рамках программы национальной стандартизации Российской федерации на 2010 год (разработка первой редакции проекта национального стандарта) и 2011 год (разработка окончательной редакции проекта национального стандарта) по ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».

Руководителем разработки стандарта является к.и.н., Председатель Совета директоров компании ЭОС, Председатель ПК-6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ТК 459 Владимир Баласанян. Исполнитель - к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International Наталья Храмцовская. Текст окончательной редакции проекта национального стандарта направлен на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО, Регулирование