Федеральная налоговая служба установила требования к хранению электронных документов, созданных или полученных при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков

Приказом ФНС России от 13 июня 2013 года № ММВ-7-6/196@ утверждены «Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». В этом документе среди прочих установлены требования к хранению электронных документов.

Речь идет о документах, которыми стороны обмениваются в процессе электронного документооборота (п. 2.4.):

запрос;
обращение;
информационное сообщение о представительстве;
квитанция о приеме;
уведомление об отказе в приеме;
подтверждение даты отправки;
ответ на запрос;
письмо налогового органа;
рассылка;
и технологическими электронными сообщениями:
извещение о получении;
сообщение об ошибке.
Отправленные и принятые электронные документы с электронной подписью (ЭП) подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими сертификатами ключей проверки ЭП (п. 6.1).

Хранилище электронных документов налоговых органов должно хранить в отношении каждого электронного документа сведения, предусмотренные «Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (п.6.2.).

Для электронных документов в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать «Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом ФНС России от 15 февраля 2012 года № ММВ-7-10/88@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Уничтожение документов должно осуществляться в ходе уничтожения соответствующего дела в сводной номенклатуре в порядке, предусмотренном «Основными правилами работы архивов организаций», одобренном решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, а именно:

Ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
Составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота (п.6.3).

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов (п.6.4.). Они также должны обеспечивать выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов (п.6.5.).

Мой комментарий: Хотя методические рекомендации не являются нормативным документом, но к требованиям ФНС, – даже в виде рекомендаций, – организации сейчас относятся очень серьезно. Да и сами требования гораздо более четкие, чем всё, что по этому поводу до сих пор сказал тот же Росархив.

Источник: Консультант Плюс http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=147696

Автор: Наталья Храмцовская

Источник: http://rusrim.blogspot.ru/2013/08/blog-post_30.html

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот