«Гипрогазцентр» планирует и контролирует расходы на материалы и услуги с помощью Prestima и Directum

«Гипрогазцентр» автоматизировал планирование закупок материально-технических ресурсов и услуг на базе систем Prestima и Directum. По итогам проекта повысилась точность прогнозирования финансовых результатов и улучшился контроль расходов, сообщили CNews в компании НПО «Компьютер».

Как отмечается, НПО «Компьютер» и «Гипрогазцентр» сотрудничают уже не первый год. За время совместной работы автоматизированы процессы бухгалтерского и налогового учета, расчетов по договорам, управления кадрами, бюджетирования и другие бизнес-задачи компании. Одним из нерешенных вопросов «Гипрогазцентра» оставалось планирование расходов на материально-технические ресурсы (МТРиУ).

«Гипрогазцентр» на год вперед формирует и согласовывает с «Газпромом» план инвестиций и план конкурентных закупок, которые формируются на основе прогнозируемых расходов на материалы и услуги. До автоматизации к планированию заявок на МТРиУ привлекался ограниченный круг ответственных сотрудников, поэтому потребности отделов учитывались не в полной мере, что напрямую влияло на точность планов. Кроме того, контроль расходов осуществлялся в ходе согласования договоров, где суммы на оплату сравнивали с приблизительным планом БДДС. В связи с чем превышение лимитов не отражало реальной картины.

Все эти факторы не позволяли отслеживать расходы и формировать детальные планы. Поэтому руководством «Гипрогазцентра» было принято решение привлечь к планированию закупок МТРиУ все подразделения и автоматизировать этот процесс на базе систем Prestima и Directum.

Проект начался в июле 2013 г. и завершился уже в марте 2014 г. Так как многие сотрудники «Гипрогазцентра» работают в системе электронного документооборота, сбор заявок на материалы и услуги реализован именно в Directum. За счет тесной интеграции плановые данные из Directum поступают в Prestima, в которой происходит контроль превышения лимитов бюджетов, а также осуществляется план-фактный анализ данных.

Теперь процесс сбора заявок на материалы и услуги построен таким образом, что ответственные работники создают плановые заявки на МТРиУ в привычном интерфейсе Directum, а данные из заявок автоматически трансформируются в бюджеты Prestima — бюджет закупок, БДР и БДДС, рассказали в НПО «Компьютер».

Превышение лимитов по плану закупок и БДДС контролируется на этапе сбора заявок на получение товарно-материальных ценностей от различных подразделений и в процессе согласования договоров. Контроль своевременного исполнения плана конкурентных закупок осуществляется также автоматически.

В свою очередь, сбор данных по исполнению плана закупок происходит в Prestima, а план-фактный анализ реализован через отчет, доступный всем ответственным лицам в Directum в соответствии с назначенными правами. На случай, если подразделениям потребуется заказать дополнительные материалы или услуги после утверждения плана закупок, в Directum предусмотрен типовой маршрут, с помощью которого можно провести актуализацию плана. Для удобства бюджетного контроля предусмотрен отчет, который показывает, как актуализация плана закупок в Directum повлияет на суммы по статьям БДР и БДДС в Prestima.

По отзыву заказчика, в целом по итогам проекта внедрения повысилось качество планирования закупок, увеличился контроль расходов и исполнения бюджета. За счет этого повысилась и точность планирования БДР и БДДС.

«Спрогнозировать потребность в материалах и услугах на год вперед достаточно сложно. После автоматизации в планировании бюджетов участвуют работники практически всех подразделений. Это помогает учесть потребности и повысить ответственность за исполнение бюджета. Кроме того, теперь мы можем легко формировать детальные отчеты для согласования бюджета закупок с руководством и предоставлять точные планы в “Газпром”», — подвела итоги проекта Валентина Березина, начальник финансово-экономической службы «Гипрогазцентра».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: Directum