Группа компаний АЙТИКОНСАЛТ завершила внедрение СЭД DIRECTUM в ЗАО ГАЗНИИПРОЕКТ

В ЗАО ГазНИИпроект - одном из ведущих институтов России по проектированию объектов нефтегазовой отрасли - специалистами Группы Компаний АйтиКонсалт завершено внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Внедрение DIRECTUM началось в июне 2012 года. В ходе работ в электронный вид был переведен весь классический документооборот организации: входящие, исходящие внутренние документы, служебная переписка, согласование договорных документов, а также проведены модификации системы, позволяющие вести в электронном виде разработку и выдачу заданий между отделами.

Переход работы канцелярии по регистрации документов в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники получили оперативный доступ к документам за счет организации полноценного архива всех поступающих на предприятие и сходящих документов, которые сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения выданных поручений.

Для выдачи заданий между отделами был разработан уникальный типовой маршрут, который включает в себя создание, автоматизированное согласование в смежных отделах (по цепочке от начальника отдела до исполнителя), утверждение, регистрацию и выдачу задания. Автоматизация процесса позволила не только сократить расход времени исполнителей на прохождение всех этапов согласования, но и упорядочить схему выдачи заданий в целом.

В ЗАО ГазНИИпроект была внедрена технология быстрой идентификации документа, DIRECTUM Rapid Document Identification (RapID), позволяющая производить маркировку создаваемых бумажных документов глобальным уникальным штрих-кодом. Теперь, при помощи сканера штрих-кодов, по бумажной копии можно легко найти соответствующий электронный документ и отследить все работы по нему.

Благодаря внедрению технологии Directum Capture and Transformation Services (DCTS), которая содержит набор служб, облегчающих массовый ввод документов в систему с внешних источников, была значительно снижена трудоемкость работ по обработке документов поступающих с использованием разных средств связи. Документ, поступивший на любой из факсов организации или официальный адрес электронной почты автоматически появляется в СЭД DIRECTUM и передается делопроизводителю на обработку уже в виде электронного документа.

Центром сертифицированного обучения ГК АйтиКонсалт в рамках проекта, 60 работников были обучены работе с базовыми возможностями СЭД Directum . Это позволило сотрудникам института безболезненно отказаться от бумаги и перейти на использование всего богатства возможностей системы. Отдельно было проведено обучение сотрудников канцелярии и администраторов.

«....В настоящее время, благодаря активному использованию возможностей системы у наших специалистов появилась возможность быстро находить нужные документы в системе не выходя из своего кабинета, а также всю историю их прохождения в институте и все связанные с ними документы, сократилась нагрузка на референта исполняющего в том числе обязанности канцелярии, повысилась прозрачность документооборота, отпала необходимость разносить корреспонденцию по подразделениям. Не самым насущным, но приятным фактом явилось уменьшение количества бумаги необходимой для документооборота.

При этом для каждого автоматизированного процесса были разработаны подробные инструкции, которые позволят работать в системе без прохождения обучения. В целом мы довольны проектом и планируем в дальнейшем расширять систему» - рассказал главный инженер ЗАО ГазНИИпроект Алексей Геннадьевич Артюшин.

О компании ЗАО ГазНИИпроект:
Проектный и научно-исследовательский институт ЗАО ГазНИИпроект создан в 1956 году и 36 лет был известен как ГИПРОНЕФТЕСТРОЙ. Тогда институт выполнял работы по проектированию баз стройиндустрии и стройматериалов, заводов по производству железобетона и легких заполнителей.

Деятельность в области проектирования объектов транспорта природного газа институт начинал в 1992 году в качестве структурного подразделения ООО Самаратрансгаз (ныне ООО Газпром трансгаз Самара). В короткий срок институт освоил проектирование линейной части магистральных и межпоселковых газопроводов, ГРС, реконструкции компрессорных станций, технологической связи, телемеханизации, объектов энергетического хозяйства.

С 1998 г. институт является дочерней компанией ООО Стройтрансгаз. Сотрудничество с ОАО Стройтрансгаз явилось одним из ключевых факторов становления института ГазНИИпроект, как динамичной проектной организации, способной на современном уровне разрабатывать проектную документацию и обеспечивать инженерное сопровождение строительства сложных объектов трубопроводного транспорта, как в России, так и за рубежом.

С 2000 г. ЗАО ГазНИИпроект является действительным членом Ассоциации Проектных Институтов Газпрома (АСПО Газпром).

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот