Группа Синара: СЭД – это связующее звено информационных процессов
Документооборот – один из тех бизнес-процессов, которые несложно автоматизировать на базе типовых решений. Самым важным звеном в проекте внедрения СЭД является кастомизация вендорского продукта и его интеграция со сложившимися системами. Эта задача тем сложнее, чем специфичней структура предприятия и разнообразней его сфера деятельности. Успех подобных проектов во многом зависит от гибкости решения, которое ложится в основу системы электронного документооборота.
Сергей Востряков, начальник управления ИТ Группы Синара, в интервью CNews рассказал о внедрении СЭД Directum в многопрофильной и территориально-распределенной компании.
CNews: Какова структура ИТ-системы Группы Синара?
Сергей Востряков: Группа Синара объединяет предприятия различных отраслей. Ключевыми направлениями являются железнодорожное машиностроение, девелоперские и финансовые услуги. Кроме того, холдинг включает такие бизнесы, как ломозаготовительный, туристический, агропромышленный и энергетический. Количество бизнес-единиц, входящих в структуру Группы Синара, с учетом всех дивизионов – 18.
Управление ИТ-системой соответствует структуре компании: головная компания, дивизионы, предприятия. Связанный бизнес-процесс согласования и бюджетного управления проходит по всей иерархии в соответствии со структурой компании.
CNews: Какие стратегические задачи стоят перед ИТ-департаментом холдинга?
Сергей Востряков: В целом задачи традиционны: поддерживать растущий бизнес, предоставлять ИТ-инструменты для принятия оперативных решений. Основной рост бизнеса сегодня наблюдается в области девелопмента, транспортного машиностроения и сервиса подвижного состава. В этом сегменте сейчас происходит, пожалуй, самое существенное развитие. Из последних знаковых событий – запуск производства электропоездов «Ласточка» на нашем совместном предприятии «Уральские локомотивы». Кроме того, в дивизиональном холдинге «Синара – Транспортные Машины» активно развивается компания «СТМ-Сервис». По итогам апрельского конкурса ее производственная база пополнилась 26 локомотивными депо. Очевидно, что расширение компаний и развитие новых направлений требует соответствующей ИТ-поддержки.
CNews: Какие ключевые задачи в этом случае решает ИТ-служба?
Сергей Востряков: Естественно, в связи с укрупнением и развитием бизнес-направлений первоочередными становятся задачи оперативной передачи информации, ее обмена, управления договорной деятельностью. Это те процессы, которые особенно важно автоматизировать.
СЭД, созданная в нашей компании на базе решения Directum, играет роль связующего звена информационных процессов внутри дивизионов и сквозных процессов, осуществляемых по всей вертикали. Поясню на примере процесса согласования договоров: документ проходит цикл согласований внутри отдельной компании, далее – сквозной путь между предприятиями дивизионального холдинга, затем – между дивизионами и, наконец, приходит в управляющую компанию. Если этого требует ситуация, создается цепочка бизнес-процессов, которые протекают от рабочего места до центра управляющей компании.
Сегодня распространение документооборота по всему холдингу – в активной стадии. Мы стремились к унификации процессов, к тому, чтобы они были максимально похожи в каждой компании, конечно, с учетом специфики бизнесов. Процессы так выстроены, что они легко тиражируются на новые предприятия. Сегодня электронный документооборот на базе Directum внедрен в 30% всех компаний, входящих в холдинг Группы Синара.
CNews: Какие бизнес-процессы сегодня уже включены у вас в компании в СЭД?
Сергей Востряков: В первую очередь это обработка договорных документов: создание, согласование договоров, контроль их подписания. Есть и реализация контроля исполнения. Далее, сквозные процессы – экспертиза договоров в управляющей компании дивизиона и всей Группы Синара.
С помощью СЭД реализуются также и бизнес-процессы административно-хозяйственного характера, начиная с предоставления автомашин для разных целей – для этого оформляется транспортная заявка, заканчивая бытовым обслуживанием – и тут формируются заявки, например, на замену лампочки, мебели и т.д. В электронном виде создаются и заявки на оказание информационных сервисов, таких как выделение информационных ресурсов, дискового пространства, установка программ, а также на оснащение рабочих мест компьютерной и оргтехникой. Конечно, в этой же системе формируются и заявки на подключение ее дополнительных модулей и новых пользователей.
Один из ключевых процессов – его можно рассматривать как некое ноу-хау – формирование бюджета и финансовый контроль. Изначально решение Directum не предполагает поддержку данных бюджетных процессов в том виде, в котором они существуют в Группе Синара. Это наше собственное техническое решение, сформировавшееся на базе Directum, с помощью которого происходит маршрутизация и обработка бюджетных заявок. Сотрудники центров финансовой ответственности формируют бюджеты в системе электронного документооборота. Эта разработка существовала у нас и ранее, мы ее встроили в существующую систему Directum. Теперь система занимается сбором бюджетных заявок и формирует бюджет отдельных компаний, а также консолидированный бюджет группы предприятий и аккумулирует эти данные для создания планового бюджета денежных средств. В результате мы получаем единую базу аналитической информации по плановым показателям. А дальше на основании данных бюджета формируются распорядительные записки, имеющие свой маршрут обработки. На их базе строятся планы на фактический платеж.
CNews: Как был инициирован проект внедрения СЭД?
Сергей Востряков: Электронный документооборот внедрялся в компании для решения задач юридических отделов компании в рамках подготовки и согласования договоров. Изначально эти процессы осуществлялись вручную, потом мы стали использовать свободно распространяемую систему NauDoc. Она функционировала у нас около трех лет. Но в процессе развития компании мы столкнулись с серьезными ограничениями NauDoc, в том числе в системе маршрутизации документов и разграничения доступа, практическим отсутствием интеграционных функций.
Поэтому возникла необходимость выбора СЭД, которая могла бы работать как движок docflow, в качестве системы распределения полномочий и маршрутизации документов. И система Directum очень логично и органично легла в основу данного процесса.
CNews: Какие промышленные решения рассматривали в качестве новой СЭД и почему остановились на Directum?
Сергей Востряков: К поиску нового решения мы подошли в 2007 году. Рассматривались все варианты, включая собственную разработку. Мы сделали полный анализ рынка СЭД, фокусируя внимание в основном на продуктах российского производства. Для нас была важна гибкость системы, простота автоматизации всех процессов, возможность их быстрого тиражирования, а также формирования новых процессов.
Сергей Востряков: С внедрением СЭД нам удалось разбудить инициативу пользователей; привыкнув к электронному документообороту, сотрудники сами подают заявки на автоматизацию процессов
Существовало еще одно принципиальное условие: внедрение должно было быть реализовано собственными силами. Сейчас мы понимаем, что это решение оказалось правильным. Данный подход – самостоятельное внедрение – сыграл ключевую роль в развитии системы. Сегодня наша служба, создав собственными руками систему, имеет полное представление, как выстраиваются процессы, как тиражируются. Очень важно, что мы можем, учитывая специфику каждого дивизиона и даже каждого предприятия, входящего в него, создавать оптимальные процессы, адаптируя систему под нашу структуру. Мы чувствуем себя свободно в использовании Directum – и это позволяет нам в полной мере раскрыть все положительные возможности решения.
CNews: Какими были первые итоги проекта и как СЭД развивалась?
Сергей Востряков: Переход на систему Directum был быстрым, занял не более четырех месяцев и не потребовал изменений в существующей инфраструктуре. Архитектура решения предполагает наличие клиентского приложения и сервера Directum. Есть и третья часть, фактически являющаяся системой хранения, – SQL-сервер. А поэтому даже при большом увеличении пользователей СЭД серверная часть системы потребляет очень мало ресурсов.
Первоначально Directum был внедрен в Группе Синара и охватывал только договорную деятельность. Впоследствии мы распространили данный процесс на предприятия, входящие в Группу. Затем приступили к автоматизации и прочих бизнес-процессов, которые сейчас тиражируются по всему контуру компании.
Важным для Группы Синара был и остается процесс бюджетирования, финансового контроля и анализа. Система, автоматизирующая эту деятельность, была внедрена еще до появления Directum – та самая наша уникальная разработка. С появлением новой СЭД системы были интегрированы, все бюджетные процессы постепенно перенеслись в Directum. Это было сделано практически сразу же, в том же 2007 году.
Дальнейшее развитие системы связано с созданием внутренних нормативных документов, процессов согласования, приказов, распоряжений, служебных записок. Набор процессов сейчас непрерывно расширяется.
CNews: Как реализована аналитика? Задействована ли СЭД Directum?
Сергей Востряков: В области аналитики мы используем свои наработки. Directum выполняет функцию маршрутизации документов, обработки заявок, а собственно аналитика процессов бюджетирования и финансового контроля осуществляется с помощью стороннего решения на базе BI-системы Microsoft Analysis Services.
Наиболее сложным для нас в реализации сопряжения BI и Directum стало создание системы контроля инвестиционных проектов. Когда-то для осуществления этого процесса было разработано специализированное решение. Оно функционирует и теперь, только сегодня оно интегрировано с Directum. Наша система позволяет контролировать длительный цикл инвестпроекта с учетом условий договоров, текущих параметров, формирования отчетности о выполнении, дает полный анализ от годового и месячного планирования до фактической реализации. Связка нашей разработки и Directum показала свою эффективность и быстроту реализации и была неоднократно тиражирована на предприятиях, входящих в Группу Синара.
Определенная интеграция была осуществлена и с корпоративным интранет порталом на базе Microsoft SharePoint, и, конечно, с корпоративной почтовой системой, так как все уведомления в рамках docflow, естественно, приходят пользователям по e-mail.
CNews: Как происходит взаимодействие с разработчиком?
Сергей Востряков: Мы реализуем проект самостоятельно, исключив интеграторов, которые обычно участвуют во внедрении. У нас прямые договорные отношения с компанией Directum, и мы непосредственно обращаемся к разработчику и за технической поддержкой, и за консультациями. Это не самый традиционный формат взаимодействия, но нас он полностью устраивает.
CNews: Каково количество пользователей системы документооборота Directum сегодня?
Сергей Востряков: В настоящее время в Directum работает более 1000 пользователей. Одно из преимуществ системы состоит в конкурентных лицензиях, то есть в системе может работать существенно большее количество наших сотрудников, чем приобретено лицензий. Это дает значительный экономический эффект. Кроме того, такой подход позволяет нам осуществлять быстрые запуски. Нет необходимости покупать дополнительные пакеты лицензий, например, для тиражирования процессов. Чтобы разработать новое решение, протестировать его, мы можем использовать общий пул лицензий, а решение, сколько именно пользователей добавится и какое количество дополнительных лицензий нам потребуется, мы принимаем, уже приступая к стадии эксплуатации системы.
CNews: Каким образом в компании организовано обучение пользователей работе с системой документооборота?
Сергей Востряков: Еще на стадии внедрения была разработана методология, которая предполагает непрерывное обучение сотрудников работе с системой. Для этих целей оборудован учебный класс. Два-три дня в неделю он занят именно под задачи обучения новых сотрудников. Формируются небольшие группы по 5–6 человек. Общая длительность обучения в среднем составляет 1,5–2 часа, то есть в день обучение проходит 20–30 человек, а в неделю, соответственно, до 90 наших сотрудников. Новичков мы обучаем основам, также постоянно создаются курсы в связи с запуском нового функционала, на них пользователи осваивают ранее недоступные возможности уже знакомой им системы.
В компании также есть выделенные сотрудники, выполняющие функции первой линии технической поддержки, которые отрабатывают запросы и заявки, ошибки пользователей в этой системе, консультируют при необходимости.
CNews: Проекту уже семь лет, он непрерывно развивается. Как бы вы охарактеризовали итоги на сегодня?
Сергей Востряков: Во-первых, сроки согласования документов по уже автоматизированным процессам значительно сократились. Во-вторых, работает система контроля исполнения поручений – и это тоже влияет на организацию работы сотрудников. Самими пользователями система воспринимается позитивно, потому что электронные документы систематизированы: их легко можно найти, определить их статус, выяснить, на каком этапе они находятся в данный момент и почему происходит задержка их согласования. Это положительно сказывается на всех внутренних процессах.
А самое главное, наверное, то, что нам удалось разбудить инициативу пользователей. Когда сотрудники привыкают к электронному документообороту, они сами подают заявки в нашу службу на автоматизацию самых разных процессов.
CNews: Каков объем документооборота, осуществляемого сегодня в компании с помощью СЭД Directum?
Сергей Востряков: Общее количество документов, прошедших обработку в системе с начала ее использования превышает 150 тысяч, и с каждым годом их становится больше.
CNews: Какие планы стоят перед вами в рамках развития системы документооборота?
Сергей Востряков: Сегодня мы сосредоточены на тиражировании тех решений, которые уже созданы, на предприятия Группы. Параллельно обучаем сотрудников и готовим системы для внедрения СЭД.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция, ПО
Ключевые слова: СЭД