«ИНТАЛЕВ» завершил масштабный проект по автоматизации управленческого учета в ГК «Шанс-Авто»

Группа Компаний «Шанс-Авто» является одним из лидеров автомобильного бизнеса России. Начинала она свою деятельность в 1992 году в качестве официального дилера по продаже и сервисному обслуживанию марки HYUNDAI. Сегодня в состав ГК «Шанс-Авто» входят: ведущий официальный дистрибьютор HMC (Hyundai Motor Company) по коммерческой технике на территории РФ, а также разветвлённая структура дилерских центров по продаже и сервисному обслуживанию легковых и коммерческих автомобилей HYUNDAI и VOLKSWAGEN. В современной автомобильной индустрии компании группы имеют репутацию лидеров по продажам и сервисному обслуживанию автомобилей этих марок в России. Общая численность сотрудников группы компаний «Шанс-Авто» составляет более 500 человек. За 20 лет работы группа компаний «Шанс-Авто» приобрела большое число клиентов и партнёров по всей России, среди которых Администрация Президента РФ, силовые структуры России (Министерство обороны, Федеральная служба безопасности), Центральный банк РФ, финансово-хозяйственное управление мэрии города Москвы, государственные и коммерческие автотранспортные предприятия, предприниматели и частные лица. Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ» На предприятии для оперативного учета (продажа автомобилей, автозапчастей и учет услуг автосервиса) используется собственная разработка «Шанс-Авто» на базе конфигурации «АльфаАвто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти». Конфигурация реализована на платформе «1С: Предпритие 8.1». Силами собственных программистов «1С» программный продукт был изменен и доработан под нужды и специфику компании «Шанс-Авто» с добавлением нового функционала и исправлением ошибок исходного кода. В 2012 году руководство компании приняло решение о поиске комплексного программного продукта для целей управления предприятием не только в части финансов, но и в области автоматизации финансовых и нефинансовых процессов. В связи с усиливающейся конкуренцией на рынке автомобильных услуг жесткие рамки также предъявлялись к срокам реализации проекта по разработке системы управления. Имея собственный трудоемкий опыт внедрения системы «Шанс-Авто», руководство приняло решение о внедрении системы силами внешних консультантов, разработчиками внедряемого программного продукта. После проведения исследований рынка систем управления предприятием и ряда встреч руководители ГК «Шанс-Авто» остановили свой выбор на компании «ИНТАЛЕВ» по нескольким причинам: успешный опыт сотрудничества в рамках проектов по автоматизации системы управления и разработки методологии и автоматизации системы KPI; компания внедряет систему на программном продукте собственной разработки — «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»; компания фиксирует четкие и конечные сроки и стоимость проекта, используя собственную технологию управления проектами — РОСТ-технология; программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста. В дальнейшем это позволяет изменять\проводить апгрейд системы, не прибегая к коду, силами сотрудников финансового отдела, что снижает стоимость поддержки системы в целом; наличие опыта реализации проекта в автобизнесе; помимо разработки инструментов автоматизации, система сопровождает пулом методологических регламентов, используемых пользователями в повседневной работе; сложилась положительная практика разработки методики и внедрения бюджетного планирования, управленческого учета и отчетности. Этапы и результаты проекта После положительного решения руководства ГК «Шанс-Авто» о реализации проекта с компанией «ИНТАЛЕВ» были определены приоритетные области проработки задач исходя из текущей ситуации на предприятии. Среди разрабатываемых функциональных областей: бюджетное планирование; управленческий учет и отчетность; контроллинг; учет рабочего времени; показатели эффективности. Большое внимание было уделено функциональной области «Управленческий учет и отчетность». Необходимость в его проведении возникла, по оценкам специалистов заказчика, по следующим причинам: отсутствие единой автоматизированной системы управленческого учета и отчетности; отсутствие единой методики управленческого учета; отсутствие единого информационного пространства в группе; необходимость минимизации затрат на получение оперативной и достоверной финансовой и управленческой информации о хозяйственной деятельности компании; отсутствие программного продукта, способного конструировать удобные формы управленческого учета и планирования, план-фактного анализа по заданным аналитикам. В рамках функциональной области «Управленческий учет и отчетность» были проведены этапы по методологии и автоматизации системы: регламентация системы управленческого учета; правила настройки факта; настройка факта; настройка проформ управленческого учета и отчетности; регламентация автоматизированного учета; управленческий учет — деловая игра; запуск функциональной области. Разработка методологии включала создание регламентов управленческого учета, которые с одной стороны являются корпоративными нормативными документами для использования всеми сотрудниками группы компаний, а с другой стороны, являются окончательным техническим заданием для автоматизации системы управления, без создания каких-либо отдельных технических документов. В рамках методологии были разработаны следующие положения: Регламент управленческого учета, отражающий требования верхнего уровня к постановке управленческого учета (БДДС, БДР, Баланс), требования к классификаторам статей БДДС и БДР, отличия в единых учетных политиках управленческого и бухгалтерского учетов, требования к показателям. Правила настройки факта, отражающие рекомендации к оперативному контуру для целей управленческого учета, мэппинг по бухгалтерским/оперативным операциям, которые передаются в управленческий контур учета и отчетности, и требования к доработке единой системы управленческого учета (оперативный контур + управленческий). В результате заказчик разработал единую учетную политику бухгалтерского учета, которую внедрил с января 2013 года во всех компаниях группы. Положение об автоматизированном учете, отражающее пользовательские роли для настройки безопасности по функциональной области, принципы настройки системы безопасности для целей ведения фактического учета в разрезе ролей. По данным положениям была настроена модель управленческого учета в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», а именно: управленческий план счетов, классификаторы, показатели, дополнительные свойства к справочникам, трансляции, документы для ввода фактической информации и корректировки данных, отчеты. Таким образом, были настроены все инструменты необходимые для ведения управленческого учета компаний. Проектные команды столкнулись с некоторыми сложностями и особенностями реализации проекта. Во-первых, различные компании группы использовали различные методики бюджетного управления, разные оперативные базы, а, следовательно, и справочники. Перед заказчиком встала серьезная задача по выработке единой бухгалтерской учетной политике (ЕБУП), созданию единой оперативной базы с использованием единого плана счетов и аналитик. Командой заказчика было принято решение об аудите и актуализации справочников, что помогало в создании единых стандартов нормативно-справочной информации, на основании которых уже строилась модель управленческой учета. Для этого предварительно силами программистов заказчика была настроена выгрузка фактических данных оперативного контура в единую базу с единым планом счетов бухгалтерского учета. За основу была взята программа «1С: Бухгалтерия». А затем силами Исполнителя была настроена трансляция фактических данных из единой бухгалтерской базы с бухгалтерского плана счетов в программу «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» на управленческий план счетов. Также к особенностям проекта можно отнести создание сложных корректировок данных. Из-за индивидуальных особенностей подразделений группы сформировалось около 10 различных типов корректировок. Для управленческих корректировок в управленческом контуре «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были созданы проформы корректировки факта. Для этого были проанализированы все управленческие процессы, систематизированы и определены правила корректировок выплат, начислений, займов, корректировки задолженности, корректировки ВГО и прочие. Так же были сделаны инструменты для распределения административных затрат по ЦФО. Среди основных рисков проекта можно выделить следующее: Совмещение проектной командой компании-заказчика оперативной и проектной работы, что иногда наносило ущерб тому или иному виду деятельности. Поэтапное согласование и приемка результатов позволили оптимизировать время проектных команд. Отсутствие единой нормативно-справочной информации для всех бухгалтерских баз предприятия. Основными результатами стали: разработка методологии управленческого учета, отражающей единые принципы получения достоверной, своевременной информации управленческого учета; автоматизация системы управленческого учета и отчетности; настроена трансляция фактических данных из оперативного контура в управленческий контур; настроена проформа для корректировки факта; настроена проформа ввода данных через отчеты. Автоматизированная система управления финансами ГК «Шанс-Авто» позволила: эффективно организовать процесс сбора и корректировки фактических данных; принимать управленческие решения на основе актуальных финансовых показателей в любой момент времени; в срок подготавливать фактическую отчетность, и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку сводной управленческой отчетности, высвободив временные ресурсы на более важные задачи. Результаты проекта ГК «Шанс-Авто» позволяют более эффективно использовать внутренние ресурсы компании — время своих сотрудников, за счет уменьшения временных и трудовых затрат на сбор данных и формирование отчетности. Комментарий участника проекта «Закончился еще один совместный с компанией "ИНТАЛЕВ" этап "Управленческий учет и отчетность", который произвел "эффект бабочки". Первоначально задача по настройке факта состояла из получения инструмента фактического учета как для трансляции факта из оперативного контура, так и для ведения управленческого учет в программе "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент". В ходе ее выполнения стало понятно, что необходимо переосмысление всех аналитик оперативного контура. Были разработаны единые для компаний группы бухгалтерские справочники (статьи движения денежных средств, прочие доходы и расходы, номенклатурные группы и т.д.), структурированы справочники контрагенты, номенклатура, основные средства и прочие. В момент проведения нашими программистами работ по выгрузке данных из оперативного контура в единую базу мы приняли решение о создании эталонной базы оперативного контура группы, которая будет использоваться в дальнейшем всеми компаниями. Таким образом, требования к одной компании распространились на всю группу, работы по одному вопросу трансляции факта, затронули все стороны управленческого учета, заставили нас взглянуть системно на наш процесс ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности. В течение двух месяцев мы самостоятельно провели работы над классификацией управленческих операций и административно-организационными вопросами, чтобы учет стал действительно полезным, а отчетность оперативной. В данный момент мы можем с уверенностью сказать, что учтены все наши пожелания по выстраиванию системы управленческого учета и реализованы в доступных, понятных для нас формах. Выражаем большую благодарность консультантам компании "ИНТАЛЕВ" за сотрудничество и помощь в реализации наших планов». Начальник отдела бюджетирования, планирования и контроллинга ГК «Шанс-Авто» Кононенко Юлия Валерьевна (менеджер проекта)

Подробнее: http://www.docflow.ru/market/introductions/detail.php?ID=27902

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация предприятий