Исследование рынка ECM и СЭД от DOCFLOW: эффективный ввод данных в корпоративные информационные системы налажен только в 12% компаний

К концу 2013-го года 64% организаций начали переход к безбумажному документообороту. 41% компаний внедрили СЭД/ECM-системы. Однако даже в организациях, в которых СЭД внедрена на корпоративном уровне, 40% важных для бизнеса документов все равно не попадает в систему.

Информационно-аналитический проект DOCFLOW подвел итоги ежегодного исследования  российского  рынка СЭД и ECM -решений. Предметом изучения стал опыт и потребности заказчиков в использовании технологий управления документами и корпоративной информацией. В отчете DOCFLOW приводятся данные опроса 950 респондентов, проведенного с мая по июль 2013 года. Для обеспечения корректности выборки в исследовании приняли участие представители компаний различного размера из самых разных отраслей экономики. Половина людей, интересующихся темой СЭД, работает в ИТ-департаментах. Более половины респондентов занимают руководящие должности.

Основные результаты исследования
Опыт компаний в области ECM растет. Однако основной фокус внимания должен быть смещен в сторону оптимизации бизнес-процессов параллельно с внедрением и поддержке внедренных решений.
•    К 2013 году 64% организаций начали переход  к безбумажному документообороту. Перейти к нему в максимальном количестве процессов стремится треть компаний.
•    В последние несколько лет растет количество компаний, которые внедряют решение на уровне всей организации по сравнению с теми, кто выбирает локальные решения на уровне отделов. В 2013 году 41% компаний внедрили СЭД/ECM-системы. Треть организаций на момент проведения опроса находились в процессе внедрения. 
•    В компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне организации, 40% важных для бизнеса документов все равно не попадает в СЭД . В компаниях, в которых СЭД внедрена на уровне отделов, не попадает в СЭД 76% важных для бизнеса документов. В организациях, независимо от стадии, на которой находится проект,  эффективный автоматический  ввод данных в системы управления информацией налажен только в 12% случаев.
•    Половина компаний, 52% до сих пор не проводят оценку эффективности внедрения СЭД и ECM –систем. Компании, в которых оценка эффективности внедрения была проведена, оценивают окупаемость  проекта, как ожидаемую и выше ожидаемой в 73% процентах случаев. Однако треть компаний оценивает результат внедрения ниже ожидаемого с точки зрения окупаемости инвестиций.

Основная «боль» компаний при внедрении решений класс ECM – это формирование требований к системам. Проблема №1 в управлении данными – их находимость.
•    Наиболее распространенной проблемой в управлении данными уже несколько лет  является поиск нужной информации и документов. Эта задача актуальна для 29% респондентов. В 38% компаний нет корпоративных систем поиска. Более того, поиск информации в Интернете удобнее и быстрее, чем во внутренних системах компании в  60% организаций.
•    В половине случаев, в 51%, основной причиной задержек проектов внедрения является сложность в определении конкретных требований к системе. Самой распространенной проблемой в ходе внедрения становится проблема планирования -  недооценка сложностей технических и организационных сложностей (38%), конфликты интересов в проектной команде  (33%) и низкий уровень пользовательской поддержки (31%).

Только 20% организаций не имеют долгосрочной ECM-стратегии.
•    30% компаний предпочитает внедрять единую ECM-систему и сразу на корпоративном уровне, нежели решать локальные задачи с помощью частных решений.  Еще 25% постепенно интегрируют ранее внедренные системы в единую платформу.
•    Динамика расходов на технологии ECM сохраняется по сравнению с прошлым годом, что может свидетельствовать о том, что планы по развитию тех или иных технологий строятся на среднесрочные и долгосрочные периоды. Top-6 технологий,  на которые более трети компании увеличивают свои расходы в 2012 и 2013 гг.: управление документами, управление бизнес-процессами, использование ЭЦП, Бизнес-аналитика, Безопасность контента, коллективная работы.    
•    C ростом объемов неструктурированных данных в компаниях растет потребность в инструментах анализа. Наиболее востребованы инструменты анализа таких источников информации, как данные в СЭД (64% компаний заинтересованы в получении такой аналитики), необъединенные хранилища данных (63%) и электронная почта (57%).
•    Наиболее востребованные виды анализа - поиск по ключевым словам и фразам в тексте  (76%), отслеживание веб-посещений (58%) и построение прогнозов (58%). При этом спрос на инструменты анализа превышает «реализацию» этой потребности в  отношении всех видов анализа, кроме веб-статистики.

Сервисы Enterprise 2.0. уже актуальны для 70% компаний.
•    Социальные сервисы в корпоративных информационных системах уже используются, примерно, в 70% организациях.  Наиболее востребованной функцией является совместная работа с  документами. 
•    В половине компаний ведется контроль за размещением  информации на социальных площадках сотрудниками. Даже несмотря на то, что официальные требования и политика сформулированы лишь в 34% организаций.

Мобильный доступ к данным стал реальностью для 55% компаний. Однако «Облака» для российского рынка по прежнему остаются «будущим».
•    Мобильный доступ к ECM-системе /СЭД есть уже в 55% организаций. Еще 20% планируют внедрить. Примечательно, что в трети компаний доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании.
•    Только 17% компаний используют или планируют использовать технологии SaaS. Только 13% компаний используют или планируют использовать СЭД на базе облачных вычислений.


Первое исследование проекта было проведено в 2009 году. С тех пор, ежегодно,  DOCFLOW публикует обзоры рынка ECM на основе данных исследования в сотрудничестве с авторитетными отраслевыми изданиями.
При печати и использовании данных настоящего исследования ссылка на проект DOCFLOW обязательна.

=========================
DOCFLOW –информационно-аналитический проект на рынке электронного документооборота и управления корпоративной информацией в России и СНГ, объединяющий регулярные отраслевые выставки и конференции, специализированный портал, обучающие программы, сертификацию и экспертные исследования.

Оргкомитет DOCFLOW
docflow@docflow.ru
Тел.: +7 495 783-37-00
Факс: +7 495 783-26-43
www.DOCFLOW.ru 

Контакты для представителей прессы:
Наталья Карыхалина, менеджер проекта
e-mail: Natalia_Karykhalina@docflow.ru  | tel: +7 495 783 37 00 | fax:  +7 495 783 26 63 | www.DOCFLOW.ru

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: ECM