Каким должно быть мобильное приложение к СЭД

Системы документооборота являются частью управленческого ИТ-ландшафта предприятия. При этом мобилизация бизнеса предъявляет новые требования к оперативности, формату работы. Топ-менеджменту необходимы простые в использовании мобильные приложения для работы с корпоративными документами, при этом доступ должна быть оперативным и не обязательно полнофукциональным.

Технологии модернизируются быстрее, чем бизнес-процессы, это факт очевидный. Людям требуется гораздо больше времени, чтобы перестроить свои отношения, чем начать пользоваться какой-то технической новинкой. Мы живем в эпоху, когда практики управления остались еще старыми, опирающимися на корпоративную иерархию, а технологии ушли далеко вперед и позволяют делать вещи, которые раньше казались невозможными.

Вертикальное управление

Реальность сегодняшнего дня такова, что очень многие бизнес-процессы требуют непосредственного участия руководителя, чтобы согласовать или утвердить документ, дать поручение и принять работу. С точки зрения теории менеджмента, такое вертикальное управление, возможно, не самый эффективный вариант. Есть риск, что генеральный директор окажется тем самым критическим звеном, от производительности которого зависит эффективность организации. Увы, далеко не все вопросы удается делегировать, как в силу юридических моментов, так и чисто человеческих – иногда просто некому.

Конечно, стратегически правильным подходом было бы пригласить консультантов по управлению, чтобы заняться реинжинирингом бизнес-процессов, устранить «узкие места» и снизить нагрузку на топ-менеджеров, направив потоки документов в другое русло. Но это дело долгое, а работать организации нужно прямо сейчас, не снижая темпа. Как же быть?

На помощь приходят мобильные технологии

Поэтому первое, что нужно сделать в такой ситуации – это обеспечить четкую и бесперебойную работу руководителя, минимизировав время доставки документов и облегчив к ним доступ. Поскольку СЭД часто играет роль основной управленческой системы, в которой работает топ-менеджер, логично будет дать мобильный доступ к информации в ней, чтобы высокопоставленные пользователи могли в любое время и из любого места выполнять необходимые действия с документами – чтобы ускорить бизнес-процессы в организации.

Рассмотрим, как это работает на примере мобильного клиента iEOS. Это приложение рассчитано как раз на руководителей, которым надо просматривать документы и давать по ним какую-то обратную связь – резолюцию, поручение, согласование или утверждение. Причем часто бывает, что сами резолюции или поручения уже подготовлены помощниками и директору остается только их утвердить (наиболее вероятно) или отказать, отправив на доработку.

То есть приложение должно быть ориентировано на удобный просмотр документов и связанных с ним поручений и принятие решений, а не на разработку или интенсивное редактирование документов. Планшетный компьютер с такой задачей отлично справляется, это как раз его прямое назначение.

СЭД много, а iEOS один

С помощью iEOS можно работать с документами любой СЭД от компании ЭОС: «Дело», EOS for SharePoint и eDocLib. Такая унификация вполне в духе мобильных технологий: главное – это пользовательский интерфейс, а все, что внутри системы не должно волновать пользователя, включая и работу бэк-офиса. Применительно к СЭД, в роли бэк-офиса выступает канцелярия и сотрудники аппарата руководителя, которые готовят для него документы и проекты резолюций.

Фокус — на текущей деятельности

Простота и лаконичность свойственна мобильным приложениям, все должно быть понятно пользователю интуитивно, без долгого обучения. Так что воспроизводить в одном мобильном клиенте все функции СЭД, наверное, было бы плохой идеей – лучше делать несколько приложений по разным функциональным блокам, чтобы они не были слишком громоздкими.

iEOS фокусируется на оперативной деятельности руководителя, на работу с документами «здесь и сейчас». Расчет на использование планшета именно в таком сценарии оправдан: никто не будет, находясь в дороге или подключившись к системе в перерыве между совещаниями, делать какую-то аналитическую работу. По-быстрому расписать документы, чтобы дело не стояло – вот задача, решаемая при помощи iEOS.

Чтобы познакомиться с системой, надо ее установить и попробовать. Нужно зайти на сайт ЭОС в раздел Мобильные приложения, откуда уже скачать iEOS. http://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/ieos.php. На рабочую версию, подключаемую к рабочим серверам, придется покупать лицензию.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД