Компания «Док.ру» завершила проект внедрения системы Docsvision в «НИЦ ЕЭС»

Перед проектом стояли важные задачи – это организация единого места для работы с документами, сокращение и контроль сроков их согласования. Для их решения была выбрана разработка компании «Док.Ру» - модуль «Согласование документов», на платформе Docsvision.

ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет управление более чем 30 объектами коммерческой недвижимости по всей стране. В компании около 80 сотрудников, и практически все они каждый день работают с документацией и участвуют в процессах согласования. На момент старта проекта по автоматизации договорной работы в компании уже была установлена система DocsVision . До этого она использовалась только для регистрации корреспонденции. В рамках проекта специалисты компании «Док.ру» установили модуль «Согласование документов» и настроили его под специфику организации. Были созданы правила и маршруты согласования документов, проведено обучение пользователей работе в системе. Проект был завершён в уникально короткие сроки - 2 месяца с момента подписания договора до подписания акта сдачи-приемки.

В настоящий момент система Docsvision используется для согласования всех видов документов в «НИЦ ЕЭС». Решение закрыло все поставленные в начале проекта задачи: система сама исключает вероятность потери документа согласующими лицами, регламентирует сроки проведения согласования, а все комментарии к документам остаются. Это увеличило прозрачность и качество принятия решений. В базе данных системы хранится уже более 3500 документов, по ним можно осуществлять удобный полнотекстовый или атрибутивный поиск.

Интересной особенностью проекта является разграничение доступа по территориально-распределенным управляемым обществам, в которых ОАО «НИЦ ЕЭС» осуществляет функции единоличного исполнительного органа. Филиалы работают в единой системе, но видят только объекты по своим задачам, например, по сквозным процессам согласования, когда документы могут быть инициированы в филиале. После внутреннего согласования таких документов, процесс продолжается внутри головной компании, а потом документы возвращаются в филиал на исполнение.

Эксперты компании Док.Ру предложили руководству «НИЦ ЕЭС» дорожную карту развития системы, которая подразумевает включение в документооборот сотрудников дочерних обществ и создание единого  информационного пространства уже для всей структуры организации.

 ОАО «НИЦ ЕЭС» (www.nic-ees.ru) осуществляет полномочия Управляющей организации следующих обществ: ОАО «НИЦ Северо-Запада»; ОАО «Недвижимость ВНИПИэнергопром»; ОАО «НИЦ Поволжья»; ОАО «НИЦ Урала»; ОАО «НИЦ Сибири»; ОАО «НИЦ Юга». Управление и коммерческая эксплуатация объектов офисной недвижимости - основной вид деятельности ОАО «НИЦ ЕЭС».

 ООО «Док.Ру» (www.4doc.ru) — эксперт в области электронного документооборота. Обладая знаниями и опытом разработки, внедрения и поддержки СЭД на различных платформах, сотрудники компании предлагают оптимальные решения для частных компаний и государственных структур в России и за ее пределами.

ООО «ДоксВижн» (www.docsvision.com) является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов  и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне.

Продажи системы Docsvision осуществляются исключительно через партнерскую сеть компании, которая на сегодняшний день насчитывает порядка 80 партнеров в России и в других странах. Для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках. На сегодняшний день партнерами «ДоксВижн» реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД