Компания «Галактика ИТ» внедрила DIRECTUM в Северо-Восточном федеральном университете В СВФУ имени М.К. Аммосова

завершено внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, а также взаимодействие структурных подразделений. Контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ. Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (СВФУ, г. Якутск) – многоотраслевой вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучается более 20 тысяч студентов.

В ходе развития деятельности такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота. После серьезного анализа представленных на рынке СЭД наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте 2012 года.
Работы по проекту были поручены ЗАО «Галактика ИТ» (г. Санкт-Петербург) – сертифицированному партнеру Directum и экспертному центру по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика».
В рамках первого этапа была исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание. Была выполнена поставка 200 лицензий системы, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание по следующим направлениям:
● Управление входящей/исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительными документами;
● Контроль исполнительской дисциплины;
● Управление совещаниями;
● Управление служебной перепиской;
● Управление обращениями граждан;
● Управление договорами;
● Подготовка статистической отчетности;
● Обработка обращений к хранилищу отчетов;
● Управление заявками на материально-техническое обеспечение.
В конце 2012 года в рамках следующего этапа было проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки к работе в системе DIRECTUM. Всего учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.
Весной 2013 года были проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76-ти структурных подразделениях. Уже в июне 2013 г. приказом ректора СВФУ система DIRECTUM введена в опытно-промышленную эксплуатацию, а через месяц – в промышленную.
В итоге внедрения системы электронного документооборота автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, взаимодействие структурных подразделений. Интересной особенностью проекта является то, что контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.
С нового учебного года система DIRECTUM успешно эксплуатируется в университете. Планируется дальнейшее развитие и расширение функциональности системы на другие специализированные процессы вуза.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот