Компания «Глобал Технолоджи» организовала электронный архив документов на платформе ЭТЛАС

Московская компания, занимающаяся сферой информационных технологий, самостоятельно организовала у себя электронный архив документов на базе платформы ЭТЛАС. Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была организация грамотного хранения и быстрого доступа ко всем документам компании.

В поисках оптимального решения специалисты заказчика провели анализ рынка и ознакомились с опытом внедрения систем электронного архива на других предприятиях. Несмотря на то, что на рынке сейчас присутствует большое количество программ, с помощью которых можно организовать структурированное хранение документов, специалисты компании «Глобал Технолоджи» остановили свой выбор на специализированном программном обеспечении от компании Этлас-Софт. Так как помимо самой системы также предоставляются регулярные обновления системы в рамках технического сопровождения системы.

Основными критериями выбора были: функциональность системы и ее надежность, а также возможность быстрой и легкой настройки системы под внутренние задачи силами своих специалистов. Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе широкого спектра дополнительных встроенных подсистем настройки системы, таких как:

• Модуль управления пользователями, который позволяет регистрировать учетные записи пользователей, групп пользователей и устанавливать права доступа к секторам архива для них.
• Редактор карточек документов. Предоставляет возможность настроить различные виды карточек для любых типов документов. Модуль поддерживает добавление новых атрибутов документов, скрытие существующих атрибутов, изменение их порядка и расположения на вкладках.
• Подсистема автоматической нумерации документов. Позволяет настроить правила автоматического присвоения номера документу при его регистрации в системе в зависимости от его типа.
• Подсистема автоматического именования документов. Позволяет при регистрации документа в системе автоматически, в зависимости от атрибутов документа, сформировать его название. Данный механизм существенно упрощает процесс ввода новых документов в систему.
• Подсистема автоматического размещения документов. Позволяет полностью автоматизировать процесс размещение регистрируемых в системе документов, в зависимости от их атрибутов.

Благодаря системе ЭТЛАС компания организовала единое информационное пространство, которое позволило сотрудникам, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей.

Переход на электронный архив позволил руководству компании в целом повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот