Компания «Р-Фарм» рассказала о своем проекте на онлайн-семинаре
Уже доступна запись ноябрьского онлайн-семинара Practicum DIRECTUM. Специалисты «Р-Фарм» и компании «Акелон» в деталях рассказали, как теперь устроен механизм работы с договорами, доверенностями и финансовыми документами в одной из крупнейших фармацевтических компаний страны.
В компании «Р-Фарм» автоматизация процессов вышла далеко за пределы классического делопроизводства и охватила широкий пласт финансовых и договорных задач. Сергей Фомин, специалист отдела поддержки корпоративных систем в «Р-Фарм», и Станислав Рубайло, руководитель проектов компании «Акелон» рассказали, как им удалось оптимизировать сквозные бизнес-процессы и обеспечить их прозрачность.
Заказчиками проекта выступили сразу несколько отделов: административная служба, юридический департамент и бухгалтерия, – у каждого из них были свои требования и ожидания.
Административная служба. Компания имеет сложную территориально-распределенную структуру – документы не всегда поступают в головной офис. Случались частые утери, бумажные копии не всегда доходили до административной службы. Главной задачей автоматизации стала возможность быстрого поиска и отслеживания местонахождения документации. Благодаря справочнику «Реестр отправки и получения» удалось обеспечить полный контроль над движением всех документов компании.
Юридический департамент. До внедрения системы договоры согласовывались в бумажном виде или через Microsoft Outlook – ни тот, ни другой процесс не обеспечивал достаточной прозрачности, не был ни удобным, ни легко контролируемым. Автоматизация охватила процессы по согласованию и подготовке проектов договорных документов юридическим отделом.
Сергей Фомин поделился интересным фактом:
«До внедрения системы предполагалось, что порядка 80% всех договоров проходит через юристов, соответственно, остальные 20% без их прямого участия. После внедрения DIRECTUM, когда в приказном порядке было запрещено подписывать договор без листа согласования, стало понятно, что все с точностью до наоборот: через юридический отдел по факту проходило около 20% договоров. Соответственно это повлекло расширение штата юристов в нашей компании. »
Бухгалтерия. Несмотря на то, что процессы работы с первичной документацией были регламентированы и отлажены, возникали потери финансовых документов. Много времени уходило на регистрацию одного документа в нескольких системах. Теперь с помощью считывания штрихкода можно отследить маршрут движения документа на каждом этапе перемещения: между всеми учетными системами настроена синхронизация, и вводить данные нужно лишь один раз.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция, ПО
Ключевые слова: электронный документооборот, ECM