«КОРУС Консалтинг» автоматизировал документооборот в Ив Роше на базе Microsoft SharePoint 2010

«КОРУС Консалтинг» автоматизировал документооборот и реализовал систему бюджетного контроля на базе MS SharePoint 2010 в парфюмерно-косметической компании Ив Роше.

ГК «КОРУС Консалтинг» завершила проект по внедрению системы электронного документооборота на базе Microsoft sharepoint 2010 в парфюмерно-косметической компании Ив Роше. Разработанное решение решило ключевую задачу российского подразделения компании - создана единая системадокументооборота, позволяющая добиться прозрачного и эффективного процесса согласования договорных и расходных документов в рамках заданных бюджетов, включая и согласование оплат.

«Основной задачей внедрения системы электронного документооборота было, прежде всего, создание прозрачного процесса согласования документов и сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками территориально распределенных подразделений на этот процесс. Также, для Ив Роше, как компании с проактивной позицией в области охраны окружающей среды, было важно значительно снизить количество офисной бумаги, используемой в нашей повседневной деятельности – и внедрение новой системы позволило нам этого добиться», - комментирует Кристиан Мельник, административно-финансовый директор ООО «Ив Роше Восток».

В качестве платформы для автоматизации была выбрана Microsoft SharePoint 2010. Решающими факторами стали простота использования и возможность интеграции платформы с продуктами Microsoft Office, которые широко используются в компании, благодаря чему сотрудники легко адаптируются к работе в новой системе.

«Для нас было важно найти на российском рынке партнера, который смог бы предложить для нас решение, позволяющее Ив Роше автоматизировать все рутинные процессы документооборота и учесть все требования компании по созданию сквозного бюджетного контроля с согласованием договоров. При выборе подрядчика для нас был важен успешный опыт реализации крупных проектов по электронному документообороту. Именно такой опыт ГК «КОРУС Консалтинг» и экспертиза специалистов компании в области портальных технологий на платформе Microsoft SharePoint стали ключевыми аргументами в пользу нашего выбора», - отмечает Ольга Палеева, менеджер проекта со стороны Ив Роше.

В результате проекта был автоматизирован основной бизнес-процесс, связанный с согласованием договорных и платежных документов в Ив Роше, включающий в себя создание и согласование запросов на покупку, согласование договорных документов и изменений к ним, создание и согласование запросов на оплату, и ведение электронной базы договоров, дополнительных соглашений к ним, тендеров, запросов на покупку изапросов на оплату.

Теперь при создании заявок на расходы или нового договора с контрагентами, распределение согласующих лиц и их очередность происходит в автоматическом режиме на основании настроек системы. При этом статус выполнения заявки изменяется автоматически, и инициатор может отслеживать её исполнение в режиме реального времени. Важной особенностью системы является проведение бюджетного контроля любой заявки на расход.

Разработанная система позволила оптимизировать процедуру согласования возникающих в компании затрат и исключить ситуацию переплаты по договорам, так как в системе предусмотрены механизмы проверок, не позволяющие создать оплату больше той суммы, которая была указана и согласована в договоре.

Кроме того, в рамках проекта был разработан специализированный сервис учета арендных платежей сети магазинов, выплат командировочных расходов сотрудникам и оплаты платежей в органы государственной власти.

Было создано структурированное и надежное хранилище документов, за счет чего существенно сократилось время на поиск нужного документа, ускорился процесс обработки и согласования договоров и заявок.

Данные о согласованных заявках на оплату договоров и других платежных поручениях импортируются в учетную систему SAP, которая используется во всех подразделениях Ив Роше во Франции. Все основные справочники системы электронного документооборота, такие как контрагенты, реквизиты контрагентов, валюты, места возникновения затрат и пр., интегрированы с учетной системой SAP. Синхронизация данных осуществляется в автоматическом режиме.

Переход к безбумажному документообороту позволил снизить издержки ООО «Ив Роше Восток» на хранение, пересылку и обработку документов среди территориально распределенных подразделений компании, а также практически полностью исключить их утерю за счет централизованного хранения.

«Особенностью проекта стал распределенный характер работы команды: проектная группа со стороны «КОРУС Консалтинг» в Петербурге работала параллельно со специалистами Ив Роше в Москве и во Франции. На мой взгляд, одной из главных составляющих успеха этого проекта стал высокий уровень компетенции проектных команд как со стороны Ив Роше, так и со стороны «КОРУС Консалтинг». Благодаря четкому целеполаганию со стороны заказчика и экспертизе специалистов «КОРУС Консалтинга» в области портальных технологий на платформе Microsoft SharePoint нам удалось оперативно реагировать на все изменения в требованиях, которые возникали в ходе реализации проекта», - комментирует менеджер проекта со стороны ГК «КОРУС Консалтинг» Алиса Школьникова.

Пока в системе работают сотрудники офисов Ив Роше Москвы и Санкт-Петербурга. В дальнейшем планируется тиражирование системы в другие подразделения Ив Роше.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация документооборота