«Корус Консалтинг» автоматизировал документооборот в «Ив Роше» на базе Microsoft SharePoint 2010

Группа компаний «Корус Консалтинг» завершила проект по внедрению системы электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint 2010 в парфюмерно-косметической компании «Ив Роше». Разработанное решение решило ключевую задачу российского подразделения компании — создана единая система документооборота, позволяющая добиться прозрачного и эффективного процесса согласования договорных и расходных документов в рамках заданных бюджетов, включая и согласование оплат, сообщили CNews в компании.

«Основной задачей внедрения системы электронного документооборота было, прежде всего, создание прозрачного процесса согласования документов и сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками территориально распределенных подразделений на этот процесс, — говорит Кристиан Мельник, административно-финансовый директор «Ив Роше Восток». — Также для “Ив Роше”, как компании с проактивной позицией в области охраны окружающей среды, было важно снизить количество офисной бумаги, используемой в нашей повседневной деятельности, и внедрение новой системы позволило нам этого добиться».

В качестве платформы для автоматизации была выбрана Microsoft SharePoint 2010. Решающими факторами стали простота использования и возможность интеграции платформы с продуктами Microsoft Office, которые широко используются в компании, благодаря чему сотрудники легко адаптируются к работе в новой системе.

«Для нас было важно найти на российском рынке партнера, который смог бы предложить для нас решение, позволяющее “Ив Роше” автоматизировать все рутинные процессы документооборота и учесть все требования компании по созданию сквозного бюджетного контроля с согласованием договоров. При выборе подрядчика для нас был важен успешный опыт реализации крупных проектов по электронному документообороту. Именно такой опыт “Корус Консалтинг” и экспертиза специалистов компании в области портальных технологий на платформе Microsoft sharepoint стали ключевыми аргументами в пользу нашего выбора», — отметила Ольга Палеева, менеджер проекта со стороны «Ив Роше».

По информации «Корус Консалтинг», в результате проекта был автоматизирован основной бизнес-процесс, связанный с согласованием договорных и платежных документов в «Ив Роше», включающий в себя создание и согласование запросов на покупку, согласование договорных документов и изменений к ним, создание и согласование запросов на оплату и ведение электронной базы договоров, дополнительных соглашений к ним, тендеров, запросов на покупку и запросов на оплату.

Теперь при создании заявок на расходы или нового договора с контрагентами распределение согласующих лиц и их очередность происходит в автоматическом режиме на основании настроек системы. При этом статус выполнения заявки изменяется автоматически, и инициатор может отслеживать её исполнение в режиме реального времени. Важной особенностью системы является проведение бюджетного контроля любой заявки на расход.

Разработанная система позволила оптимизировать процедуру согласования возникающих в компании затрат и исключить ситуацию переплаты по договорам, так как в системе предусмотрены механизмы проверок, не позволяющие создать оплату больше той суммы, которая была указана и согласована в договоре. Кроме того, в рамках проекта был разработан специализированный сервис учета арендных платежей сети магазинов, выплат командировочных расходов сотрудникам и оплаты платежей в органы государственной власти.

Также было создано структурированное хранилище документов, за счет чего сократилось время на поиск нужного документа, ускорился процесс обработки и согласования договоров и заявок.

Данные о согласованных заявках на оплату договоров и других платежных поручениях импортируются в учетную систему SAP, которая используется во всех подразделениях «Ив Роше» во Франции. Все основные справочники системы электронного документооборота, такие как контрагенты, реквизиты контрагентов, валюты, места возникновения затрат и пр., интегрированы с учетной системой SAP. Синхронизация данных осуществляется в автоматическом режиме.

В целом, по оценкам заказчика, переход к безбумажному документообороту позволил снизить издержки «Ив Роше Восток» на хранение, пересылку и обработку документов среди территориально распределенных подразделений компании, а также практически полностью исключить их утерю за счет централизованного хранения.

«Особенностью проекта стал распределенный характер работы команды: проектная группа со стороны “Корус Консалтинг” в Петербурге работала параллельно со специалистами “Ив Роше” в Москве и во Франции. Благодаря четкому целеполаганию со стороны заказчика и экспертизе специалистов “Корус Консалтинг” в области портальных технологий на платформе Microsoft SharePoint нам удалось оперативно реагировать на все изменения в требованиях, которые возникали в ходе реализации проекта», — сообщила Алиса Школьникова, менеджер проекта со стороны ГК «Корус Консалтинг».

На данный момент в системе работают сотрудники офисов «Ив Роше» в Москве и Санкт-Петербурге. В дальнейшем планируется тиражирование системы в другие подразделения компании.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация документооборота