Крупная розничная сеть «Мария-Ра» продолжает автоматизацию архивной службы на базе системы «Архивное дело» компании ЭОС
13.09.2010
Автоматизация архивной службы актуальна в тех организациях, где архивному хранению подлежит большое количество документов. Компания «Мария-Ра» – это крупная розничная сеть, имеющая более двухсот магазинов на территории Западной Сибири. Соответственно, в процессе работы появляется огромное количество различной документации, требующей безопасного хранения и удобного оперативного доступа в любое время. Все эти и многие другие возможности включает в себя «Архивное дело» – система управления документами, обеспечивающая функции архива организации, в соответствии с требованиями Росархива.
«Архивное дело» используется в компании «Мария-РА» с 2008 года, а в августе 2010 встал вопрос о дозакупке дополнительных рабочих мест для повышения эффективности работы и оперативного доступа к документам, а также обеспечения управления архивом для головной компании.Решаемые задачи:
Обследование операций по обслуживанию бумажных архивов организации в общем отделе и настройка системы «Архивное дело» на технологическую схему архива организации, с учетом последующего возможного расширения системы.
Обеспечение рабочими местами системы «Архивное дело» сотрудников общего отдела, а также обучение работе в системе.
Организация регистрации дел и документов в единой системе, создание электронного архива организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов.
Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
Топографирование хранилища документального архивного фонда.
Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.
Сокращение времени на поиск необходимых дел и документов.
Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Возможности систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.
Система «Архивное дело» становится все более востребованной в любых организациях, независимо от их сферы деятельности и масштабов, в том числе и среди госструктур. Например, система используется в Администрации Алтайского края, Департаменте управления делами Забайкальского края, Администрации Ростовской области, Брянского городского совета народных депутатов, Московской областнойя думе и др.
Поставку и техническое сопровождение системы осуществляет компания «Корпоративные системы – Консалтинг»(www.cs-consult.ru) – Золотой партнер компании «Электронные Офисные Системы».
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС