«МегаФон» внедрил систему управления электронными документами на базе SAP Extended ECM by OpenText

Компания «МегаФон» и SAP СНГ объявили об успешном окончании проекта по созданию платформы управления электронными документами на базе продукта SAP Extended ECM by OpenText. По предварительным оценкам экспертов SAP, решение принесет компании «МегаФон» экономические выгоды, сократив количество непродуктивных часов сотрудников.

В результате проекта, длившегося 11 месяцев, «МегаФон» построил систему управления корпоративными электронными документами, включающую КСЭДО (корпоративную систему документооборота) как составную часть. Благодаря созданию сквозных бизнес-процессов работы с документами компания смогла обеспечить руководство оперативной информацией для принятия решений, увеличить производительность сотрудников при работе с документами, сократив число непродуктивных часов на 20 — 40%, и уменьшить затраты на хранение информации как на бумажных, так и на электронных носителях на 10% — 25% в год. Проект выполняли специалисты SAP Consulting и Open Text, сообщили CNews в компании SAP СНГ.

Как отмечается, до начала проекта «МегаФон» затрачивал существенные ресурсы на расширение функциональности и обновление существующей системы документооборота. «Старые бизнес-процессы документооборота перестали удовлетворять нуждам развивающегося бизнеса компании. В результате было принято решение минимизировать количество бумажной работы и выбрать единую платформу электронного документооборота для всей группы компаний “МегаФон”, — рассказала Любовь Стрелкина, главный бухгалтер компании «МегаФон». — Решение SAP было выбрано по причине продуктивности, соответствия требованиям законодательства, удобства для пользователей и экономической эффективности. Немаловажным фактором выбора в пользу SAP Extended ECM by Open Text стала возможность интеграции с уже существующими в компании решениями SAP. В состав проекта вошли основные блоки решения SAP Extended ECM by Open Text по управлению корпоративной информацией, включая управление документами, архивирование, маршруты согласования, управление записями и т.п.».

«Особенностью данного проекта являются его масштаб, сроки и состав участников. Если говорить о масштабе, то результаты проекта уже эксплуатируются во всех филиалах группы компаний “МегаФон”, — отметил Роман Ганрио, директор по консалтингу и обучению, SAP СНГ. — Сжатые сроки (менее года до продуктивного старта) и большое количество участников потребовали применения передовых практик управления проектами. На старте проекта была разработана стратегия автоматизации документооборота, которая определила направление для развития системы всей группы компаний “МегаФон”». По его словам, в результате выполнения проекта заказчик получил универсальную платформу документооборота, поддерживающую возможность дальнейшего развития функциональности и роста количества пользователей для упрощения поддержки решений в будущем и обеспечения эффективности бизнес-процессов даже с учетом роста компании. «Основным результатом проекта для SAP Consulting мы считаем полученный нами опыт успешного создания крупной системы управления контентом и управления подобными проектами», — добавил Роман Ганрио.

По информации SAP, внедрение данного решения позволило автоматизировать жизненный цикл входящей и исходящей корреспонденции, минимизировать ручные операции, связанные с отправкой и получением документов между дочерними структурами, создать архив абонентской документации. Были автоматизированы функции работы с абонентскими документами (договорами с абонентами, запросами клиентов на протяжении всего жизненного цикла), а также регистрация, сканирование, распознавание, ввод электронных образов, учет бумажных экземпляров, контроль сроков хранения, процедуры уничтожения, поиск и доступ к сканированным копиям.

Ежедневно только в столичном филиале «МегаФона» более 72 тыс. абонентских документов поступают в абонентский архив. Интеграция абонентского архива с биллинговой системой позволяет избежать двойного ввода реквизитов абонентских документов и обеспечить возможность уничтожения договоров с истекшим сроком действия, разгружая тем самым бумажный архив компании.

Благодаря SAP Extended ECM by Open Text повысилась эффективность деятельности «МегаФона» за счет своевременного предоставления информации руководству для принятия управленческих решений, сократилось время доступа к информации, автоматизировалась процедура сдачи документов в архив, оптимизировались учет и контроль перемещения документов в компании. Кроме того, по консервативным оценкам, за счет сокращения использования бумажных носителей «МегаФон» помогает сохранить до 30 деревьев в день, отметили в SAP.

В данный момент идет тиражирование системы на филиалы группы компаний «МегаФон» в соответствии со стратегией автоматизации документооборота, разработанной консультантами SAP Consulting.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот