Межкорпоративный документооборот с помощью Synerdocs. Опыт Askona
Крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе перешла на внутрихолдинговый и внешний обмен электронными документами. Теперь канцелярские расходы в Askona ниже, оборот денежных средств быстрее, а доставка счетов-фактур на подпись контрагенту проходит за считанные минуты.
Askona– лидер индустрии товаров для сна в России. В состав холдинга входят четыре компании: «Аскона-Век», «Торговый дом «Аскона», «Хилдинг Андерс Рус», «Аскона-ОПТ». Организации осуществляют деятельность по различным направлениям: производство, оптовая торговля и розничные продажи.
Фирменная розничная сеть включает более 700 магазинов в России и странах СНГ. При этом многие бизнес-процессы являются сквозными и требуют качественного взаимодействия как между структурами холдинга, так и со сторонними юридическими лицами.
ЭДО: от внутреннего к внешнему
Работа с документами в Askona реализована в едином информационном пространстве – налажена тесная интеграция ECM-системы DIRECTUM и ERP-системы «Галактика». До перехода на межкорпоративный документооборот (МКДО) у сотрудников возникали сложности с внешней корреспонденцией. Счета-фактуры и иные документы терялись на пути к ответственным сотрудникам. В результате затягивалось их рассмотрение, что негативно влияло на другие бизнес-процессы в Askona.
Процесс обработки, согласования и контроля представления документов существенно усложнялся с ростом холдинга. В результате он стал настолько длительным, что автоматизация внутрихолдингового и внешнего документооборота оказалась жизненно необходимой, – поясняет Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona.
За решение задачи взялись специалисты Synerdocs, ООО «Тюмбит-АСУ» и ООО «Галактика ИТ». Перевод холдинга на межкорпоративный документооборот стартовал летом 2017 года и составил около 5 месяцев.
Обмен между компаниями. Взгляд сверху
Межкорпоративный документооборот внедрен в 250 подразделениях холдинга. Непосредственно с электронными счетами-фактурами и неформализованными документами (МХ-1, МХ-2) работают более 100 сотрудников.
Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов потребовалось реализовать интеграционное решение. В его работе задействованы: система «Галактика ERP», ECM-система DIRECTUM, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs.
Общая схема межкорпоративного документооборота в Askona
Так как компании холдинга специализируются на разных видах деятельности, для удобства пользователей созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивается отдельно. Обмен документами в форматах УПД и МХ-1/МХ-3 осуществляется между производственной и торговыми компаниями холдинга.
Работа пользователя
Сотрудники работают с внешними документами, не выходя из привычного интерфейса ERP-системы. Они используют:
- экспорт и статус документов. Формализованные документы отправляют контрагентам либо в формате .XML, либо в .DPAD(по настройке). Неформализованные – в .PDF. При этом пользователь, находясь в ERP-системе, всегда может уточнить актуальный статус документа в сервисе обмена. Так, например, после отправки контрагенту статус автоматически меняется на «Отпр.контр.»;
- подписание. Если у пользователя зарегистрированы несколько сертификатов ЭП (по каждому юридическому лицу), то система предложит ему выбрать необходимую подпись. Если не зарегистрирован ни один сертификат, появится сообщение об ошибке. При наличии претензий к документу можно выбрать действие «Подписать с замечаниями»;
- аннулирование и корректировка. В первом случае достаточно открыть документ в сервисе обмена Synerdocs и уже в нем выполнить действие. Что касается корректировки ранее подписанного документа, пользователь может выгрузить его из системы. При отправке контрагенту он получит признак корректировочного и в сервисе будет ссылаться на основной документ. Вся дальнейшая цепочка обработки и подписания документа происходит так, как было описано ранее.
Итоги и перспективы
Мы сократили издержки – отказались от печати и перешли на более дешевую отправку документов. Добились значительного ускорения доставки корреспонденции контрагентам, теперь это несколько минут, – добавляет Екатерина Удальцова. – Исключили потери документов при обмене, снизили количество ошибок при их подготовке и ускорили процесс корректировки.
В компании Askona планируют перевести в электронный вид другие документы: накладные на внутреннее перемещение и возврат по рекламации, акты об излишках/недостачах и на списание.
Руководство холдинга подтверждает: электронный документооборот позволяет бизнесу не только экономить ресурсы, но и выходить на совершенно новый, максимально эффективный и производительный уровень работы на рынке.
Опубликовал: Игорь Плотников (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: электронный документооборот, Directum